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Gestion des tâches pour débutants : tout noter, prioriser et garder 3 tâches la première semaine
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Modèle de gestion des tâches pour débutants qui montent leur premier système : tout noter, prioriser, ne garder que 3 tâches pour aujourd'hui, dès la première semaine. Le tableau blanc réunit, à gauche, un cadre pour noter toutes les tâches de la semaine, une matrice importance-urgence en quatre cases, trois cadres pour les 3 du jour, cette semaine et l'attente, ainsi que la boucle quotidienne en quatre étapes, 5 minutes matin et soir ; à droite, un journal de la semaine de 5 lignes sur 3 colonnes, la rétrospective KPT du vendredi en 10 minutes en colonnes Keep, Problem et Try, deux cadres de blocages et un cadre pour tenir dans la durée. Le tableau de tâches compte cinq colonnes, Tout noté, Les 3 du jour, Cette semaine, En attente et Terminé, et démarre avec 4 tâches parentes et 12 sous-tâches, toutes à faire. La gestion des tâches échoue quand une tâche est trop grosse et qu'on en met trop dans une journée ; le tableau découpe jusqu'au premier pas et plafonne la journée à 3.
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Aperçu du tableau blanc
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Gestion des tâches : la première semaine
Mode d'emploi : (1) notez toutes les tâches de la semaine (cadre 1, page gauche) → (2) triez-les par importance et urgence (cadre 2, page gauche) → (3) réduisez aux 3 tâches du jour (cadre 3, page gauche) → (4) faites le point 5 minutes le soir et reportez le reste à demain (cadre 6, page gauche) → (5) relisez la semaine avec le KPT des 10 minutes du vendredi (cadre 8, page droite)
1. Noter toutes les tâches de la semaine (vider la tête)
- Règles pour tout noter Découper les gros travaux jusqu'au premier geste ex. préparer le dossier -> écrire un plan en 10 lignes
- Ce qu'on oublie facilement ex. courriels sans réponse, validations attendues, documents récurrents, rendez-vous médicaux et affaires de la maison
- Résultat de la mise à plat ex. 26 tâches cette semaine, dont neuf de moins de cinq minutes traitées d'un seul coup
- Le signe que la tête est vide Quand vous pouvez dire que tout y est, passez au cadre 2. Ce qui revient plus tard s'ajoute aussitôt dans ce cadre
2. Trier par importance et urgence
Axe vertical : Importance (en haut = effet à long terme) / Axe horizontal : Urgence (à droite = échéance aujourd'hui ou demain)
- Mettre à l'agenda Fort effet, échéance encore lointaine. Inscrivez le temps de travail lui-même dans l'agenda et défendez-le. ex. préparer une certification, écrire un guide. Une des 3 tâches du jour vient toujours de cette case.
- Faire tout de suite Remplissez les 3 du jour d'abord avec cette case. Estimez la durée, et pour ce qui ne rentre pas, renégociez l'échéance ou déléguez. ex. un document dû aujourd'hui
- Arrêter ou espacer Travail poursuivi par habitude. Suspendez-le une fois, et si rien ne manque, laissez-le de côté. ex. une lettre d'information jamais lue
- Déléguer ou faire court Ici seule la rapidité compte. Demandez d'abord si quelqu'un peut prendre la tâche ; sinon, répondez avec un modèle en cinq minutes. ex. réponse pour fixer une date
3. Les 3 tâches du jour (jamais de quatrième)
- ex. finir un devis (60 min)
- ex. écrire le plan du guide en 10 lignes (30 min)
- Une fois les trois terminées, vous pouvez avancer une tâche de Cette semaine
4. Cette semaine (inscrire le jour)
- ex. mercredi, déposer toutes les notes de frais ensemble
- ex. mardi, vérifier le planning du mois prochain avec un collègue expérimenté
- Une tâche sans jour inscrit n'a en général pas lieu cette semaine
5. En attente (vous ne pouvez pas avancer)
- ex. réponse attendue de la société A. Relancer si rien n'arrive avant le 5
- ex. validation du responsable. Lui en dire un mot le 4 au matin
- Écrivez toujours jusqu'à quand vous attendez, sinon vous oubliez
6. La boucle quotidienne (5 minutes le matin, 5 le soir)
- 5 min le matin Choisissez les 3 du jour dans les quatre cases du cadre 2. Repère : deux en haut à droite, une en haut à gauche. Estimez la durée et retirez une tâche si le total dépasse le temps disponible.
- Dans la journée Traitez les trois tâches de haut en bas. Ce qui arrive en cours de route ne s'insère pas dans les 3 du jour : cela s'ajoute au cadre 1.
- 5 min le soir Cochez ce qui est fait et écrivez en une ligne pourquoi le reste a glissé. Si la raison est le manque de temps, c'est le signe d'une estimation trop juste.
- 10 min le vendredi Relisez le journal de la semaine et fixez ce qui passe la semaine suivante. Ce qui glisse trois jours de suite se découpe plus petit ou s'abandonne. Écrivez une ligne pour Keep, Problem et Try dans le KPT du cadre 8.
