المشاريع والتطوير
إدارة المهام للمبتدئين: أسبوعك الأول في الكتابة وترتيب الأولويات واختيار ثلاث مهام لليوم
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 2، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 4، المهام الفرعية: 12)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
الموظفون والطلاب الذين يريدون لأول مرة نظامًا لإدارة المهام يستخدمون هذا القالب للمبتدئين ليتقنوا في الأسبوع الأول كتابة كل المهام وترتيب الأولويات واختيار ثلاث مهام لليوم. اللوح صفحتان، في اليسار إطار لكتابة كل مهام الأسبوع، ومصفوفة الأهمية والعَجَلة بأربعة أرباع، وثلاثة أطر لمهام اليوم الثلاث ومهام الأسبوع وما تنتظره، وأربع خطوات يومية بخمس دقائق صباحًا وخمس مساءً، وفي اليمين جدول تسجيل من الاثنين إلى الجمعة بخمسة صفوف وثلاثة أعمدة، ومراجعة KPT في عشر دقائق يوم الجمعة بثلاثة أعمدة، وإطارا تعثر وإطار لأسباب الاستمرار. ويتكوّن لوح المهام من خمسة أعمدة من مكتوبة حتى منجزة، ويضم أربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد. لماذا تطول القائمة ولا تنقص؟ لأن المهمة الواحدة أكبر مما ينبغي، فاقسمها حتى خطوة أولى بخمس عشرة دقيقة، ولا تتجاوز ثلاث مهام في اليوم. يصلح للعمل والدراسة وشؤون البيت معًا.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
إدارة المهام: الأسبوع الأول
طريقة الاستخدام: (1) اكتب كل مهام هذا الأسبوع → (2) افرزها بالأهمية والعَجَلة → (3) أبقِ ثلاث مهام لليوم → (4) راجع خمس دقائق مساءً → (5) اختم الأسبوع بمراجعة KPT الجمعة
1. اكتب كل مهام هذا الأسبوع (أفرغ ذهنك)
- قواعد الكتابة اقسم العمل الكبير حتى الخطوة الأولى مثال: "إعداد العرض" تصير "كتابة عشرة أسطر من الهيكل"
- ما يسقط من الذاكرة عادة مثال: رسائل بلا رد، موافقات منتظرة، تقارير دورية، مواعيد طبية، شؤون البيت
- نتيجة الكتابة مثال: ست وعشرون مهمة هذا الأسبوع، تسع منها لا تتجاوز خمس دقائق فأنجزتها دفعة واحدة
- علامة أن ذهنك فرغ حين تستطيع أن تقول "هذا كل شيء"، انتقل إلى الإطار 2. وإن تذكرت شيئًا لاحقًا فأضفه هنا في حينه
2. افرز بالأهمية والعَجَلة
المحور الرأسي: الأهمية (أعلى = أثره في النتائج البعيدة) / المحور الأفقي: العَجَلة (يمينًا = موعده اليوم أو غدًا)
- احجزه في التقويم موعده بعيد لكن أثره كبير. ضع وقت تنفيذه نفسه في التقويم واحمِه. مثال: الدراسة لشهادة مهنية، كتابة دليل العمل. واحدة من مهام اليوم الثلاث تؤخذ دائمًا من هذا الربع.
