المشاريع والتطوير
مخطط جانت للمبتدئين: اجرد المهام وارسم البداية والنهاية والمسؤول
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 2، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 4، المهام الفرعية: 12)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
الموظفون الجدد الذين يتعلمون طريقة إنشاء مخطط جانت لأول مرة يستخدمون هذا القالب للمبتدئين لجرد مهام مشروع صغير ورسم تاريخ البدء والانتهاء والمسؤول على هيئة أشرطة. يضم اللوح في صفحته اليسرى ثلاثة إطارات WBS تقسم العمل إلى تحضير وإنتاج ونشر، وأربعة أعمدة MoSCoW لتصفية المهام التي تدخل الجدول، ومخطط جانت من 5 مهام × 6 أسابيع، وفي صفحته اليمنى إطار الهدف والموعد النهائي، وخمس خطوات للإنشاء، وثلاثة إطارات فيها خطآن شائعان ونصيحة للاستمرار، وقواعد التحديث الأسبوعي، وثلاثة أعمدة KPT. ولوح المهام خمسة أعمدة هي جرد المهام وتحديد المواعيد وقيد التنفيذ وقيد المراجعة ومكتمل، ويضم 4 مهام رئيسة و12 مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من تحديد الهدف حتى التحديث الأسبوعي. ومخطط جانت جدول يضع المهام رأسيًا والتواريخ أفقيًا، ويمثل مدة كل مهمة بشريط أفقي. وإدخال كل المهام في المخطط يملؤه بالأشرطة، لذا صفِّ المهام بأسلوب MoSCoW قبل الرسم.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
لوح مخطط جانت للمبتدئين
طريقة الاستخدام: (1) ثبّت الهدف والموعد النهائي → (2) قسّم العمل إلى تحضير وإنتاج ونشر (WBS) → (3) صفِّ المهام التي تدخل الجدول بأسلوب MoSCoW → (4) حدّد الترتيب وعدد الأيام ثم ارسم الأشرطة → (5) حدّث كل أسبوع في اليوم نفسه، واختم بمراجعة KPT
1. جرد المهام (WBS) / التحضير
- تحديد الفعالية (الهدف والتاريخ وعدد الحضور)
- حجز القاعة واعتماد الميزانية
- مخاطبة أصحاب الشأن وتوزيع المسؤوليات
- مثال: حجز مبدئي للقاعة قبل 25/9
2. جرد المهام (WBS) / الإنتاج
- كتابة نص الدعوة ونموذج التسجيل
- كتابة جدول سير اليوم
- تجهيز المواد الموزعة وطباعتها
- مثال: عرض نص الدعوة على زميل في 2/10
3. جرد المهام (WBS) / النشر
- إرسال بريد الدعوة
- متابعة التسجيلات وإعادة الإعلان
- إدارة الاستقبال والترتيب في اليوم نفسه
- مثال: الإرسال في 6/10 وتذكير آخر في 13/10
4. صنّف مهام هذه المرة في 4 درجات (MoSCoW = Must ضروري / Should يُستحسن / Could إن أمكن / Won't ليس هذه المرة)
Must ضروري
- مثال: تحديد الفعالية، كتابة الدعوة، جمع التسجيلات، اليوم والترتيب لا تقوم الفعالية بدونها. تصير دائمًا صفوفًا في الإطار 5
Should يُستحسن
- مثال: تجهيز المواد وطباعتها (صف تجهيز المواد في الإطار 5) تأخيرها يسبب مشكلة. اجعلها صفًا في الإطار 5 إن اتسع الوقت
Could إن أمكن
- مثال: نشر صور اليوم على وسائل التواصل جميل وجودها، لكنها لا تصير صفًا في الإطار 5
Won't ليس هذه المرة
- مثال: تفريغ استبيان المشاركين قرّر عدم تنفيذها هذه المرة ودوّن القرار
5. مخطط جانت (المهام × الأسابيع) ■ = أسبوع عمل ▲ = موعد نهائي. الصفوف من Must وShould في الإطار 4 فقط
| الأسبوع 1 | الأسبوع 2 | الأسبوع 3 | الأسبوع 4 | الأسبوع 5 | الأسبوع 6 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| تحديد الفعالية | ■ سارة | ■▲إقرار | – | – | – | – |
| كتابة الدعوة | – | ■ أحمد | ■▲اكتمال | – | – | – |
| تجهيز المواد | – | – | ■ أحمد | ■ أحمد | ■▲طباعة | – |
| جمع التسجيلات | – | – | – | ■ ليلى | ■▲الموعد | – |
| اليوم والترتيب | – | – | – | – | ■ الجميع | ■▲اليوم |
6. هدف المشروع وموعده النهائي
- ما الذي يعني أن العمل اكتمل مثال: إدارة فعالية الشهر القادم الداخلية بخمسين مشاركًا حتى نهاية اليوم نفسه
- تواريخ لا يمكن تحريكها مثال: يوم الفعالية 20/10 / إرسال بريد الدعوة 6/10 الأسبوع 1 في الإطار 5 هو أسبوع 15/9، والرسم يمتد 6 أسابيع حتى أسبوع الفعالية
- ما لم يُحسم بعد مثال: القاعة غير محددة، وسقف الميزانية غير مؤكد أيضًا. نسأل من: ____ / قبل تاريخ: __/__
7. خمس خطوات لإنشاء مخطط جانت
- الخطوة 1 ابدأ من الموعد النهائي ضع أولًا التواريخ التي لا تتحرك. تأجيل حسمها إلى النهاية يعني إعادة الرسم من جديد.
