タスク管理 入門 はじめの1週間｜書き出す・優先順位をつける・今日の3つに絞る型を作る

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タスク管理 入門 はじめの1週間｜書き出す・優先順位をつける・今日の3つに絞る型を作る

タスク管理を初めて仕組みにしたい社会人や学生が、書き出す・優先順位をつける・今日の3つに絞るという入門の型を、はじめの1週間で身につけるためのテンプレートです。ホワイトボードは左右2ページ構成で、左に今週のタスクを全部書き出す枠、重要度×緊急度の4象限、今日の3つ・今週やる・待ちの3枠、朝5分と夕方5分の回し方4ステップ、右に月から金までの5行3列の記録表、金曜10分の振り返りKPT（継続・問題・挑戦）の3列、つまずき2枠と続けるコツの枠が並びます。タスクボードは「書き出した／今日の3つ／今週やる／待ち・お願い中／完了」の5列で、書き出しから金曜の見直しまで親タスク4件と子タスク12件が未着手で入っています。タスク管理のやり方が続かない原因の多くは、1件が大きすぎることと今日やる数の入れすぎなので、最初の1手まで割る書き方と1日3つの上限を盤面に書いています。依頼の受け方や進捗報告の型まで扱う「新人の週次タスク運用」とは違い、こちらは役職や場面を限定せず、書き出す・仕分ける・今日の3つに絞るという最小の型づくりだけを扱うので、仕事でも学業でも家の用事でもそのまま使えます。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
タスク管理 優先順位 ToDo管理 時間管理 重要度×緊急度マトリクス
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ホワイトボード プレビュー

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ホワイトボード プレビュー

① 今週のタスクを全部書き出す（頭の中を空にする） ② 重要度×緊急度で仕分ける 予定に入れる すぐやる やめる・減らす 人に任せる・短く済ます ③ 今日やる3つ（これ以上増やさない） ④ 今週やる（曜日を書いておく） ⑤ 待ち・お願い中（自分は動けない） ⑥ 毎日の回し方（朝5分・夕方5分） ⑦ 1週間の記録 ⑨ つまずき: 書き出しても減らない ⑩ つまずき: 急ぎばかりに追われる ⑪ 続けるコツ タスク管理 はじめの1週間 使い方: ① 今週のタスクを全部書... 今日やる3つ・終わったこと 決めた進め方・時間 積み残し・待ち やってみて分かったこと 書き出し方のルール大きい仕事は最初の1手まで割る例）「資料作成」→「構成を10行書く」 抜けやすいもの例）未返信のメール、承認待ち、定期の提出物、通院や家の用事 書き出した結果例）今週26件。うち5分で終わるものが9件あり、まとめて片付けた 空にできた合図「これで全部」と言えたら②へ進む。あとから思い出したら、その都度この枠に足す 縦軸: 重要度（上＝先の成果に効く... 締切は先だが効きが大きい作業。カレンダーに作業時間そのものを入れて守る。例）資格の勉強、手順書づくり。今日の3つのうち1枠は、必ずこの象限から取る。 今日の3つは、まずこの象限から埋める。時間を見積もり、入り切らない分は締切を相談するか誰かに頼む。例）今日締切の提出物 惰性で続けている作業。一度止めて困らなければそのままやめる。例）読んでいない定期メールの購読 早さが価値の作業。まず頼める人がいないかを先に考え、頼めなければ定型文やテンプレで5分に収める。例）日程調整の返信 例）見積書を1件仕上げる（60分） 例）手順書の構成を10行書く（30分） 3つが終わったら、今週やるから前倒ししてよい 例）水曜 経費精算をまとめて出す 例）火曜 来月の予定を先輩と確認する 曜日を書かないタスクは、たいてい今週やらない 例）A社からの回答待ち。9/5に来なければ催促する 例）上司の承認待ち。9/4の朝に一声かける いつまで待つかを必ず書く。書かないと忘れる 朝5分②の四象限から今日やる3つを選ぶ。右上から2件、左上から1件が目安。所要時間を見積もり、合計が使える時間を超えたら1つ減らす。 日中3つを上から順に進める。新しく来た用事は今日の3つに割り込ませず、①の枠に書き足す。 夕方5分終わったものに印を付け、積み残しは理由を1行書く。理由が「時間が無い」なら、見積もりが甘い合図。 金曜10分1週間の記録を見て、来週やることを決める。3日続けて積み残したタスクは、小さく割るかやめる。⑧のKPTに、続けること・問題・次に試すことを1行ずつ書く。 今日の3つ 終わった 積み残しと理由 月 1)見積書 2)手順書の構成 3)領収書の整理 1)と3) 2)（会議が延びて着手できず） 火 1)手順書の構成 2)A社へ催促 3)来月の予定確認 1) 2) 3) なし 水 1)請求書の確認 2)経費精算を出す 3)返信3件 2) 3) 1)（先方の資料待ち・9/5まで待つ） 木 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____ 金 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____（金曜10分でこの1週間を見直す） ⑧ 金曜10分の振り返り（KPT） Keep（継続） 例）朝5分で今日の3つを選ぶことが、月・火・水と3日続けてできた 例）夕方に積み残しの理由を1行書くと、翌朝迷わない Problem（問題） 例）月曜は会議が延びて、2)手順書の構成に着手できなかった 例）水曜は先方の資料待ちで、1)請求書の確認が止まったまま金曜まで残った Try（挑戦） 例）会議が入る日は、今日の3つを2つに減らす 例）60分を超える見積もりは、30分×2に割ってから置く 1件が大きすぎる。15分で着手できる形まで割る 例）「決算対応」→「必要な書類を5つ挙げる」 今日やるは3つまで。4つ目は今週やるへ戻す 重要だが急ぎでない作業の時間を、先にカレンダーへ入れる 例）毎朝9時から1時間は手順書づくりの時間に固定する 割り込みは①の枠に書き足し、その日は着手しない ⑧のTryは、翌週の④「今週やる」へそのまま移す 3日空いても、金曜10分の⑧から再開すればよい 例）Keepが2本書けた週は、翌週も同じ回し方を変えない
100%

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タスクボードの内容

書き出した 16件

全部書き出す
優先順位をつける
今日の3つに絞る
1週間で型にする
頭の中を紙に出す
抜けやすい所を見る
1件1行に整える
重要度と緊急度で分ける
予定に入れる枠を取る
やめることを決める
朝5分で3つ選ぶ
所要時間を見積もる
夕方5分で見直す
毎日の記録を残す
積み残しの理由を書く
金曜に来週分を決める

今日の3つ 0件

今週やる 0件

待ち・お願い中 0件

完了 0件