- نفّذه الآن ابدأ ملء مهام اليوم الثلاث من هذا الربع. قدّر الوقت، وما لا يتسع فاوض على موعده أو اطلب من غيرك إنجازه. مثال: ورقة موعد تسليمها اليوم
- أوقفه أو قلّله عمل يجري بحكم العادة. أوقفه مرة، فإن لم يترتب ضرر فاتركه نهائيًا. مثال: نشرات بريدية لا تقرأها أصلًا
- فوّضه أو اختصره القيمة هنا في السرعة. ابحث أولًا عمّن يستطيع إنجازه، فإن لم تجد فأنجزه في خمس دقائق بعبارة جاهزة. مثال: الرد على تحديد موعد اجتماع
3. مهام اليوم الثلاث (لا تزد عليها)
- مثال: إنهاء عرض سعر واحد (ستون دقيقة)
- مثال: كتابة عشرة أسطر من هيكل دليل العمل (ثلاثون دقيقة)
- إن انتهت الثلاث، فلك أن تقدّم عملًا من مهام هذا الأسبوع
4. مهام هذا الأسبوع (اكتب اليوم)
- مثال: الأربعاء، تجميع مطالبات المصروفات وتقديمها
- مثال: الثلاثاء، مراجعة جدول الشهر القادم مع زميل أقدم
- المهمة التي لا يُكتب لها يوم لا تُنجز غالبًا في هذا الأسبوع
5. في الانتظار أو مفوَّضة (لا تملك التحرك)
- مثال: انتظار رد الشركة أ. إن لم يصل قبل الخامس من سبتمبر فذكّرهم
- مثال: انتظار موافقة المدير. كلّمه صباح الرابع من سبتمبر
- اكتب دائمًا إلى متى تنتظر، وإلا نسيت الأمر
6. الدورة اليومية (خمس دقائق صباحًا وخمس مساءً)
- خمس دقائق صباحًا اختر من الأرباع الأربعة مهام اليوم الثلاث، مهمتين من أعلى اليمين وواحدة من أعلى اليسار. قدّر الوقت، فإن تجاوز المجموع وقتك المتاح فاحذف واحدة.
- أثناء النهار أنجز المهام الثلاث بالترتيب من أعلى. وما يستجد من طلبات لا تقحمه في مهام اليوم، بل أضفه إلى الإطار 1.
- خمس دقائق مساءً ضع علامة على ما أنجزته، واكتب سطرًا في سبب ما تبقى. وإن كان السبب ضيق الوقت، فتلك علامة على أن تقديرك متساهل.
- عشر دقائق الجمعة انظر في سجل الأسبوع وحدد عمل الأسبوع القادم. وما بقي ثلاثة أيام متتالية فاقسمه أصغر أو اتركه. واكتب في KPT في الإطار 8 سطرًا لما تواصله، وسطرًا للمشكلة، وسطرًا لما ستجربه.
7. سجل الأسبوع
| مهام اليوم الثلاث | ما أنجز | ما تبقى وسببه | |
|---|---|---|---|
| الاثنين | 1) عرض السعر 2) هيكل الدليل 3) ترتيب الإيصالات | 1) و3) | 2) (طال الاجتماع فلم أبدأ) |
| الثلاثاء | 1) هيكل الدليل 2) تذكير الشركة أ 3) جدول الشهر القادم | 1) 2) 3) | لا شيء |
| الأربعاء | 1) مراجعة الفاتورة 2) تقديم المصروفات 3) الرد على ثلاث رسائل | 2) و3) | 1) (بانتظار ورقتهم حتى الخامس من سبتمبر) |
| الخميس | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| الجمعة | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (راجع هذا الأسبوع في عشر دقائق الجمعة) |
8. مراجعة الجمعة في عشر دقائق (KPT)
Keep (نواصله)
- مثال: اختيار مهام اليوم الثلاث في خمس دقائق الصباح نجح ثلاثة أيام متتالية من الاثنين إلى الأربعاء
- مثال: كتابة سبب ما تبقى مساءً في سطر واحد تجعل صباح الغد بلا تردد
Problem (المشكلة)
- مثال: يوم الاثنين طال الاجتماع فلم أبدأ 2) هيكل الدليل
- مثال: يوم الأربعاء توقفت 1) مراجعة الفاتورة بانتظار ورقتهم وبقيت حتى الجمعة
Try (نجرّبه)
- مثال: في الأيام التي فيها اجتماعات، أنزل مهام اليوم من ثلاث إلى اثنتين
- مثال: كل تقدير يتجاوز ستين دقيقة يُقسم إلى ثلاثين وثلاثين قبل وضعه
9. تعثر: أكتب المهام ولا تنقص
- المهمة الواحدة أكبر مما ينبغي. اقسمها حتى تبدأ خلال خمس عشرة دقيقة
- مثال: "إنجاز الإقفال المالي" تصير "تعداد خمس أوراق مطلوبة"
- مهام اليوم ثلاث فقط، والرابعة تعود إلى عمود مهام هذا الأسبوع
10. تعثر: العاجل يلاحقني طوال الوقت
- ضع في التقويم أولًا وقت العمل المهم غير العاجل
- مثال: ثبّت كل صباح من التاسعة إلى العاشرة لكتابة دليل العمل
- وما يقاطعك أضفه إلى الإطار 1 ولا تبدأه في اليوم نفسه
11. أسباب الاستمرار
- انقل Try من الإطار 8 كما هو إلى الإطار 4 في الأسبوع التالي
- وإن انقطعت ثلاثة أيام، فعُد من عشر دقائق الجمعة في الإطار 8
- مثال: الأسبوع الذي كتبت فيه سطري Keep، لا تغيّر طريقتك في تاليه
محتوى لوحة المهام
مكتوبة 16 عنصرًا
اكتب كل مهامك
العمل الأول هو إخراج كل ما تحفظه في ذهنك إلى الورق. متى انتهى هذا، صار ترتيب الأولويات ممكنًا بهدوء.
