프로젝트·개발
간트차트 입문 일정표 만들기 보드｜할 일을 뽑아 시작·종료·담당을 막대로 긋기
입문 | 화이트보드 2페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 4개, 하위 작업 12개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
간트차트 만드는 법을 처음 배우는 사람이 작은 프로젝트의 할 일을 뽑아내고, 시작일·종료일·담당을 가로 막대로 그어 일정표로 만드는 입문 템플릿입니다. 화이트보드는 왼쪽 페이지에 할 일을 준비·제작·공개로 나누는 WBS(작업 분해＝일을 잘게 쪼개는 것) 3칸, MoSCoW(필수·해야 함·하면 좋음·이번엔 안 함)로 표에 올릴 작업을 추리는 4열, 작업 5개×6주의 간트차트가, 오른쪽 페이지에 목적과 마감의 칸, 만드는 법 5단계, 흔한 실패 2칸과 계속하는 요령까지 3칸, 주간 갱신 규칙, KPT 3열이 놓입니다. 태스크 보드는 할 일 뽑기·일정 정하기·진행 중·확인 중·완료의 5열이며, 목적 정하기부터 주간 갱신까지 상위 태스크 4개와 하위 태스크 12개가 모두 미착수로 들어 있습니다. 간트차트란 작업을 세로로, 일정을 가로로 놓고 작업 기간을 가로 막대로 나타내는 표를 말합니다. 사내 행사 준비나 웹페이지 공개처럼 몇 주면 끝나는 작은 계획부터 연습하면 몸에 익습니다. 모든 작업을 간트차트에 올리면 막대투성이가 되므로, MoSCoW로 막대를 그을 작업을 먼저 추린 뒤에 긋는 것이 실패하지 않는 방법입니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
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간트차트 입문 보드
사용법: ① 목적과 마감일을 확정한다 → ② 할 일을 준비·제작·공개로 나눈다(WBS) → ③ MoSCoW로 표에 올릴 작업을 추린다 → ④ 순서와 일수를 정해 간트차트에 막대를 긋는다 → ⑤ 매주 같은 요일에 갱신하고 끝나면 KPT로 회고한다
① 할 일 뽑기(WBS) / 준비
- 기획을 정합니다(목적·일시·인원)
- 장소와 예산을 확보합니다
- 관계자에게 연락해 담당을 정합니다
- 예) 9/25까지 장소를 가예약합니다
② 할 일 뽑기(WBS) / 제작
- 안내문과 신청 폼을 만듭니다
- 당일 진행표를 씁니다
- 배포 자료를 갖춰 인쇄합니다
- 예) 10/2에 문안을 검토받습니다
③ 할 일 뽑기(WBS) / 공개
- 안내 메일을 보냅니다
- 신청 현황을 보고 한 번 더 알립니다
- 당일 접수와 정리를 진행합니다
- 예) 10/6 발송, 10/13에 한 번 더 안내
④ 이번에 할 작업을 4단계로 나눈다(MoSCoW＝Must 필수 / Should 해야 함 / Could 하면 좋음 / Won't 이번엔 안 함의 머리글자)
Must 필수
- 예) 기획 정하기, 안내문 만들기, 신청 받기, 당일과 정리 없으면 성립하지 않는 작업. 반드시 ⑤의 행으로 만드세요
Should 해야 함
- 예) 배포 자료를 갖춰 인쇄하기(⑤의 '자료 만들기') 늦으면 곤란한 작업. 여유가 있으면 ⑤의 행으로 만듭니다
Could 하면 좋음
- 예) 당일 사진을 SNS에 올리기 있으면 좋지만 ⑤의 행으로는 만들지 않습니다
Won't 이번엔 안 함
- 예) 참가자 설문 집계 이번에는 하지 않기로 정하고 적어 둡니다
⑤ 간트차트(작업×주) ■=작업하는 주 ▲=마감 ※④의 Must/Should만 행으로 만든다
| 1주차 | 2주차 | 3주차 | 4주차 | 5주차 | 6주차 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 기획 정하기 | ■ 김민수 | ■▲확정 | － | － | － | － |
| 안내문 만들기 | － | ■ 이서연 | ■▲완성 | － | － | － |
| 자료 만들기 | － | － | ■ 이서연 | ■ 이서연 | ■▲인쇄 | － |
| 신청 받기 | － | － | － | ■ 박지훈 | ■▲마감 | － |
| 당일과 정리 | － | － | － | － | ■ 전원 | ■▲당일 |
⑥ 프로젝트의 목적과 마감일
- 무엇이 끝나면 완성인가 예) 다음 달 사내 행사를 참가자 50명으로 당일까지 운영해 마친다
- 움직일 수 없는 날짜 예) 행사 당일 10/20 / 안내 메일 발송 10/6 ⑤의 1주차는 9/15이 있는 주. 당일이 있는 주까지 6주로 긋습니다
- 아직 정해지지 않은 것 예) 장소 미정. 예산 상한도 미확인. 누구에게 물을지: ____ / 언제까지: __/__
⑦ 간트차트 만드는 법 5단계
- 1단계 마감부터 정합니다 움직일 수 없는 날짜를 먼저 놓습니다. 여기를 마지막에 정하면 전부 다시 긋게 됩니다.
