Proyek & Pengembangan
Manajemen Tugas untuk Pemula: Pekan Pertama Mencatat, Menyortir, dan Memilih 3 Tugas Hari Ini
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Pekerja dan pelajar yang ingin punya sistem memakai templat manajemen tugas untuk pemula ini agar dalam pekan pertama terbiasa mencatat semua tugas, menyusun prioritas, dan memilih 3 tugas hari ini. Papan tulis terdiri atas dua halaman: di kiri ada bingkai untuk mencatat seluruh tugas pekan ini, matriks penting dan mendesak dengan empat kuadran, tiga bingkai berisi 3 tugas hari ini, tugas pekan ini, serta yang sedang ditunggu, dan empat langkah harian (5 menit pagi dan 5 menit sore); di kanan ada tabel catatan Senin sampai Jumat dengan 5 baris 3 kolom, KPT 10 menit tiap Jumat dalam tiga kolom, dua bingkai hambatan, dan satu bingkai kiat bertahan. Papan tugas punya lima kolom, dari sudah dicatat sampai selesai, dengan 4 tugas induk dan 12 subtugas yang semuanya belum dikerjakan. Bagaimana cara mengatur tugas agar tidak berhenti di tengah jalan? Pecah setiap tugas sampai langkah pertama 15 menit dan jangan lebih dari 3 tugas sehari. Cocok untuk pekerjaan, kuliah, maupun urusan rumah.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Manajemen Tugas: Pekan Pertama
Cara pakai: (1) catat seluruh tugas pekan ini → (2) sortir dengan penting dan mendesak → (3) sisakan 3 tugas hari ini → (4) tinjau 5 menit tiap sore → (5) tutup pekan dengan KPT 10 menit tiap Jumat
1. Catat seluruh tugas pekan ini (kosongkan kepala)
- Aturan mencatat Pekerjaan besar dipecah sampai langkah pertama mis. "menyiapkan materi" menjadi "menulis 10 baris kerangka"
- Yang paling sering terlewat mis. email yang belum dibalas, persetujuan yang ditunggu, laporan rutin, kontrol ke dokter, urusan rumah
- Hasil pencatatan mis. pekan ini 26 tugas. Sembilan di antaranya selesai dalam 5 menit dan langsung dibereskan sekaligus
- Tanda kepala sudah kosong Kalau sudah bisa bilang "ini semuanya", lanjut ke bingkai 2. Kalau teringat lagi nanti, tambahkan ke bingkai ini saat itu juga
2. Sortir dengan penting dan mendesak
Sumbu vertikal: Penting (atas = berpengaruh pada hasil jangka panjang) / Sumbu horizontal: Mendesak (kanan = tenggat hari ini atau besok)
- Masukkan agenda Tenggatnya masih jauh tetapi dampaknya besar. Masukkan waktu pengerjaannya ke kalender dan jaga jadwal itu. mis. belajar sertifikasi, menyusun panduan kerja. Satu dari 3 tugas hari ini selalu diambil dari kuadran ini.
- Kerjakan sekarang Isi 3 tugas hari ini mulai dari kuadran ini. Perkirakan waktunya, lalu rundingkan tenggat atau titipkan yang tidak muat. mis. dokumen dengan tenggat hari ini
- Hentikan atau kurangi Pekerjaan yang jalan karena kebiasaan. Setop sekali dan kalau tidak ada masalah, hentikan seterusnya. mis. langganan email rutin yang tidak pernah dibaca
- Titipkan atau ringkas Nilainya ada pada kecepatan. Cari dulu orang yang bisa menanganinya, kalau tidak ada, selesaikan dalam 5 menit dengan kalimat siap pakai. mis. membalas penjadwalan rapat
3. 3 tugas hari ini (jangan ditambah lagi)
- mis. menyelesaikan satu penawaran harga (60 menit)
- mis. menulis 10 baris kerangka panduan kerja (30 menit)
- Kalau ketiganya beres, boleh maju mengambil tugas pekan ini
4. Tugas pekan ini (tulis harinya)
- mis. Rabu, mengumpulkan dan mengajukan klaim biaya
- mis. Selasa, mengecek jadwal bulan depan dengan senior
- Tugas tanpa hari yang ditulis biasanya tidak jadi dikerjakan
5. Menunggu atau dititip (Anda tidak bisa jalan)
- mis. menunggu jawaban perusahaan A. Kalau belum datang 5 September, ditagih
- mis. menunggu persetujuan atasan. Pagi 4 September disapa langsung
- Selalu tulis batas menunggunya. Tanpa itu pasti terlupa
6. Putaran harian (5 menit pagi, 5 menit sore)
- 5 menit pagi Pilih 3 tugas hari ini dari empat kuadran: dua dari kanan atas dan satu dari kiri atas. Perkirakan waktunya dan kurangi satu kalau totalnya melebihi waktu yang tersedia.
- Siang hari Kerjakan ketiganya berurutan dari atas. Urusan baru yang datang jangan disisipkan ke 3 tugas hari ini, tetapi ditambahkan ke bingkai 1.
- 5 menit sore Beri tanda pada yang selesai dan tulis satu baris alasan untuk sisanya. Kalau alasannya kehabisan waktu, itu tanda perkiraan Anda terlalu longgar.
- Jumat 10 menit Lihat catatan sepekan lalu tentukan pekerjaan pekan depan. Tugas yang tersisa tiga hari berturut-turut dipecah kecil atau dihentikan. Tulis satu baris untuk lanjutkan, masalah, dan coba pada KPT di bingkai 8.
