Proyek & Pengembangan
Gantt Chart untuk Pemula: Uraikan Pekerjaan lalu Tarik Batang Mulai, Selesai, dan PIC
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Karyawan atau mahasiswa yang baru pertama kali belajar cara membuat Gantt Chart memakai templat untuk pemula ini untuk menguraikan pekerjaan proyek kecil lalu menarik batang mulai, selesai, dan PIC. Di papan tulis, halaman kiri berisi tiga bingkai WBS (persiapan, produksi, publikasi), empat kolom MoSCoW untuk menyaring pekerjaan yang masuk ke tabel, dan Gantt Chart 5 pekerjaan x 6 minggu; halaman kanan berisi tujuan dan tenggat, 5 langkah pembuatan, tiga bingkai berisi dua kegagalan umum dan satu kiat, aturan pembaruan mingguan, serta tiga kolom KPT. Papan tugas punya lima kolom, yaitu pemetaan tugas, penjadwalan, dikerjakan, ditinjau, dan selesai, dengan 4 tugas induk serta 12 subtugas yang semuanya belum dikerjakan. Gantt Chart adalah tabel yang menaruh pekerjaan secara vertikal, kalender secara horizontal, dan lama pengerjaan sebagai batang. Saring dulu dengan MoSCoW sebelum menarik batang supaya tabel tidak penuh garis.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Gantt Chart untuk Pemula
Cara pakai: (1) Kunci tujuan dan tenggat → (2) Bagi pekerjaan menjadi persiapan, produksi, dan publikasi (WBS) → (3) Saring dengan MoSCoW pekerjaan yang masuk tabel → (4) Tentukan urutan dan jumlah hari lalu tarik batangnya → (5) Perbarui tiap pekan di hari yang sama, lalu tutup dengan KPT
1. Pemetaan pekerjaan (WBS) / Persiapan
- Tentukan acaranya (tujuan, tanggal, jumlah orang)
- Kunci tempat dan anggaran
- Hubungi pihak terkait dan tentukan PIC
- mis. pesan tempat sementara sebelum 25/9
2. Pemetaan pekerjaan (WBS) / Produksi
- Buat teks undangan dan formulir pendaftaran
- Tulis rundown hari pelaksanaan
- Kumpulkan dan cetak materi yang dibagikan
- mis. minta orang lain membaca teksnya pada 2/10
3. Pemetaan pekerjaan (WBS) / Publikasi
- Kirim email undangan
- Lihat jumlah pendaftar lalu umumkan ulang
- Jalankan registrasi dan beres-beres di hari-H
- mis. kirim 6/10, umumkan lagi 13/10
4. Pilah pekerjaan kali ini ke 4 tingkat (MoSCoW = Must wajib / Should sebaiknya / Could kalau sempat / Won't tidak kali ini)
Must wajib
- mis. tentukan acara, buat undangan, kumpulkan pendaftar, hari-H dan beres-beres Tanpa ini acara tidak jadi. Selalu jadi baris di bingkai 5
Should sebaiknya
- mis. kumpulkan lalu cetak materi (baris Siapkan materi di bingkai 5) Merepotkan kalau telat. Jadi baris bingkai 5 bila masih longgar
Could kalau sempat
- mis. unggah foto hari-H ke media sosial Bagus kalau ada, tetapi tidak dijadikan baris bingkai 5
Won't tidak kali ini
- mis. rekap kuesioner peserta Putuskan tidak dikerjakan kali ini lalu tulis sebagai catatan
5. Gantt Chart (pekerjaan x minggu) ■ = minggu pengerjaan ▲ = tenggat. Hanya Must dan Should dari bingkai 4
| Minggu 1 | Minggu 2 | Minggu 3 | Minggu 4 | Minggu 5 | Minggu 6 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tentukan acara | ■ Andi | ■▲tetap | – | – | – | – |
| Buat undangan | – | ■ Sinta | ■▲jadi | – | – | – |
| Siapkan materi | – | – | ■ Sinta | ■ Sinta | ■▲cetak | – |
| Kumpulkan pendaftar | – | – | – | ■ Budi | ■▲tutup | – |
| Hari-H dan beres-beres | – | – | – | – | ■ semua | ■▲hari-H |
6. Tujuan dan tenggat proyek
- Apa yang disebut selesai mis. menuntaskan acara internal bulan depan dengan 50 peserta sampai hari pelaksanaan
- Tanggal yang tidak bisa digeser mis. hari acara 20/10 / kirim email undangan 6/10 Minggu 1 di bingkai 5 adalah pekan 15/9. Enam pekan sampai pekan acara
- Yang belum diputuskan mis. tempat belum ada. Batas anggaran juga belum dipastikan. Bertanya kepada: ____ / Paling lambat: __/__
7. Lima langkah membuat Gantt Chart
- Langkah 1 Mulai dari tenggat Taruh dulu tanggal yang tidak bisa digeser. Kalau bagian ini ditentukan terakhir, semua batang harus ditarik ulang.