- 2단계 할 일을 적어냅니다 큰 덩어리 3개를 만들고 반나절~3일에 끝나는 크기까지 쪼갭니다. 다 쪼갰으면 ④의 MoSCoW로 Must/Should를 고르고, 이후로는 그 작업만 다룹니다.
- 3단계 순서를 정합니다 먼저 끝나지 않으면 시작할 수 없는 작업을 선으로 잇고, 동시에 진행되는 것은 나란히 놓습니다.
- 4단계 일수를 잡습니다 각 작업에 며칠이 걸리는지 적습니다. 확인과 대기 시간도 일수에 포함합니다.
- 5단계 막대를 긋고 담당을 적습니다 표에 ■로 작업 기간, ▲로 마감을 놓고 행마다 담당자 이름을 넣습니다. 뽑아낸 작업 전부가 아니라, 늦으면 곤란한 주요 작업(④의 Must/Should)만 행으로 만듭니다.
⑧ 실패① 작업이 너무 크다
- 예) '사이트 만들기' 한 줄로 3주치 막대를 그었습니다
- 진행 중인지 늦은 것인지 아무도 알 수 없습니다
- 고치는 법. 반나절~3일에 끝나는 크기로 쪼갭니다
- 1주를 넘는 행이 남아 있으면 다시 쪼갭니다
⑨ 실패② 여유가 전혀 없다
- 예) 확인받을 일수를 넣지 않고 마감 당일에 완성 막대를 그었습니다
- 1건만 늦어도 뒤의 작업이 전부 밀립니다
- 고치는 법. 확인과 대기를 작업으로 한 행 넣습니다
- 마지막 주는 당일 운영만 두고 만드는 작업은 전 주까지 끝냅니다
⑩ 계속하는 요령(긋고 안 보기 방지)
- 예) 첫날 만들고 다음에 연 것은 마감 3일 전
- 지연을 늦게 알아 쓸 수 있는 수가 줄어듭니다
- 고치는 법. 갱신할 요일과 시각을 먼저 정합니다
- 10분이면 끝나는 갱신으로 만들어 두면 이어집니다
⑪ 주간 갱신 규칙
- 언제 갱신하나 예) 매주 금요일 16시부터 10분. 담당: ____ 캘린더에 반복 일정으로 넣어 둡니다
- 무엇을 갱신하나 1. 끝난 작업에 표시를 합니다 2. 진행 중인 행에 '어디까지 왔는지' 한마디 적습니다 3. 다음 주에 착수할 행에 담당자 이름을 넣습니다
- 지연을 발견하면 마감 옮기기·작업 줄이기·사람 더하기 셋 중 하나를 고르고, 정한 날짜와 정한 사람을 같은 행에 적어 둡니다
⑫ 끝나면 회고한다(KPT)
Keep 계속
- 예) 매주 금요일 16시 갱신을 6주 동안 이어갔습니다
- 예) 확인 대기도 한 행으로 만들어 지연을 빨리 알아챘습니다
Problem 문제
- 예) 2일로 잡은 작업이 실제로는 5일 걸렸습니다
- 예) 확인 대기 행을 빠뜨린 작업이 1건 있어 3일 멈췄습니다
Try 도전
- 예) 다음에는 막대를 긋기 전에 ⑧⑨를 함께 읽고 확정합니다
- 예) 어긋난 작업은 다음에 1.5배 일수로 잡습니다
작업 보드 내용
할 일 뽑기 16건
목적과 마감일 정하기
막대를 긋기 전에 무엇이 끝나면 완성인지와 움직일 수 없는 날짜를 확정합니다. 여기가 흐릿하면 나중에 모든 막대를 다시 긋게 됩니다.