7. Catatan sepekan
| 3 tugas hari ini | Selesai | Sisa dan alasannya | |
|---|---|---|---|
| Sen | 1) penawaran 2) kerangka panduan 3) merapikan kuitansi | 1) dan 3) | 2) (rapat molor, belum tersentuh) |
| Sel | 1) kerangka panduan 2) menagih perusahaan A 3) jadwal bulan depan | 1) 2) 3) | tidak ada |
| Rab | 1) memeriksa tagihan 2) mengajukan klaim biaya 3) membalas 3 email | 2) dan 3) | 1) (menunggu berkas mereka, batas 5 September) |
| Kam | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| Jum | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (tinjau sepekan ini pada 10 menit Jumat) |
8. Tinjauan 10 menit tiap Jumat (KPT)
Keep (lanjutkan)
- mis. memilih 3 tugas hari ini dalam 5 menit pagi berhasil tiga hari berturut-turut, Senin sampai Rabu
- mis. menulis satu baris alasan sisa tugas pada sore hari membuat pagi berikutnya tidak bingung
Problem (masalah)
- mis. Senin rapat molor sehingga 2) kerangka panduan tidak tersentuh
- mis. Rabu menunggu berkas mereka sehingga 1) pemeriksaan tagihan tertahan sampai Jumat
Try (coba)
- mis. pada hari yang ada rapat, kurangi 3 tugas hari ini menjadi 2
- mis. perkiraan di atas 60 menit dipecah menjadi 30 menit dua kali sebelum ditaruh
9. Hambatan: sudah dicatat tetapi tidak berkurang
- Satu tugasnya terlalu besar. Pecah sampai bisa dimulai dalam 15 menit
- mis. "mengurus tutup buku" menjadi "menyebut 5 dokumen yang diperlukan"
- Tugas hari ini maksimal tiga. Yang keempat kembali ke kolom pekan ini
10. Hambatan: selalu dikejar hal mendesak
- Masukkan lebih dulu waktu pekerjaan penting yang tidak mendesak ke kalender
- mis. setiap pagi pukul 9 sampai 10 dikunci untuk menyusun panduan kerja
- Interupsi ditambahkan ke bingkai 1 dan tidak dikerjakan hari itu
11. Kiat agar bertahan
- Try di bingkai 8 langsung dipindah ke bingkai 4 pekan berikutnya
- Kalau sempat kosong tiga hari, mulai lagi dari 10 menit Jumat di bingkai 8
- mis. pekan dengan dua Keep tertulis, pekan depan pakai cara yang sama
Isi papan tugas
Sudah dicatat 16 item
Catat semua tugas
Pekerjaan pertama adalah mengeluarkan semua tugas yang tersimpan di kepala. Setelah beres, prioritas bisa dipikirkan dengan tenang.
Kosongkan kepala
Tulis semuanya sesuai urutan yang terlintas. Jangan pikirkan urutan atau pengelompokan, cukup keluarkan sampai habis.
Cek yang terlewat
Periksa lagi email yang belum dibalas, persetujuan yang ditunggu, laporan rutin, dan urusan rumah, lalu tambahkan yang tertinggal.
Rapikan per baris
Pecah pekerjaan besar sampai langkah pertama sehingga bisa dimulai dalam 15 menit. Selesai kalau satu baris berisi satu tugas.
Tentukan prioritas
Sortir tumpukan catatan dengan dua sumbu, yaitu penting dan mendesak. Kalau ukurannya ditetapkan lebih dulu, Anda tidak bingung setiap hari.
Pakai empat kuadran
Letakkan tugas yang sudah dicatat ke empat kuadran di papan. Lihat kuadran mana yang paling penuh untuk memeriksa ke mana waktu Anda pergi.
Blokir waktu agenda
Masukkan lebih dulu waktu untuk pekerjaan penting tetapi tidak mendesak ke kalender dan jaga jadwal itu. Selesai kalau hari dan jamnya sudah pasti.
Setop satu kebiasaan
Pilih satu pekerjaan yang berjalan karena kebiasaan, lalu hentikan atau kurangi frekuensinya. Kalau tidak ada yang keberatan, hentikan saja.
Pilih 3 tugas harian
Inti dari rutinitas harian. Memilih tiga tugas pada pagi hari dan meninjaunya pada sore hari adalah satu paket.
5 menit tiap pagi
Ambil dua tugas dari kuadran kanan atas (kerjakan sekarang) dan satu dari kiri atas (masukkan agenda). Tugas keempat dikembalikan ke kolom pekan ini.
Perkirakan waktunya
Jumlahkan perkiraan waktu ketiga tugas dan kurangi satu bila melebihi waktu yang tersedia hari itu agar rencananya masuk akal.
5 menit tiap sore
Beri tanda pada yang selesai dan tulis satu baris alasan untuk sisanya. Putuskan saat itu juga, digeser ke besok atau dipecah lebih kecil.
Jadikan kebiasaan
Bagian untuk menyimpan catatan sepekan dan menyetel cara kerja agar bisa bertahan. Tinjauan Jumat menentukan bentuk pekan berikutnya.
Isi catatan harian
Tulis 3 tugas hari ini dan jumlah yang selesai ke tabel catatan setiap hari. Kalau ada hari yang kosong, lanjutkan lagi keesokan harinya.
Tulis alasan sisa
Tulis satu baris alasan tugas yang tidak selesai. Kalau alasan kehabisan waktu terus berulang, perkiraan Anda terlalu longgar.
Putuskan tiap Jumat
Lihat catatan sepekan, tulis satu baris pada tiap kolom KPT di bingkai 8, lalu tentukan yang dikerjakan dan yang dihentikan pekan depan. Tugas yang tersisa tiga hari berturut-turut dipecah atau dihentikan.
