プロジェクト管理・開発
タスク管理 入門 はじめの1週間｜書き出す・優先順位をつける・今日の3つに絞る型を作る
入門｜盤面 2 枚・タスクボード 5 列（親タスク 4 件・子タスク 12 件）
入門：専門用語を使わず、盤面の問いと記入例に沿って答えていくだけで形になります。
タスク管理を初めて仕組みにしたい社会人や学生が、書き出す・優先順位をつける・今日の3つに絞るという入門の型を、はじめの1週間で身につけるためのテンプレートです。ホワイトボードは左右2ページ構成で、左に今週のタスクを全部書き出す枠、重要度×緊急度の4象限、今日の3つ・今週やる・待ちの3枠、朝5分と夕方5分の回し方4ステップ、右に月から金までの5行3列の記録表、金曜10分の振り返りKPT（継続・問題・挑戦）の3列、つまずき2枠と続けるコツの枠が並びます。タスクボードは「書き出した／今日の3つ／今週やる／待ち・お願い中／完了」の5列で、書き出しから金曜の見直しまで親タスク4件と子タスク12件が未着手で入っています。タスク管理のやり方が続かない原因の多くは、1件が大きすぎることと今日やる数の入れすぎなので、最初の1手まで割る書き方と1日3つの上限を盤面に書いています。依頼の受け方や進捗報告の型まで扱う「新人の週次タスク運用」とは違い、こちらは役職や場面を限定せず、書き出す・仕分ける・今日の3つに絞るという最小の型づくりだけを扱うので、仕事でも学業でも家の用事でもそのまま使えます。
無料登録すると、マーケットプレイスからこのテンプレートをコピーして使えます
ホワイトボード プレビュー
ホワイトボードの文字をテキストで読む
タスク管理 はじめの1週間
使い方: ① 今週のタスクを全部書き出す（盤面①） → ② 重要度×緊急度で仕分ける（盤面②） → ③ 今日やる3つに絞る（盤面③） → ④ 夕方5分で見直して翌日に回す（盤面⑥の夕方5分） → ⑤ 金曜10分にKPTで1週間を振り返る（盤面⑧）
① 今週のタスクを全部書き出す（頭の中を空にする）
- 書き出し方のルール 大きい仕事は最初の1手まで割る 例）「資料作成」→「構成を10行書く」
- 抜けやすいもの 例）未返信のメール、承認待ち、定期の提出物、通院や家の用事
- 書き出した結果 例）今週26件。うち5分で終わるものが9件あり、まとめて片付けた
- 空にできた合図 「これで全部」と言えたら②へ進む。あとから思い出したら、その都度この枠に足す
② 重要度×緊急度で仕分ける
縦軸：重要度（上＝先の成果に効く）／横軸：緊急度（右＝今日・明日に締切）
- 予定に入れる 締切は先だが効きが大きい作業。カレンダーに作業時間そのものを入れて守る。例）資格の勉強、手順書づくり。今日の3つのうち1枠は、必ずこの象限から取る。
- すぐやる 今日の3つは、まずこの象限から埋める。時間を見積もり、入り切らない分は締切を相談するか誰かに頼む。例）今日締切の提出物
- やめる・減らす 惰性で続けている作業。一度止めて困らなければそのままやめる。例）読んでいない定期メールの購読
- 人に任せる・短く済ます 早さが価値の作業。まず頼める人がいないかを先に考え、頼めなければ定型文やテンプレで5分に収める。例）日程調整の返信
③ 今日やる3つ（これ以上増やさない）
- 例）見積書を1件仕上げる（60分）
- 例）手順書の構成を10行書く（30分）
- 3つが終わったら、今週やるから前倒ししてよい
④ 今週やる（曜日を書いておく）
- 例）水曜 経費精算をまとめて出す
- 例）火曜 来月の予定を先輩と確認する
- 曜日を書かないタスクは、たいてい今週やらない
⑤ 待ち・お願い中（自分は動けない）
- 例）A社からの回答待ち。9/5に来なければ催促する
- 例）上司の承認待ち。9/4の朝に一声かける
- いつまで待つかを必ず書く。書かないと忘れる
⑥ 毎日の回し方（朝5分・夕方5分）
- 朝5分 ②の四象限から今日やる3つを選ぶ。右上から2件、左上から1件が目安。 所要時間を見積もり、合計が使える時間を超えたら1つ減らす。
- 日中 3つを上から順に進める。 新しく来た用事は今日の3つに割り込ませず、①の枠に書き足す。
- 夕方5分 終わったものに印を付け、積み残しは理由を1行書く。 理由が「時間が無い」なら、見積もりが甘い合図。