완성 모습 한 줄로 쓰기
'누구에게 무엇이 전달되면 끝인지'를 한 줄로 씁니다. 예시처럼 구체적으로 적었다면 보드 ⑥에 붙입니다.
마감일 확정하기
움직일 수 없는 날짜를 관계자에게 확인해 확정합니다. 여기가 흔들리면 간트차트 전체를 다시 긋게 되므로 가장 먼저 잡습니다.
담당자 적어보기
관여하는 사람의 이름과 맡길 수 있는 작업 범위를 적어냅니다. 간트차트의 각 행에 이름을 넣기 위한 재료로 씁니다.
할 일 모두 뽑아내기
WBS 단계입니다. 할 일을 큰 덩어리에서 작게 쪼개 나갑니다. 여기서 빠진 것이 그대로 일정 지연이 되므로 다른 사람의 눈도 거칩니다.
큰 작업 3개로 나누기
프로젝트 전체를 준비·제작·공개 같은 3개의 덩어리로 나누고 보드 ①②③의 3칸에 적습니다.
작은 작업으로 쪼개기
각 덩어리를 반나절~3일에 끝나는 크기까지 쪼갭니다. 1주를 넘는 작업은 아직 쪼개는 방식이 거칠다고 봅니다.
빠진 작업 확인받기
뽑아낸 목록을 관계자에게 보여 빠진 작업을 더합니다. 처음에는 2~3건이 반드시 빠집니다. 보완한 뒤 보드 ④의 MoSCoW에서 Must/Should를 고릅니다.
일정과 담당 넣기
뽑아낸 작업을 시간축에 놓는 단계입니다. 순서와 일수를 정한 뒤 막대를 그으면 되돌아가는 일이 줄어듭니다.
작업 순서 정하기
④의 Must/Should를 대상으로 '이것이 끝나지 않으면 시작할 수 없는' 작업의 짝을 찾아 늘어놓습니다. 동시에 진행할 수 있는 것은 나란히 둡니다.
작업 일수 잡아보기
각 작업에 며칠이 걸리는지 적습니다. 망설여지면 넉넉히 잡고 확인과 대기 시간도 일수에 포함합니다.
간트차트에 막대 긋기
보드 ⑤의 표에서 작업하는 주에 ■를, 마감 주에 ▲를 놓고 담당자 이름을 덧붙입니다. ④에서 Must/Should로 고른 작업만 행으로 만듭니다. 여기까지가 초판입니다.
매주 한 번에 갱신하기
그어 놓고 방치하면 아무도 보지 않게 됩니다. 요일을 정해 갱신하고, 지연을 빨리 찾아내는 운영으로 만듭니다.
끝난 작업 표시하기
정한 요일에 끝난 작업에 표시를 합니다. 진행 중인 작업에는 지금 어디까지 왔는지 한마디 덧붙입니다.
지연 찾아 바로잡기
예정보다 늦어진 행을 찾아 마감을 옮길지, 작업을 줄일지, 사람을 더할지 중 하나를 정합니다.
끝나고 회고하기
예상과 실제의 차이가 컸던 작업을 3건 적어내고 보드 ⑫의 KPT로 Keep·Problem·Try로 정리합니다. 다음 프로젝트의 견적에 씁니다.