- Langkah 2 Tulis semua pekerjaan Buat tiga gumpalan besar lalu pecah sampai selesai dalam setengah hari sampai tiga hari. Setelah itu pilih Must dan Should di MoSCoW bingkai 4, dan mulai di sini hanya pekerjaan itu yang diurus.
- Langkah 3 Tentukan urutan Sambungkan pekerjaan yang tidak bisa mulai sebelum pekerjaan lain selesai, dan sejajarkan yang bisa jalan bersamaan.
- Langkah 4 Perkirakan jumlah hari Tulis berapa hari tiap pekerjaan memakan waktu. Masukkan juga waktu pemeriksaan dan menunggu.
- Langkah 5 Tarik batang dan tulis PIC Taruh ■ untuk lama pengerjaan dan ▲ untuk tenggat, lalu isi nama PIC tiap baris. Bukan semua hasil pemetaan, melainkan hanya pekerjaan utama yang merepotkan bila telat (Must dan Should di bingkai 4).
8. Kegagalan 1: pekerjaan terlalu besar
- mis. menarik batang 3 minggu hanya dengan satu baris Buat situs
- Tidak ada yang tahu sedang maju atau sudah telat
- Cara membetulkan. Pecah sampai selesai dalam setengah hari sampai tiga hari
- Kalau masih ada baris lebih dari sepekan, pecah lagi
9. Kegagalan 2: sama sekali tanpa jeda
- mis. tidak memasukkan hari pemeriksaan dan menaruh garis selesai tepat di hari tenggat
- Satu pekerjaan telat, semua pekerjaan di belakangnya ikut bergeser
- Cara membetulkan. Masukkan pemeriksaan dan menunggu sebagai satu baris sendiri
- Pekan terakhir isi pelaksanaan saja, pekerjaan produksi tuntas di pekan sebelumnya
10. Kiat agar terus dipakai (jangan digambar lalu ditinggal)
- mis. dibuat di hari pertama, dibuka lagi tiga hari sebelum tenggat
- Keterlambatan baru ketahuan dan pilihan tindakannya tinggal sedikit
- Cara membetulkan. Tentukan dulu hari dan jam pembaruannya
- Kalau pembaruan cukup 10 menit, kebiasaannya bertahan
11. Aturan pembaruan mingguan
- Kapan diperbarui mis. tiap Jumat pukul 16.00 selama 10 menit. PIC: ____ Masukkan ke kalender sebagai agenda berulang
- Apa yang diperbarui 1. Beri tanda pada pekerjaan yang sudah selesai 2. Tulis satu baris sudah sampai mana pekerjaan yang jalan 3. Isi nama PIC untuk baris yang mulai pekan depan
- Bila menemukan keterlambatan Pilih satu dari tiga, yaitu geser tenggat, kurangi pekerjaan, atau tambah orang, lalu tulis tanggal serta nama pemutusnya di baris yang sama
12. Refleksi setelah selesai (KPT)
Keep dilanjutkan
- mis. pembaruan tiap Jumat pukul 16.00 bertahan enam pekan
- mis. menunggu pemeriksaan dibuat satu baris, jadi telat cepat ketahuan
Problem masalah
- mis. ada pekerjaan diperkirakan 2 hari ternyata 5 hari
- mis. satu pekerjaan lupa diberi baris menunggu, berhenti 3 hari
Try dicoba
- mis. lain kali baca bingkai 8 dan 9 dulu sebelum batangnya dikunci
- mis. pekerjaan yang meleset diperkirakan 1,5 kali lipat harinya
Isi papan tugas
Pemetaan tugas 16 item
Tujuan dan tenggat
Sebelum menarik satu batang pun, pastikan apa yang disebut selesai dan tanggal yang tidak bisa digeser. Kalau bagian ini kabur, semua batang harus ditarik ulang nanti.