- 金曜10分 1週間の記録を見て、来週やることを決める。 3日続けて積み残したタスクは、小さく割るかやめる。 ⑧のKPTに、続けること・問題・次に試すことを1行ずつ書く。
⑦ 1週間の記録
| 今日の3つ | 終わった | 積み残しと理由 | |
|---|---|---|---|
| 月 | 1)見積書 2)手順書の構成 3)領収書の整理 | 1)と3) | 2)（会議が延びて着手できず） |
| 火 | 1)手順書の構成 2)A社へ催促 3)来月の予定確認 | 1) 2) 3) | なし |
| 水 | 1)請求書の確認 2)経費精算を出す 3)返信3件 | 2) 3) | 1)（先方の資料待ち・9/5まで待つ） |
| 木 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| 金 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____（金曜10分でこの1週間を見直す） |
⑧ 金曜10分の振り返り（KPT）
Keep（継続）
- 例）朝5分で今日の3つを選ぶことが、月・火・水と3日続けてできた
- 例）夕方に積み残しの理由を1行書くと、翌朝迷わない
Problem（問題）
- 例）月曜は会議が延びて、2)手順書の構成に着手できなかった
- 例）水曜は先方の資料待ちで、1)請求書の確認が止まったまま金曜まで残った
Try（挑戦）
- 例）会議が入る日は、今日の3つを2つに減らす
- 例）60分を超える見積もりは、30分×2に割ってから置く
⑨ つまずき: 書き出しても減らない
- 1件が大きすぎる。15分で着手できる形まで割る
- 例）「決算対応」→「必要な書類を5つ挙げる」
- 今日やるは3つまで。4つ目は今週やるへ戻す
⑩ つまずき: 急ぎばかりに追われる
- 重要だが急ぎでない作業の時間を、先にカレンダーへ入れる
- 例）毎朝9時から1時間は手順書づくりの時間に固定する
- 割り込みは①の枠に書き足し、その日は着手しない
⑪ 続けるコツ
- ⑧のTryは、翌週の④「今週やる」へそのまま移す
- 3日空いても、金曜10分の⑧から再開すればよい
- 例）Keepが2本書けた週は、翌週も同じ回し方を変えない
タスクボードの内容
書き出した 16件
全部書き出す
頭の中に置いているタスクを外に出す最初の作業。ここが片付くと、優先順位を落ち着いて考えられる。
頭の中を紙に出す
思いつく順に全部書く。順番も分類もこの時点では考えず、出し切ることだけを目指す。
抜けやすい所を見る
未返信のメール・承認待ち・定期の提出物・家の用事を見直し、漏れを足す。
1件1行に整える
大きい仕事は最初の1手まで割り、15分で着手できる形にする。1行1件になれば完了。
優先順位をつける
書き出した山を重要度と緊急度の2軸で仕分ける。判断の基準を先に決めておくと毎日迷わない。
重要度と緊急度で分ける
書き出したタスクを盤面の4象限に置く。どの象限が多いかを見て、時間の使い方の偏りを確かめる。
予定に入れる枠を取る
重要だが急ぎでない作業の時間を、先にカレンダーへ入れて守る。曜日と時刻まで決めれば完了。
やめることを決める
惰性で続けている作業を1つ選び、やめるか回数を減らす。困らなければそのままやめる。
今日の3つに絞る
毎日の運用の中心。朝に3つを選び、夕方に見直すところまでを1セットにする。
朝5分で3つ選ぶ
右上（すぐやる）から2件、左上（予定に入れる）から1件を目安に選ぶ。4つ目以降は今週やるへ戻し、増やさないことを守る。
所要時間を見積もる
3つの合計時間を出し、その日に使える時間を超えていたら1つ減らして現実的な形にする。
夕方5分で見直す
終わった分に印を付け、積み残しは理由を1行書く。翌日に回すか小さく割るかをその場で決める。
1週間で型にする
1週間分の記録を残し、続けられる形に調整するパート。金曜の見直しで来週の型が決まる。
毎日の記録を残す
盤面の記録表に、今日の3つと終わった数を毎日書く。空欄の日があっても翌日から再開する。
積み残しの理由を書く
終わらなかった理由を1行で書く。時間が無いが続くなら、見積もりが甘い印として扱う。
金曜に来週分を決める
1週間の記録を見て、盤面⑧のKPTに続けること・問題・次に試すことを1行ずつ書き、来週やることとやめることを決める。3日続けて残った件は割るかやめる。
