任务管理入门 第一周:写出全部任务、排优先顺序、每天只挑3件的基本套路

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任务管理入门 第一周:写出全部任务、排优先顺序、每天只挑3件的基本套路

想第一次把任务管理变成习惯的上班族和学生,用这套任务管理入门模板,在第一周里学会写出全部任务、按重要度和紧急度排优先顺序、每天只挑3件事做的基本套路。白板分左右两页,左页有把本周任务全部写出来的框、重要度×紧急度的四象限、今天的3件·本周要做·等待中三个框,以及早上5分钟和傍晚5分钟的4步日常流程,右页有周一到周五的5行3列记录表、周五10分钟回顾的KPT(保持·问题·尝试)三列,还有两个卡壳提醒框和一个坚持下去的诀窍框。任务看板是“已写出/今天的3件/本周要做/等待·已委托/完成”5列,从写出任务到周五复盘,4个父任务和12个子任务全部处于未开始。任务管理的方法坚持不下去,多半是因为单件任务太大、今天安排得太多,所以盘面上写清了拆到第一步的写法和每天最多3件的上限。和讲究接下任务的方式与进度汇报格式的“新人每周任务分流”不同,这套模板不限定职位和场合,只做写出、分类、挑出今天3件这三件最基本的事,工作、学习和家里的事都能直接拿来用。

0 点赞 0 复制 作者: WeProcess
任务管理 优先顺序 待办清单 时间管理 重要度×紧急度矩阵
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① 把本周任务全部写出来(清空脑子) ② 按重要度×紧急度分类 放进日程 马上做 停掉·减少 交给别人·快速处理 ③ 今天要做的3件(不再往上加) ④ 本周要做(写上星期几) ⑤ 等待·已委托(自己动不了) ⑥ 每天怎么转(早上5分钟·傍晚5分钟) ⑦ 一周的记录 ⑨ 卡壳:写出来了却减不下去 ⑩ 卡壳:一直被急事追着跑 ⑪ 坚持下去的诀窍 任务管理 第一周入门 使用方法:① 把本周任务全部写出来... 今天要做的3件·已完成 定好的做法和时间 没做完·等待中 做过之后明白的事 写出来的规则大的工作拆到第一步为止例:“做资料”→“写出10行提纲” 容易漏掉的事例:没回的邮件、等待审批的事、定期要交的东西、看病和家里的杂事 写完之后的结果例:这周26件。其中9件5分钟就能做完,一口气清掉了 清空的信号能说出“就这些了”就进入②。之后再想起来的,随时补进这个框 縦軸: 重要度(上=对以后的成果有... 期限还早但作用大的事。把做事的时间本身放进日历并守住。例:考证复习、写操作手册。今天的3件里,必须有1件出自这个象限。 今天的3件先从这个象限填。估好时间,装不下的就商量延期或者请人帮忙。例:今天到期要交的材料 只是惯性在做的事。先停一次,没影响就干脆不做了。例:从来不看的订阅邮件 快就是价值的事。先想有没有人能帮忙,没有就用固定句式或模板在5分钟内解决。例:约时间的回复 例:做完1份报价单(60分钟) 例:写出操作手册的10行提纲(30分钟) 3件做完后,可以把本周要做的提前拿过来 例:周三 把报销一起提交 例:周二 和前辈确认下个月的安排 不写星期几的任务,这周多半都做不了 例:等A公司回复。9/5还没来就催一次 例:等上司审批。9/4早上当面提醒一句 一定写清等到什么时候。不写就会忘 早上5分钟从②的四象限里挑出今天要做的3件。大致右上2件、左上1件。估算需要的时间,合计超过能用的时间就减掉1件。 白天3件按从上到下的顺序做。新来的事不插进今天的3件,写到①的框里。 傍晚5分钟给做完的打上记号,没做完的写一行原因。原因如果是“没时间”,那就是估算太乐观的信号。 周五10分钟看着一周的记录,定下下周要做的事。连续3天没做完的任务,拆小或者放弃。在⑧的KPT里各写一行继续、问题和下次尝试。 今天的3件 已完成 没做完和原因 周一 1)报价单 2)手册提纲 3)整理发票 1)和3) 2)(会议拖长没能开始) 周二 1)手册提纲 2)催A公司 3)确认下月安排 1) 2) 3) 周三 1)核对账单 2)提交报销 3)回复3封 2) 3) 1)(等对方的资料·等到9/5) 周四 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____ 周五 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____(周五10分钟回顾这一周) ⑧ 周五10分钟的回顾(KPT) Keep(保持) 例:早上5分钟挑今天的3件,周一到周三连着做到了3天 例:傍晚写一行没做完的原因,第二天早上就不再犹豫 Problem(问题) 例:周一会议拖长,2)手册提纲没能开始 例:周三等对方的资料,1)核对账单一直停到周五 Try(尝试) 例:有会议的日子,把今天的3件减到2件 例:估算超过60分钟的事,先拆成30分钟×2再放上去 一件太大了。拆到15分钟就能开始为止 例:“年终结算”→“列出需要的5份材料” 今天要做的最多3件。第4件退回本周要做 把重要但不急的事的时间,先放进日历 例:每天早上9点起的1小时,固定用来写操作手册 插进来的事写到①的框里,当天不动手 ⑧里的Try,直接搬到下周的④“本周要做” 就算空了3天,从周五10分钟的⑧重新开始就行 例:能写出2条Keep的那一周,下周就别改做法
100%

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任务看板内容

已写出 16 项

全部写出来
排出优先顺序
每天只挑3件
用一周养成套路
把脑子里的事写下
检查容易漏的地方
整理成一行一件
按重要度和紧急度分
先占好日程时间
决定不做的事
早上5分钟挑3件
估算需要的时间
傍晚5分钟复查
每天留下记录
写下没做完的原因
周五定下周计划

今天的3件 0 项

本周要做 0 项

等待·已委托 0 项

完成 0 项