專案與開發
任務管理入門 第一週：全部寫出來、排優先順序、每天只挑3件的基本做法
入門｜白板 2 頁·任務看板 5 欄（4 個父任務、12 個子任務）
入門：不使用專業術語，只要依照白板上的提問與填寫範例逐一回答，就能成形。
想第一次把任務管理變成習慣的上班族和學生，用這套任務管理入門範本，在第一週內學會全部寫出來、依重要度與緊急度排優先順序、每天只挑3件事做的基本做法。白板分成左右兩頁，左頁有把本週工作全部寫出來的框、重要度×緊急度的四象限、今天的3件·本週要做·等待中三個框，以及早上5分鐘與傍晚5分鐘的4步日常流程，右頁有週一到週五的5列3欄紀錄表、週五10分鐘回顧的KPT（保持·問題·嘗試）三欄，還有兩個卡關提醒框和一個持續下去的訣竅框。任務看板是「已寫出／今天的3件／本週要做／等待·已委託／完成」5欄，從寫出來到週五檢視，4個父任務和12個子任務全部是未開始。任務管理的做法之所以撐不久，多半是因為單件工作太大、今天排得太多，所以盤面上寫清楚了切到第一步的寫法和每天最多3件的上限。和著重接下工作的方式與進度回報格式的「新人每週任務分流」不同，這套範本不限定職位與場合，只做寫出來、分類、挑出今天3件這三件最基本的事，工作、課業和家裡的事都能直接拿來用。
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任務管理 第一週入門
使用方法：① 把本週工作全部寫出來（盤面①） → ② 依重要度×緊急度分類（盤面②） → ③ 挑出今天要做的3件（盤面③） → ④ 傍晚5分鐘檢視並延到明天（盤面⑥的傍晚5分鐘） → ⑤ 週五10分鐘用KPT回顧一週（盤面⑧）
① 把本週工作全部寫出來（清空腦袋）
- 寫出來的規則 大的工作切到第一步為止 例：「做資料」→「寫出10行大綱」
- 容易漏掉的事 例：沒回的電子郵件、等待核准的事、定期要交的東西、看診和家裡的雜事
- 寫完之後的結果 例：這週26件。其中9件5分鐘就能做完，一口氣清掉了
- 清空的訊號 能說出「就這些了」就進入②。之後再想起來的，隨時補進這個框
② 依重要度×緊急度分類
縱軸：重要度（上＝對以後的成果有用）／橫軸：緊急度（右＝今天明天到期）
- 排進行事曆 期限還早但影響大的事。把做事的時間本身放進行事曆並守住。例：證照的準備、寫作業流程。今天的3件裡，一定要有1件出自這個象限。
- 馬上做 今天的3件先從這個象限填。估好時間，塞不下的就商量延期或者請人幫忙。例：今天到期的繳交文件
- 停掉·減少 只是慣性在做的事。先停一次，沒影響就乾脆不做了。例：從來不看的訂閱電子報
- 交給別人·快速處理 快就是價值的事。先想有沒有人能幫忙，沒有就用固定句型或範本在5分鐘內解決。例：約時間的回覆
③ 今天要做的3件（不再往上加）
- 例：做完1份報價單（60分鐘）
- 例：寫出作業流程的10行大綱（30分鐘）
- 3件做完後，可以把本週要做的提前拿過來
④ 本週要做（寫上星期幾）
- 例：週三 把報帳單據一起送出
- 例：週二 和前輩確認下個月的安排
- 沒寫星期幾的工作，這週多半都做不了
⑤ 等待·已委託（自己動不了）
- 例：等A公司回覆。9/5還沒來就催一次
- 例：等主管核准。9/4早上當面提醒一句
- 一定寫清楚等到什麼時候。不寫就會忘
⑥ 每天怎麼運作（早上5分鐘·傍晚5分鐘）
- 早上5分鐘 從②的四象限裡挑出今天要做的3件。大致右上2件、左上1件。 估算需要的時間，合計超過能用的時間就減掉1件。
- 白天 3件依照從上到下的順序做。 新來的事不插進今天的3件，寫到①的框裡。
- 傍晚5分鐘 給做完的打上記號，沒做完的寫一行原因。 原因如果是「沒時間」，那就是估得太樂觀的訊號。