Tulis wujud selesai
Tulis dalam satu baris siapa menerima apa supaya proyek dianggap selesai. Bila sudah sekonkret contoh, tempel di bingkai 6 papan tulis.
Pastikan tenggatnya
Konfirmasi tanggal yang tidak bisa digeser kepada pihak terkait lalu kunci. Bila tanggal ini bergerak, seluruh Gantt Chart harus digambar ulang, jadi kerjakan paling awal.
Daftar anggota tim
Tulis nama orang yang terlibat dan jenis pekerjaan yang boleh dititipkan. Ini bahan untuk menaruh nama PIC di tiap baris tabel.
Uraikan pekerjaan
Ini bagian WBS. Pecah pekerjaan dari gumpalan besar menjadi potongan kecil. Yang terlewat di sini langsung menjadi keterlambatan, jadi minta orang lain ikut memeriksa.
Bagi jadi 3 blok
Bagi seluruh proyek menjadi tiga gumpalan seperti persiapan, produksi, dan publikasi, lalu tulis di bingkai 1, 2, dan 3 papan tulis.
Pecah jadi subtugas
Pecah tiap gumpalan sampai satu pekerjaan selesai dalam setengah hari sampai tiga hari. Pekerjaan yang lebih dari sepekan berarti masih terlalu kasar.
Minta rekan cek
Tunjukkan daftarnya kepada pihak terkait dan tambahkan yang terlewat. Pada percobaan pertama pasti ada dua sampai tiga yang hilang. Setelah ditambah, pilih Must dan Should di MoSCoW bingkai 4.
Isi jadwal dan PIC
Ini bagian menaruh pekerjaan hasil pemetaan ke sumbu waktu. Menentukan urutan dan jumlah hari sebelum menarik batang membuat pekerjaan ulang jauh berkurang.
Tentukan urutannya
Dari pekerjaan Must dan Should di bingkai 4, cari pasangan yang tidak bisa mulai sebelum yang lain selesai lalu urutkan. Yang bisa jalan bersamaan ditaruh sejajar.
Perkirakan harinya
Tulis berapa hari tiap pekerjaan memakan waktu. Kalau ragu ambil lebih longgar, dan masukkan juga waktu pemeriksaan serta menunggu.
Tarik batang Gantt
Pada tabel bingkai 5, taruh ■ di minggu pengerjaan dan ▲ di minggu tenggat, lalu tulis nama PIC. Hanya pekerjaan Must dan Should dari bingkai 4 yang menjadi baris. Sampai di sini versi pertama selesai.
Perbarui tiap pekan
Chart yang dibiarkan setelah digambar akan berhenti dipakai. Tentukan harinya lalu perbarui, supaya keterlambatan ketahuan lebih awal.
Tandai yang selesai
Pada hari yang disepakati, beri tanda pada pekerjaan yang sudah selesai. Untuk yang sedang jalan, tulis satu baris sudah sampai mana.
Perbaiki yang telat
Cari baris yang lebih lambat dari rencana, lalu pilih satu dari tiga jalan keluar, yaitu menggeser tenggat, mengurangi pekerjaan, atau menambah orang.
Refleksi di akhir
Tulis tiga pekerjaan yang selisih perkiraan dan kenyataannya paling besar, lalu susun ke Keep, Problem, dan Try pada KPT di bingkai 12. Ini dipakai untuk memperkirakan proyek berikutnya.
