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Aufgabenmanagement für Einsteiger: die erste Woche mit Sammeln, Priorisieren und 3 pro Tag
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Aufgabenmanagement für Einsteiger, die zum ersten Mal ein System aufbauen wollen: alles aufschreiben, Prioritäten setzen und nur 3 Aufgaben für heute behalten, alles in der ersten Woche. Auf dem Whiteboard stehen links ein Rahmen zum Aufschreiben aller Aufgaben der Woche, eine Matrix aus Wichtigkeit und Dringlichkeit mit vier Feldern, drei Rahmen für die 3 von heute, diese Woche und Warten auf andere sowie der Tagesablauf in vier Schritten mit 5 Minuten morgens und abends; rechts ein Wochenprotokoll mit 5 Zeilen und 3 Spalten, der KPT-Rückblick freitags in 10 Minuten in drei Spalten Keep, Problem und Try, zwei Rahmen mit Stolpersteinen und ein Rahmen dazu, wie Sie dranbleiben. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten, Aufgeschrieben, Heute 3, Diese Woche, Warte auf andere und Erledigt, und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Aufgabenmanagement scheitert meist an zu großen Aufgaben und zu vielen pro Tag; das Board teilt bis zum ersten Schritt und deckelt heute bei 3.
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Aufgabenmanagement: die erste Woche
So geht's: (1) Alle Aufgaben der Woche aufschreiben (Rahmen 1, linke Seite) → (2) Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren (Rahmen 2, linke Seite) → (3) Auf die 3 Aufgaben von heute begrenzen (Rahmen 3, linke Seite) → (4) Abends 5 Minuten prüfen und Reste auf morgen schieben (Rahmen 6, linke Seite) → (5) Freitags 10 Minuten mit KPT zurückblicken (Rahmen 8, rechte Seite)
1. Alle Aufgaben der Woche aufschreiben (Kopf leeren)
- Regeln fürs Aufschreiben Große Aufgaben bis zum ersten Schritt teilen z. B. Präsentation erstellen -> Gliederung mit 10 Zeilen schreiben
- Wird leicht vergessen z. B. unbeantwortete Mails, offene Freigaben, wiederkehrende Unterlagen, Arzttermine und Erledigungen zu Hause
- Ergebnis des Aufschreibens z. B. 26 Aufgaben in dieser Woche. Neun davon dauerten unter fünf Minuten und wurden am Stück erledigt
- Zeichen, dass der Kopf leer ist Wenn Sie sagen können, das ist alles, geht es zu Rahmen 2 weiter. Was Ihnen später einfällt, kommt sofort in diesen Rahmen
2. Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren
Senkrechte Achse: Wichtigkeit (oben = zahlt später ein) / Waagerechte Achse: Dringlichkeit (rechts = heute oder morgen fällig)
- Fest einplanen Große Wirkung, Frist noch fern. Tragen Sie die Arbeitszeit selbst in den Kalender ein und halten Sie sie frei. z. B. Prüfungsvorbereitung, Leitfaden schreiben. Eine der 3 Aufgaben von heute kommt immer aus diesem Feld.
