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Diagramme de Gantt pour débutants : tableau de planning avec tâches, dates et responsables
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Les débutants qui apprennent à faire un diagramme de Gantt utilisent ce modèle de planning pour lister les tâches d'un petit projet et tracer dates de début, dates de fin et responsables en barres. La page de gauche réunit trois cadres WBS qui découpent le travail en préparation, production et diffusion, un filtre MoSCoW en quatre colonnes qui réduit les lignes et une grille de Gantt de 5 tâches sur 6 semaines ; la page de droite porte le but et la date de fin, une méthode en cinq étapes, trois cadres sur les erreurs et la régularité, les règles de mise à jour hebdomadaire et un KPT en trois colonnes. Le tableau de tâches compte cinq colonnes, de lister les tâches et fixer les dates à en cours, en relecture et terminé, et démarre avec 4 tâches parentes et 12 sous-tâches, toutes à faire. Un diagramme de Gantt place les tâches en lignes et les semaines en colonnes, chaque durée étant tracée en barre. Tout y mettre donne un mur de barres, donc réduisez d'abord les lignes avec MoSCoW.
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Diagramme de Gantt pour débutants
Mode d'emploi : (1) Fixer le but et la date de fin → (2) Découper le travail en préparation, production et diffusion (WBS) → (3) Réduire les lignes avec MoSCoW → (4) Définir l'ordre et les durées, puis tracer les barres → (5) Mettre à jour le même jour chaque semaine et clore par un KPT
1. Lister les tâches (WBS) / Préparation
- Définir le projet (but, date, nombre de personnes)
- Réserver la salle et caler le budget
- Solliciter les parties prenantes et désigner les responsables
- ex. préréserver la salle avant le 25/09
2. Lister les tâches (WBS) / Production
- Rédiger l'invitation et le formulaire d'inscription
- Écrire le déroulé de la journée
- Rassembler et imprimer les documents
- ex. faire relire le texte le 02/10
3. Lister les tâches (WBS) / Diffusion
- Envoyer l'e-mail d'invitation
- Suivre les inscriptions et relancer si besoin
- Gérer l'accueil et le rangement le jour J
- ex. envoi le 06/10, relance le 13/10
4. Trier le travail de cette fois en quatre niveaux (MoSCoW = Must, Should, Could, Won't pas cette fois)
Must indispensable
- ex. définir le projet, rédiger l'invitation, collecter les inscriptions, jour J et rangement Sans cela rien ne tient. Toujours une ligne dans le cadre 5
Should important
- ex. rassembler et imprimer les documents (ligne "Préparer les documents" dans le cadre 5) Gênant si c'est tardif. Une ligne dans le cadre 5 s'il reste de la place
Could si possible
- ex. publier les photos du jour sur les réseaux Agréable, mais pas une ligne dans le cadre 5
Won't pas cette fois
- ex. dépouiller le questionnaire des participants Décider de ne pas le faire et l'écrire
5. Diagramme de Gantt (tâches x semaines). ■ = semaine travaillée, ▲ = échéance. Lignes : Must et Should du cadre 4
| Semaine 1 | Semaine 2 | Semaine 3 | Semaine 4 | Semaine 5 | Semaine 6 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Définir le projet | ■ Léa | ■▲validé | – | – | – | – |
| Rédiger l'invitation | – | ■ Paul | ■▲prêt | – | – | – |
| Préparer les documents | – | – | ■ Paul | ■ Paul | ■▲impr. | – |
| Collecter les inscriptions | – | – | – | ■ Marc | ■▲limite | – |
| Jour J et rangement | – | – | – | – | ■ tous | ■▲jour J |
6. But et échéance du projet
- Ce qui compte comme terminé ex. faire vivre jusqu'au bout l'événement interne du mois prochain avec 50 participants
- Dates qui ne bougent pas ex. jour de l'événement 20/10 / e-mail d'invitation 06/10 La semaine 1 du cadre 5 est celle du 15/09 ; six semaines jusqu'au jour J
- Encore non décidé ex. salle non réservée. Plafond de budget non confirmé. À qui demander : ____ / pour quand : __/__
7. Faire un diagramme de Gantt en 5 étapes
- Étape 1 Partir de l'échéance Posez d'abord les dates qui ne bougent pas. Les décider en dernier oblige à tout retracer.
- Étape 2 Lister le travail Formez trois grands blocs et découpez jusqu'à une demi-journée ou trois jours. Choisissez ensuite Must et Should dans le MoSCoW (cadre 4) et ne travaillez plus qu'avec eux.
- Étape 3 Définir l'ordre Reliez les tâches qui ne peuvent pas démarrer avant qu'une autre soit finie et placez côte à côte celles qui avancent en parallèle.
- Étape 4 Estimer les durées Écrivez le nombre de jours par tâche. Comptez aussi les relectures et les temps d'attente.
- Étape 5 Tracer et nommer les responsables Posez ■ pour la période de travail et ▲ pour l'échéance, et un nom par ligne. Les lignes sont les tâches importantes (Must et Should du cadre 4), pas tout ce que vous avez listé.
