项目管理与开发
任务管理入门 第一周：写出全部任务、排优先顺序、每天只挑3件的基本套路
入门｜白板 2 页·任务看板 5 列（4 个父任务、12 个子任务）
入门：不使用专业术语，只要按照白板上的提问和填写示例逐一回答，就能成形。
想第一次把任务管理变成习惯的上班族和学生，用这套任务管理入门模板，在第一周里学会写出全部任务、按重要度和紧急度排优先顺序、每天只挑3件事做的基本套路。白板分左右两页，左页有把本周任务全部写出来的框、重要度×紧急度的四象限、今天的3件·本周要做·等待中三个框，以及早上5分钟和傍晚5分钟的4步日常流程，右页有周一到周五的5行3列记录表、周五10分钟回顾的KPT（保持·问题·尝试）三列，还有两个卡壳提醒框和一个坚持下去的诀窍框。任务看板是“已写出／今天的3件／本周要做／等待·已委托／完成”5列，从写出任务到周五复盘，4个父任务和12个子任务全部处于未开始。任务管理的方法坚持不下去，多半是因为单件任务太大、今天安排得太多，所以盘面上写清了拆到第一步的写法和每天最多3件的上限。和讲究接下任务的方式与进度汇报格式的“新人每周任务分流”不同，这套模板不限定职位和场合，只做写出、分类、挑出今天3件这三件最基本的事，工作、学习和家里的事都能直接拿来用。
免费注册后，即可从模板市场复制并使用此模板
白板预览
以文字形式阅读白板内容
任务管理 第一周入门
使用方法：① 把本周任务全部写出来（盘面①） → ② 按重要度×紧急度分类（盘面②） → ③ 挑出今天要做的3件（盘面③） → ④ 傍晚5分钟复查并顺延到明天（盘面⑥的傍晚5分钟） → ⑤ 周五10分钟用KPT回顾一周（盘面⑧）
① 把本周任务全部写出来（清空脑子）
- 写出来的规则 大的工作拆到第一步为止 例：“做资料”→“写出10行提纲”
- 容易漏掉的事 例：没回的邮件、等待审批的事、定期要交的东西、看病和家里的杂事
- 写完之后的结果 例：这周26件。其中9件5分钟就能做完，一口气清掉了
- 清空的信号 能说出“就这些了”就进入②。之后再想起来的，随时补进这个框
② 按重要度×紧急度分类
纵轴：重要度（上＝对以后的成果有用）／横轴：紧急度（右＝今天明天到期）
- 放进日程 期限还早但作用大的事。把做事的时间本身放进日历并守住。例：考证复习、写操作手册。今天的3件里，必须有1件出自这个象限。
- 马上做 今天的3件先从这个象限填。估好时间，装不下的就商量延期或者请人帮忙。例：今天到期要交的材料
- 停掉·减少 只是惯性在做的事。先停一次，没影响就干脆不做了。例：从来不看的订阅邮件
- 交给别人·快速处理 快就是价值的事。先想有没有人能帮忙，没有就用固定句式或模板在5分钟内解决。例：约时间的回复
③ 今天要做的3件（不再往上加）
- 例：做完1份报价单（60分钟）
- 例：写出操作手册的10行提纲（30分钟）
- 3件做完后，可以把本周要做的提前拿过来
④ 本周要做（写上星期几）
- 例：周三 把报销一起提交
- 例：周二 和前辈确认下个月的安排
- 不写星期几的任务，这周多半都做不了
⑤ 等待·已委托（自己动不了）
- 例：等A公司回复。9/5还没来就催一次
- 例：等上司审批。9/4早上当面提醒一句
- 一定写清等到什么时候。不写就会忘
⑥ 每天怎么转（早上5分钟·傍晚5分钟）
- 早上5分钟 从②的四象限里挑出今天要做的3件。大致右上2件、左上1件。 估算需要的时间，合计超过能用的时间就减掉1件。
- 白天 3件按从上到下的顺序做。 新来的事不插进今天的3件，写到①的框里。
- 傍晚5分钟 给做完的打上记号，没做完的写一行原因。 原因如果是“没时间”，那就是估算太乐观的信号。
- 周五10分钟 看着一周的记录，定下下周要做的事。 连续3天没做完的任务，拆小或者放弃。 在⑧的KPT里各写一行继续、问题和下次尝试。