- 週五10分鐘 看著一週的紀錄，訂出下週要做的事。 連續3天沒做完的工作，切小或者放掉。 在⑧的KPT裡各寫一行持續、問題和下次嘗試。
⑦ 一週的紀錄
| 今天的3件 | 已完成 | 沒做完和原因 | |
|---|---|---|---|
| 週一 | 1)報價單 2)流程大綱 3)整理發票 | 1)和3) | 2)（會議拖太長沒能開始） |
| 週二 | 1)流程大綱 2)催A公司 3)確認下月安排 | 1) 2) 3) | 無 |
| 週三 | 1)核對帳單 2)送出報帳 3)回覆3封 | 2) 3) | 1)（等對方的資料·等到9/5） |
| 週四 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| 週五 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____（週五10分鐘檢視這一週） |
⑧ 週五10分鐘的回顧（KPT）
Keep（保持）
- 例：早上5分鐘挑今天的3件，週一到週三連著做到了3天
- 例：傍晚寫一行沒做完的原因，隔天早上就不再猶豫
Problem（問題）
- 例：週一會議拖太長，2)流程大綱沒能開始
- 例：週三等對方的資料，1)核對帳單一直停到週五
Try（嘗試）
- 例：有會議的日子，把今天的3件減成2件
- 例：估超過60分鐘的事，先切成30分鐘×2再放上去
⑨ 卡關：寫出來了卻減不下去
- 一件太大了。切到15分鐘就能開始為止
- 例：「年度結算」→「列出需要的5份文件」
- 今天要做的最多3件。第4件退回本週要做
⑩ 卡關：一直被急事追著跑
- 把重要但不急的事的時間，先放進行事曆
- 例：每天早上9點起的1小時，固定用來寫作業流程
- 插進來的事寫到①的框裡，當天不動手
⑪ 持續下去的訣竅
- ⑧裡的Try，直接搬到下週的④「本週要做」
- 就算空了3天，從週五10分鐘的⑧重新開始就行
- 例：能寫出2條Keep的那一週，下週就別改做法
任務看板內容
已寫出 16 項
全部寫出來
把塞在腦袋裡的工作全部拿到外面來的第一步。這裡清空之後，才能安心地排優先順序。
把腦袋裡的事寫下
想到什麼就寫什麼，順序和分類這時都先不管，目標只是全部倒出來。
檢查容易漏的地方
回頭看沒回的電子郵件、等待核准的事、定期要交的東西和家裡的雜事，把漏掉的補上。
整理成一行一件
大的工作切到第一步為止，做成15分鐘就能開始的形式。變成一行一件就算完成。
排出優先順序
把寫出來的一大堆依重要度和緊急度兩個軸分開。判斷標準先訂好，每天就不會再猶豫。
依重要度與緊急度分
把寫出來的工作放進盤面的四個象限。看哪個象限最多，就知道時間用得偏在哪裡。
先卡好行事曆時間
把重要但不急的事的時間先放進行事曆並守住。訂到星期幾和幾點就算完成。
決定不做的事
挑一件只是慣性在做的事，停掉或者減少次數。停了也沒影響就乾脆不做了。
每天只挑3件
每天運作的核心。早上挑出3件，傍晚再看一遍，這兩步合起來算一整套。
早上5分鐘挑3件
大致從右上（馬上做）挑2件、左上（排進行事曆）挑1件。第4件退回本週要做，不再往上加。
估算需要的時間
算出3件的合計時間，超過當天能用的時間就減掉1件，讓計畫回到現實。
傍晚5分鐘檢視
給做完的打上記號，沒做完的寫一行原因。當場決定是延到明天，還是切得更小。
用一週養成做法
留下一週的紀錄，把做法調整到能持續下去。週五的檢視決定下週的做法。
每天留下紀錄
在盤面的紀錄表裡每天寫下今天的3件和做完的數量。有一天空著，隔天照樣接著寫。
寫下沒做完的原因
用一行寫清楚沒做完的原因。如果一直是「沒時間」，就當作估得太樂觀的訊號。
週五訂下週計畫
看著一週的紀錄，在盤面⑧的KPT裡各寫一行持續、問題和下次嘗試，訂出下週要做和不做的事。連續3天留著的事就切開或者放掉。