8. Erreur 1 : tâches trop grosses
- ex. une ligne "Créer le site" avec trois semaines de barre
- Personne ne sait si cela avance ou si cela coince
- Correction : découper jusqu'à une demi-journée ou trois jours
- S'il reste une ligne de plus d'une semaine, redécoupez-la
9. Erreur 2 : aucune marge
- ex. aucun jour de relecture, la barre finit le jour de l'échéance
- Un seul retard décale tout ce qui suit
- Correction : mettre relecture et attente sur une ligne à part
- Garder la dernière semaine pour le jour J et produire avant
10. Tenir dans la durée (tracé une fois, jamais rouvert)
- ex. tracé le premier jour, rouvert trois jours avant l'échéance
- Le retard se voit trop tard et les options se réduisent
- Correction : fixer d'abord le jour et l'heure de mise à jour
- Une mise à jour de dix minutes se maintient
11. Règles de mise à jour hebdomadaire
- Quand mettre à jour ex. chaque vendredi à 16 h pendant dix minutes. Responsable : ____ À inscrire au calendrier comme événement récurrent
- Quoi mettre à jour 1. Marquer les tâches terminées 2. Écrire une ligne sur l'avancement des tâches en cours 3. Nommer un responsable sur les lignes de la semaine suivante
- En cas de retard Choisir une option sur trois : décaler l'échéance, réduire le travail, ajouter des personnes, et inscrire la date et la personne qui décide sur la même ligne
12. Faire le bilan à la fin (KPT)
Keep à garder
- ex. mise à jour du vendredi 16 h tenue pendant six semaines
- ex. l'attente sur une ligne à part, les retards vus tôt
Problem problème
- ex. une tâche estimée à 2 jours en a pris 5
- ex. une ligne de relecture oubliée, la tâche a bloqué 3 jours
Try à tester
- ex. relire les cadres 8 et 9 ensemble avant de figer les barres
- ex. estimer 1,5 fois plus long les tâches qui ont dérapé
Contenu du tableau des tâches
Lister les tâches 16 éléments
Fixer but et date
Avant de tracer la moindre barre, fixez ce qui compte comme terminé et les dates qui ne bougent pas. Si cela reste flou, vous redessinerez tout plus tard.
Résultat en 1 ligne
Écrivez en une ligne qui aura quoi entre les mains à la fin. Dès que c'est concret, placez-le dans le cadre 6 du tableau.
Figer la date de fin
Confirmez avec les parties prenantes la date qui ne peut pas bouger. Si elle bouge, tout le diagramme de Gantt est à refaire.
Lister les personnes
Notez les noms des personnes impliquées et ce que vous pouvez confier à chacune. C'est la matière du responsable inscrit sur chaque ligne.
Lister les tâches
L'étape WBS. Découpez le travail des gros blocs vers les petits morceaux. Ce qui manque ici deviendra du retard, faites donc relire la liste.
Diviser en 3 blocs
Divisez le projet en trois blocs, par exemple préparation, production et diffusion, et écrivez-les dans les cadres 1, 2 et 3.
Découper plus fin
Découpez chaque bloc jusqu'à des morceaux d'une demi-journée à trois jours. Au-delà d'une semaine, c'est encore trop gros.
Repérer les oublis
Montrez la liste aux personnes concernées et ajoutez ce qui manque. Au premier passage, il manque toujours deux ou trois éléments. Choisissez ensuite Must et Should dans le MoSCoW du cadre 4.
Dater et attribuer
L'étape qui pose le travail listé sur l'axe du temps. Décidez l'ordre et les durées avant de tracer, vous reviendrez bien moins en arrière.
Fixer l'ordre
En ne gardant que Must et Should du cadre 4 : repérez les paires où l'une ne peut pas démarrer avant que l'autre soit finie et alignez-les. Ce qui avance en parallèle se place côte à côte.
Estimer les durées
Écrivez le nombre de jours de chaque tâche. Dans le doute, prenez large, et comptez les relectures et les attentes.
Tracer les barres
Dans la grille du cadre 5, posez ■ sur les semaines de travail et ▲ sur l'échéance, puis ajoutez le responsable. Seules les tâches Must et Should du cadre 4 deviennent des lignes. La première version est prête.
Mise à jour hebdo
Un diagramme tracé puis oublié ne sert plus à rien. Fixez un jour de la semaine et faites-en un moyen de repérer les retards tôt.
Marquer l'avancée
Le jour choisi, marquez les tâches terminées. Pour celles en cours, ajoutez une ligne sur l'état d'avancement.
Corriger le retard
Cherchez les lignes en retard et choisissez une option sur trois : décaler l'échéance, réduire le travail ou ajouter des personnes.
Faire le bilan
Notez les trois tâches où l'écart entre estimation et réalité a été le plus grand et classez-les en Keep, Problem et Try dans le KPT du cadre 12. Cela sert à la prochaine estimation.