- Sofort erledigen Füllen Sie die 3 von heute zuerst aus diesem Feld. Schätzen Sie die Zeit, und was nicht hineinpasst, verhandeln Sie neu oder geben es ab. z. B. Unterlagen mit Frist heute
- Streichen oder seltener Arbeit aus reiner Gewohnheit. Setzen Sie sie einmal aus, und wenn nichts fehlt, lassen Sie sie dauerhaft weg. z. B. ein Newsletter, den Sie nie lesen
- Abgeben oder kurz halten Hier zählt nur Tempo. Fragen Sie zuerst, ob jemand anderes übernimmt; wenn nicht, erledigen Sie es mit Textbaustein in fünf Minuten. z. B. Antwort zur Terminabstimmung
3. Die 3 Aufgaben von heute (keine vierte)
- z. B. ein Angebot fertigstellen (60 Min)
- z. B. 10 Zeilen Gliederung für den Leitfaden schreiben (30 Min)
- Sind alle drei fertig, dürfen Sie aus Diese Woche vorziehen
4. Diese Woche (Wochentag dazuschreiben)
- z. B. Mittwoch alle Reisekosten zusammen einreichen
- z. B. Dienstag den Plan für den nächsten Monat mit einer erfahrenen Kollegin prüfen
- Eine Aufgabe ohne Wochentag passiert meist nicht in dieser Woche
5. Warten auf andere (Sie können nicht handeln)
- z. B. Antwort von Firma A. Kommt bis zum Fünften nichts, fassen Sie nach
- z. B. Freigabe der Chefin. Sprechen Sie sie am Morgen des Vierten kurz an
- Schreiben Sie immer dazu, wie lange Sie warten. Sonst vergessen Sie es
6. Der tägliche Ablauf (5 Minuten morgens, 5 Minuten abends)
- 5 Min morgens Wählen Sie die 3 von heute aus den vier Feldern von Rahmen 2. Richtwert: zwei von oben rechts, eine von oben links. Schätzen Sie die Zeit und streichen Sie eine Aufgabe, wenn die Summe über der verfügbaren Zeit liegt.
- Tagsüber Arbeiten Sie die drei von oben nach unten ab. Neues drängt sich nicht in die 3 von heute, sondern kommt in Rahmen 1.
- 5 Min abends Haken Sie Erledigtes ab und notieren Sie in einer Zeile, warum etwas liegen blieb. Lautet der Grund keine Zeit, war die Schätzung zu knapp.
- 10 Min freitags Lesen Sie das Wochenprotokoll und legen Sie fest, was nächste Woche ansteht. Was drei Tage hintereinander liegen bleibt, wird kleiner geteilt oder gestrichen. Schreiben Sie im KPT auf Rahmen 8 je eine Zeile zu Keep, Problem und Try.
7. Das Wochenprotokoll
| Die 3 von heute | Erledigt | Liegengeblieben und Grund | |
|---|---|---|---|
| Mo | 1) Angebot 2) Gliederung 3) Belege sortieren | 1) und 3) | 2) (Meeting dauerte länger, nicht begonnen) |
| Di | 1) Gliederung 2) bei Firma A nachfassen 3) Monatsplan prüfen | 1) 2) 3) | keine |
| Mi | 1) Rechnung prüfen 2) Reisekosten einreichen 3) drei Antworten | 2) 3) | 1) (warte auf Unterlagen, bis zum Fünften) |
| Do | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| Fr | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (freitags in 10 Minuten die Woche durchgehen) |
8. Der Freitagsrückblick in 10 Minuten (KPT)
Keep (beibehalten)
- z. B. die 3 von heute in fünf Minuten auszuwählen hat drei Tage am Stück geklappt, Montag bis Mittwoch
- z. B. eine Zeile abends zum Grund spart am nächsten Morgen das Zögern
Problem
- z. B. am Montag zog sich das Meeting und 2) die Gliederung wurde nie begonnen
- z. B. am Mittwoch stockte 1) die Rechnungsprüfung wegen fehlender Unterlagen bis Freitag
Try (ausprobieren)
- z. B. an Tagen mit Meeting nur zwei statt drei Aufgaben einplanen
- z. B. alles über 60 Minuten vorher in zwei Blöcke zu 30 Minuten teilen
9. Stolperstein: Die Liste wird nicht kürzer
- Eine Aufgabe ist zu groß. Teilen Sie sie, bis Sie in 15 Minuten anfangen können
- z. B. Jahresabschluss -> fünf benötigte Unterlagen auflisten
- Heute sind es drei, nicht mehr. Die vierte wandert zurück zu Diese Woche
10. Stolperstein: Nur Dringendes wird erledigt
- Tragen Sie die Zeit für Wichtiges ohne Frist zuerst in den Kalender ein
- z. B. jeden Morgen von neun bis zehn fest für den Leitfaden reservieren
- Störungen kommen in Rahmen 1 und werden an dem Tag nicht begonnen
11. So bleiben Sie dran
- Jedes Try von Rahmen 8 wandert direkt in Diese Woche auf Rahmen 4
- Auch nach drei Tagen Pause starten Sie wieder mit den 10 Minuten am Freitag
- z. B. eine Woche mit zwei Keep-Zeilen wird nächste Woche unverändert wiederholt
Inhalt des Aufgabenboards
Aufgeschrieben 16 Einträge
Alles aufschreiben
Der erste Schritt bringt alles aus dem Kopf nach draußen. Ist das erledigt, lassen sich Prioritäten in Ruhe festlegen.