- الخطوة 2 اكتب كل المهام كوّن ثلاث كتل كبيرة ثم جزّئها حتى تنتهي المهمة في نصف يوم إلى ثلاثة أيام. وبعد التجزئة اختر Must وShould في MoSCoW بالإطار 4، ثم لا تتعامل من هنا إلا مع تلك المهام.
- الخطوة 3 حدّد الترتيب صِل المهام التي لا تبدأ قبل انتهاء غيرها، وضع جنبًا إلى جنب ما يسير في وقت واحد.
- الخطوة 4 قدّر عدد الأيام اكتب كم يومًا تستغرق كل مهمة، واحسب أيام المراجعة والانتظار ضمن المدة.
- الخطوة 5 ارسم الأشرطة واكتب المسؤول ضع ■ لمدة العمل و▲ للموعد النهائي، واكتب اسم المسؤول في كل صف. ولا تصير صفوفًا كل المهام المجرودة، بل المهام الرئيسة التي يؤلم تأخيرها فقط (Must وShould في الإطار 4).
8. الخطأ الأول: مهام أكبر من اللازم
- مثال: رسم ثلاثة أسابيع في صف واحد اسمه إنشاء الموقع
- لا أحد يعرف هل العمل يتقدم أم يتأخر
- طريقة الإصلاح. جزّئ حتى تنتهي المهمة في نصف يوم إلى ثلاثة أيام
- وإن بقي صف يتجاوز أسبوعًا فأعد تجزئته
9. الخطأ الثاني: لا هامش على الإطلاق
- مثال: عدم احتساب أيام المراجعة ورسم الاكتمال في يوم الموعد نفسه
- يكفي تأخر مهمة واحدة حتى تنزلق كل المهام التالية
- طريقة الإصلاح. اجعل المراجعة والانتظار صفًا مستقلًا
- اجعل الأسبوع الأخير للتنفيذ فقط، وأنهِ مهام الإنتاج قبله
10. حيلة الاستمرار (لا ترسمه ثم تنساه)
- مثال: أنشأه في اليوم الأول ثم فتحه قبل الموعد بثلاثة أيام
- يتأخر اكتشاف التأخير فتقل الحلول المتاحة
- طريقة الإصلاح. حدّد مسبقًا يوم التحديث وساعته
- واجعل التحديث ينتهي في 10 دقائق حتى تستمر العادة
11. قواعد التحديث الأسبوعي
- متى نحدّث مثال: كل خميس الساعة الرابعة عصرًا ولمدة 10 دقائق. المسؤول: ____ أدرجه في التقويم موعدًا متكررًا
- ماذا نحدّث 1. ضع علامة على المهام المنتهية 2. اكتب في سطر واحد إلى أين وصل الصف الجاري 3. اكتب اسم المسؤول في الصف الذي يبدأ الأسبوع القادم
- إن وجدت تأخيرًا اختر واحدًا من ثلاثة، وهي تحريك الموعد أو تقليل العمل أو إضافة أشخاص، ودوّن في الصف نفسه تاريخ القرار واسم من اتخذه
12. راجع بعد الانتهاء (KPT)
Keep استمرار
- مثال: استمر تحديث كل خميس الساعة الرابعة ستة أسابيع
- مثال: جعل انتظار المراجعة صفًا مستقلًا جعلني ألاحظ التأخير مبكرًا
Problem مشكلة
- مثال: مهمة قُدّرت بيومين واستغرقت خمسة أيام
- مثال: مهمة نسيت لها صف الانتظار فتوقفت ثلاثة أيام
Try تجربة
- مثال: في المرة القادمة نقرأ الإطارين 8 و9 قبل تثبيت الأشرطة
- مثال: المهام التي انزلقت تُقدَّر بمرة ونصف من الأيام
محتوى لوحة المهام
جرد المهام 16 عنصرًا
حدّد الهدف والموعد
قبل رسم أي شريط، ثبّت ما الذي يعني أن العمل اكتمل، وما التواريخ التي لا يمكن تحريكها. إن بقي هذا غامضًا فستضطر لاحقًا إلى إعادة رسم كل الأشرطة.