أفرغ ما في ذهنك
اكتب كل ما يخطر لك بالترتيب الذي يأتي به. لا تفكر الآن في الترتيب ولا في التصنيف، واكتفِ بإخراج كل شيء.
راجع المنسيّات
راجع الرسائل بلا رد، والموافقات المنتظرة، والتقارير الدورية، وشؤون البيت، ثم أضف ما سقط منك.
سطر واحد لكل مهمة
اقسم العمل الكبير حتى الخطوة الأولى بحيث تبدأ خلال خمس عشرة دقيقة. ينتهي هذا حين يصير كل سطر مهمة واحدة.
رتّب حسب الأولوية
افرز ما كتبته بمحورين اثنين هما الأهمية والعَجَلة. متى حددت المعيار مسبقًا، لم تعد تتردد كل يوم.
وزّع على الأرباع
ضع المهام المكتوبة في الأرباع الأربعة على اللوح. انظر أي ربع امتلأ أكثر لتتبين ميل وقتك.
احجز وقتًا بالتقويم
ضع في التقويم مسبقًا وقت العمل المهم غير العاجل واحمِ هذا الوقت. ينتهي هذا حين يتحدد اليوم والساعة.
قرّر ما ستوقفه
اختر عملًا واحدًا يجري بحكم العادة، فأوقفه أو قلّل تكراره. فإن لم يترتب على إيقافه ضرر، فأوقفه نهائيًا.
اختر ثلاثًا لليوم
هذا قلب الروتين اليومي. اختيار ثلاث مهام صباحًا ومراجعتها مساءً يشكّلان معًا دورة واحدة.
خمس دقائق صباحًا
اختر مهمتين من الربع الأعلى يمينًا (نفّذ الآن) ومهمة من الأعلى يسارًا (احجزها في التقويم). أما الرابعة فأعدها إلى عمود مهام هذا الأسبوع.
قدّر الوقت اللازم
اجمع وقت المهام الثلاث، فإن تجاوز ما لديك من وقت في ذلك اليوم فاحذف واحدة لتصير الخطة واقعية.
خمس دقائق مساءً
ضع علامة على ما أنجزته واكتب سطرًا واحدًا في سبب ما تبقى. وقرر في حينه أتؤجله للغد أم تقسمه أصغر.
اجعلها عادة أسبوع
الجزء الذي تحفظ فيه سجل الأسبوع وتضبط طريقتك حتى تستمر. مراجعة الجمعة هي التي تحدد شكل الأسبوع التالي.
دوّن سجلك اليومي
اكتب كل يوم في جدول السجل مهام اليوم الثلاث وعدد ما أنجزته. وإن مر يوم فارغ، فعُد من اليوم التالي.
اكتب سبب التأجيل
اكتب في سطر واحد سبب ما لم ينته. وإن تكرر سبب ضيق الوقت، فاعتبره علامة على أن تقديرك متساهل.
احسم يوم الجمعة
انظر في سجل الأسبوع، واكتب سطرًا في كل عمود من KPT في الإطار 8، ثم حدد ما تفعله وما تتركه الأسبوع القادم. وما بقي ثلاثة أيام متتالية فاقسمه أو اتركه.