Kopf leer schreiben
Schreiben Sie alles auf, wie es Ihnen einfällt. Reihenfolge und Sortierung spielen hier noch keine Rolle, es zählt nur, dass nichts im Kopf bleibt.
Lücken prüfen
Prüfen Sie unbeantwortete Mails, offene Freigaben, wiederkehrende Unterlagen und Privates, und ergänzen Sie, was fehlt.
Eine Zeile pro Task
Teilen Sie große Aufgaben bis zum ersten Schritt, sodass Sie in 15 Minuten anfangen können. Fertig, wenn jede Zeile genau eine Aufgabe enthält.
Prioritäten setzen
Sortieren Sie den Berg nach den zwei Achsen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wer die Regel vorher festlegt, zögert später im Alltag nicht.
In die Matrix legen
Legen Sie die aufgeschriebenen Aufgaben in die vier Felder auf dem Board. Das vollste Feld zeigt, wohin Ihre Zeit wirklich fließt.
Zeit fest einplanen
Tragen Sie die Zeit für Wichtiges ohne Frist zuerst in den Kalender ein und halten Sie sie frei. Fertig, wenn Tag und Uhrzeit stehen.
Etwas weglassen
Wählen Sie eine Tätigkeit aus reiner Gewohnheit und lassen Sie sie weg oder machen Sie sie seltener. Fehlt nichts, bleibt sie weg.
Drei für heute
Das Herzstück des Alltags. Morgens drei auswählen und abends prüfen ergibt einen vollständigen Durchlauf.
Morgens 3 auswählen
Nehmen Sie als Richtwert zwei Aufgaben aus dem Feld oben rechts und eine aus dem Feld oben links. Eine vierte wandert zurück zu Diese Woche.
Zeitbedarf schätzen
Rechnen Sie die drei Aufgaben zusammen und streichen Sie eine, wenn die Summe über der verfügbaren Zeit des Tages liegt.
Abends 5 Min prüfen
Haken Sie Erledigtes ab und notieren Sie in einer Zeile, warum etwas liegen blieb. Entscheiden Sie sofort, ob es morgen dran ist oder kleiner geteilt wird.
Routine aufbauen
Eine Woche Protokoll, dann eine Form, die Sie durchhalten. Der Freitagsrückblick legt fest, wie die nächste Woche läuft.
Täglich notieren
Tragen Sie jeden Tag die 3 von heute und die Zahl der erledigten Aufgaben ins Protokoll ein. Nach einem leeren Tag machen Sie einfach weiter.
Grund notieren
Schreiben Sie in einer Zeile, warum etwas nicht fertig wurde. Kommt keine Zeit immer wieder vor, sind Ihre Schätzungen zu knapp.
Freitag planen
Lesen Sie das Wochenprotokoll, schreiben Sie im KPT auf Rahmen 8 je eine Zeile zu Keep, Problem und Try und legen Sie fest, was nächste Woche ansteht und was wegfällt. Was drei Tage liegen bleibt, wird geteilt oder gestrichen.