اكتب شكل الإنجاز
اكتب في سطر واحد من يستلم ماذا حتى يُعد المشروع منتهيًا. وحين يصبح محددًا كما في المثال، الصقه في الإطار 6 على اللوح.
ثبّت تاريخ التسليم
تأكد من التاريخ الذي لا يمكن تحريكه مع أصحاب الشأن ثم ثبّته. تحرّك هذا التاريخ يعني إعادة رسم المخطط كله، لذا احسمه أولًا.
اكتب المسؤولين
اكتب أسماء المشاركين ونوع العمل الذي يمكن أن يُسند إلى كل منهم. هذه هي المادة التي تضع بها اسمًا في كل صف من الجدول.
اجرد كل المهام
هذه مرحلة WBS، وفيها تقسّم العمل من الكتل الكبيرة إلى قطع صغيرة. ما يسقط هنا يعود لاحقًا في صورة تأخير، لذا اعرض القائمة على عين أخرى.
قسّمها إلى 3 كتل
قسّم المشروع كله إلى ثلاث كتل مثل التحضير والإنتاج والنشر، واكتبها في الأطر 1 و2 و3 على اللوح.
صغّر حجم المهام
جزّئ كل كتلة حتى تنتهي المهمة الواحدة في نصف يوم إلى ثلاثة أيام. وأي مهمة تتجاوز أسبوعًا تعني أن التجزئة ما زالت خشنة.
اعرضها على زميل
اعرض القائمة على أصحاب الشأن وأضف ما سقط منها. في المرة الأولى تسقط مهمتان أو ثلاث دائمًا. وبعد الإضافة اختر Must وShould في MoSCoW بالإطار 4.
المواعيد والمسؤولون
هذه مرحلة وضع المهام المجرودة على محور الزمن. وتحديد الترتيب وعدد الأيام قبل رسم الأشرطة يقلّل العودة إلى الوراء كثيرًا.
رتّب تسلسل المهام
من مهام Must وShould في الإطار 4، ابحث عن الأزواج التي لا تبدأ إحداها قبل انتهاء الأخرى ورتّبها. وما يمكن أن يسير في وقت واحد ضعه جنبًا إلى جنب.
قدّر عدد الأيام
اكتب كم يومًا تستغرق كل مهمة. وعند التردد خذ هامشًا أوسع، واحسب أيام المراجعة والانتظار ضمن المدة.
ارسم الأشرطة
في جدول الإطار 5، ضع ■ في أسابيع العمل و▲ في أسبوع الموعد النهائي، وأضف اسم المسؤول. ولا تصير صفوفًا إلا مهام Must وShould من الإطار 4. وبهذا تكتمل النسخة الأولى.
حدّث كل أسبوع
المخطط الذي يُرسم ثم يُترك يتوقف استعماله. حدّد يومًا ثابتًا وحدّثه فيه، حتى تكتشف التأخير مبكرًا.
علّم ما اكتمل
في اليوم المتفق عليه، ضع علامة على المهام المنتهية. وللمهام الجارية اكتب في سطر واحد إلى أين وصلت.
عالج التأخير
ابحث عن الصفوف المتأخرة عن الخطة، ثم اختر واحدًا من ثلاثة، وهي تحريك الموعد أو تقليل العمل أو إضافة أشخاص.
راجع بعد الانتهاء
اكتب ثلاث مهام كان الفارق فيها بين التقدير والواقع كبيرًا، ورتّبها في Keep وProblem وTry ضمن KPT في الإطار 12. تستفيد منها في تقدير المشروع القادم.