⑦ 一周的记录
| 今天的3件 | 已完成 | 没做完和原因 | |
|---|---|---|---|
| 周一 | 1)报价单 2)手册提纲 3)整理发票 | 1)和3) | 2)（会议拖长没能开始） |
| 周二 | 1)手册提纲 2)催A公司 3)确认下月安排 | 1) 2) 3) | 无 |
| 周三 | 1)核对账单 2)提交报销 3)回复3封 | 2) 3) | 1)（等对方的资料·等到9/5） |
| 周四 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| 周五 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____（周五10分钟回顾这一周） |
⑧ 周五10分钟的回顾（KPT）
Keep（保持）
- 例：早上5分钟挑今天的3件，周一到周三连着做到了3天
- 例：傍晚写一行没做完的原因，第二天早上就不再犹豫
Problem（问题）
- 例：周一会议拖长，2)手册提纲没能开始
- 例：周三等对方的资料，1)核对账单一直停到周五
Try（尝试）
- 例：有会议的日子，把今天的3件减到2件
- 例：估算超过60分钟的事，先拆成30分钟×2再放上去
⑨ 卡壳：写出来了却减不下去
- 一件太大了。拆到15分钟就能开始为止
- 例：“年终结算”→“列出需要的5份材料”
- 今天要做的最多3件。第4件退回本周要做
⑩ 卡壳：一直被急事追着跑
- 把重要但不急的事的时间，先放进日历
- 例：每天早上9点起的1小时，固定用来写操作手册
- 插进来的事写到①的框里，当天不动手
⑪ 坚持下去的诀窍
- ⑧里的Try，直接搬到下周的④“本周要做”
- 就算空了3天，从周五10分钟的⑧重新开始就行
- 例：能写出2条Keep的那一周，下周就别改做法
任务看板内容
已写出 16 项
全部写出来
把堆在脑子里的任务全部拿到外面来的第一步。这里清空之后，才能安心地排优先顺序。
把脑子里的事写下
想到什么就写什么，顺序和分类这时都先不管，目标只是全部倒出来。
检查容易漏的地方
回头看没回的邮件、等待审批的事、定期要交的东西和家里的杂事，把漏掉的补上。
整理成一行一件
大的工作拆到第一步为止，做成15分钟就能开始的形式。变成一行一件就算完成。
排出优先顺序
把写出来的一大堆按重要度和紧急度两个轴分开。判断标准先定好，每天就不会再犹豫。
按重要度和紧急度分
把写出来的任务放进盘面的四个象限。看哪个象限最多，就知道时间用得偏在哪里。
先占好日程时间
把重要但不急的事的时间先放进日历并守住。定到星期几和几点就算完成。
决定不做的事
挑一件只是惯性在做的事，停掉或者减少次数。停了也没影响就干脆不做了。
每天只挑3件
每天运转的核心。早上挑出3件，傍晚再看一遍，这两步合起来算一整套。
早上5分钟挑3件
大致从右上（马上做）挑2件、左上（放进日程）挑1件。第4件退回本周要做，不再往上加。
估算需要的时间
算出3件的合计时间，超过当天能用的时间就减掉1件，让计划落回现实。
傍晚5分钟复查
给做完的打上记号，没做完的写一行原因。当场决定是顺延到明天，还是拆得更小。
用一周养成套路
留下一周的记录，把做法调整到能坚持下去。周五的复盘决定下周的套路。
每天留下记录
在盘面的记录表里每天写下今天的3件和做完的数量。有一天空着，第二天照样接着写。
写下没做完的原因
用一行写清没做完的原因。如果一直是“没时间”，就当作估算太乐观的信号。
周五定下周计划
看着一周的记录，在盘面⑧的KPT里各写一行继续、问题和下次尝试，定下下周做什么、不做什么。连续3天留下的事就拆开或者放弃。