7. Le journal de la semaine
| Les 3 du jour | Fait | Reporté et raison | |
|---|---|---|---|
| Lun | 1) devis 2) plan du guide 3) classer les reçus | 1) et 3) | 2) (réunion prolongée, pas commencé) |
| Mar | 1) plan du guide 2) relancer la société A 3) planning du mois | 1) 2) 3) | aucun |
| Mer | 1) vérifier la facture 2) notes de frais 3) trois réponses | 2) 3) | 1) (en attente de leur document, jusqu'au 5) |
| Jeu | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| Ven | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (revoir la semaine dans les 10 minutes du vendredi) |
8. Le point du vendredi en 10 minutes (KPT)
Keep (garder)
- ex. choisir les 3 du jour en cinq minutes a tenu trois jours de suite, du lundi au mercredi
- ex. une ligne le soir sur la raison évite d'hésiter le lendemain matin
Problem (problème)
- ex. lundi la réunion a débordé et 2) le plan du guide n'a pas été commencé
- ex. mercredi 1) la vérification de la facture est restée bloquée jusqu'au vendredi, faute de leur document
Try (essayer)
- ex. les jours de réunion, passer de trois à deux tâches du jour
- ex. découper toute estimation de plus de 60 minutes en deux blocs de 30
9. Blocage : la liste ne diminue pas
- Une tâche est trop grosse. Découpez-la jusqu'à pouvoir démarrer en 15 minutes
- ex. clôture des comptes -> lister les cinq documents nécessaires
- Trois tâches par jour, pas plus. La quatrième repart vers Cette semaine
10. Blocage : seul l'urgent avance
- Inscrivez d'abord dans l'agenda le temps des tâches importantes sans urgence
- ex. chaque matin de neuf à dix heures réservé à l'écriture du guide
- Les interruptions s'ajoutent au cadre 1 et ne se traitent pas le jour même
11. Tenir dans la durée
- Chaque Try du cadre 8 passe tel quel dans Cette semaine du cadre 4
- Même après trois jours d'arrêt, repartez des 10 minutes du vendredi
- ex. une semaine avec deux Keep se rejoue à l'identique la semaine suivante
Contenu du tableau des tâches
Tout noté 16 éléments
Tout noter
Le premier travail consiste à sortir de votre tête tout ce que vous portez. Une fois ce tri fait, vous pouvez fixer vos priorités calmement.
Vider votre tête
Écrivez tout dans l'ordre où cela vient. Ni classement ni tri à ce stade : le seul but est que rien ne reste dans la tête.
Chercher les oublis
Repassez les courriels sans réponse, les validations attendues, les documents récurrents et les affaires personnelles, puis complétez la liste.
Une ligne par tâche
Découpez les gros travaux jusqu'au premier geste, de façon à pouvoir démarrer en 15 minutes. Terminé quand chaque ligne porte une seule tâche.
Fixer les priorités
Triez la pile notée selon deux axes, l'importance et l'urgence. Décider la règle à l'avance évite d'hésiter chaque jour.
Classer en 4 cases
Placez les tâches notées dans les quatre cases du tableau. La case la plus remplie montre où part réellement votre temps.
Bloquer le créneau
Inscrivez d'abord dans l'agenda le temps de travail des tâches importantes sans urgence, et défendez-le. Terminé quand le jour et l'heure sont posés.
Arrêter une tâche
Choisissez une activité poursuivie par habitude et arrêtez-la ou espacez-la. Si rien ne manque, laissez-la de côté.
Choisir 3 tâches
Le cœur de la routine quotidienne. Choisir trois tâches le matin et faire le point le soir forme un cycle complet.
5 min le matin
Prenez comme repère deux tâches en haut à droite et une en haut à gauche. La quatrième repart vers Cette semaine, on n'en ajoute jamais.
Estimer la durée
Additionnez la durée des trois tâches et retirez-en une si le total dépasse le temps réellement disponible dans la journée.
5 min le soir
Cochez ce qui est fait et écrivez en une ligne pourquoi le reste a glissé. Décidez sur-le-champ si cela passe à demain ou se découpe plus petit.
Créer la routine
Une semaine de traces, puis une forme que vous tenez. Le point du vendredi décide de l'allure de la semaine suivante.
Noter chaque jour
Inscrivez chaque jour les 3 du jour et le nombre de tâches terminées dans le journal du tableau. Après un jour vide, reprenez simplement le lendemain.
Noter la raison
Écrivez en une ligne pourquoi une tâche n'a pas abouti. Si le manque de temps revient sans cesse, vos estimations sont trop justes.
Décider vendredi
Relisez le journal de la semaine, écrivez une ligne pour Keep, Problem et Try dans le KPT du cadre 8, puis fixez ce qui passe la semaine suivante et ce qui tombe. Ce qui reste trois jours se découpe ou s'abandonne.
