Proyek & Pengembangan
Analisis 5 Whys untuk Pemula: Tanyakan Mengapa Lima Kali sampai Akar Masalah
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Templat 5 Whys untuk pemula ini dipakai orang yang pertama kali menangani pencegahan masalah berulang, untuk mengikuti langkah analisis akar masalah sampai menemukan akar dan solusi pencegahnya. Papan tulis terdiri dari dua halaman: di kiri ada bingkai untuk menulis fakta, empat langkah cara menggali, diagram tulang ikan dengan sudut manusia, metode, mesin, dan material, serta rantai enam tingkat dari masalah sampai mengapa kelima; di kanan ada bingkai mengapa yang baik dan yang buruk, akar masalah dengan solusinya, dan rencana pelaksanaan empat baris kali empat kolom. Papan tugas memiliki lima kolom, yaitu masalah terjadi, menggali mengapa, solusi diputuskan, sedang dijalankan, dan efek dicek, serta dimulai dengan 4 tugas induk dan 12 subtugas yang semuanya belum dikerjakan. Pemula biasanya berhenti di kelalaian orang, maka papan ini lebih dulu menyebar penyebab ke empat sudut sebagai petunjuk. Contoh ruang rapat dipesan dua kali mengisi enam tingkat, dan satu sesi sekitar 30 menit.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Papan 5 Whys Akar Masalah
Cara pakai: (1) Tulis kejadiannya sebagai fakta berangka (bingkai 1 halaman kiri) → (2) Kumpulkan calon penyebab dari empat sudut, yaitu manusia, metode, mesin, dan material (bingkai 3 halaman kiri) → (3) Pakai petunjuk itu untuk bertanya mengapa lima kali (bingkai 4 halaman kiri) → (4) Pilih akar masalah, putuskan solusinya, lalu tulis penanggung jawab dan tenggat (bingkai 7 dan 8 halaman kanan)
1. Masalah yang terjadi (tulis fakta dengan angka)
- Kapan dan apa yang terjadi mis. pada 2 September pukul 10.00 ruang rapat tamu dipesan dua kali dan rapat mulai terlambat 20 menit
- Siapa yang terdampak dan seberapa besar mis. 2 tamu dan 4 rekan menunggu 20 menit, lalu 3 orang sibuk mencari ruang lain
- Aturan menulisnya 1. Subjeknya kejadian, bukan orang 2. Selalu masukkan jumlah, waktu, atau nilai uang 3. mis. "kurang teliti" diubah jadi "tidak ada langkah mencatat reservasi ruang"
2. Cara menjalankan 5 Whys (4 langkah)
- 1. Tulis faktanya Tulis kejadiannya dalam satu kalimat lengkap dengan tanggal dan angka. Dengan kejadian sebagai subjek, bukan nama orang, pertanyaan mengapa berikutnya mengarah ke proses.
- 2. Mengapa lima kali Mulai dari calon penyebab di diagram tulang ikan dan gali yang bisa dipastikan faktanya. Boleh berpindah sudut, misalnya dari manusia ke mesin. Jawab satu mengapa saja, bertumpu pada kalimat tepat di atasnya. Beri tanda mungkin pada jawaban yang belum dipastikan, lalu cek kemudian.
- 3. Baca dari bawah Baca dari mengapa kelima ke mengapa pertama sambil menyambung dengan kata karena itu. Tingkat yang tidak nyambung berarti ada lompatan cerita, jadi sisipkan satu tingkat di antaranya.
- 4. Putuskan solusi Tulis tiga solusi yang mengenai akar masalah, lalu pilih yang dijaga oleh prosesnya sendiri. Tulis penanggung jawab, tenggat, dan cara mengukur efeknya. Yang terpilih masuk baris solusi utama, sisanya ke baris pendukung. Pembaruan panduan ditulis di baris pembiasaan.
3. Diagram tulang ikan (sebab akibat) / kumpulkan penyebab dari empat sudut, yaitu manusia, metode, mesin, dan material / dipakai sebagai petunjuk saat menggali / empat kartu di bawah adalah contoh
- Masalah
- Manusia Penyebab 1 (dari gerak orangnya) mis. yang memesan ruang dan yang mengetik ke daftar reservasi ruang orangnya berbeda, dan tidak ada yang memastikan sudah tercatat
- Metode Penyebab 2 (dari aturan dan prosedurnya) mis. cara memesan ruang ada dua, lewat lisan dan lewat daftar, dan keduanya sama-sama berlaku
- Mesin Penyebab 3 (dari alat dan sistemnya) mis. daftar reservasi ruang menerima dua entri di jam yang sama dan tidak memunculkan peringatan apa pun
- Material Penyebab 4 (informasi dan dokumen termasuk material) mis. jadwal reservasi hari itu tidak ditempel di mana pun, jadi tidak ada yang bisa mengecek ruang kosong mendadak
4. Rantai 5 Whys (gali memakai petunjuk dari bingkai sebelumnya / masalah lalu mengapa lima kali / enam tingkat di bawah adalah contoh, hapus dan ganti dengan kasus Anda)
- Masalah Pada 2 September pukul 10.00 ruang rapat tamu dipesan dua kali dan rapat mulai terlambat 20 menit
- Mengapa 1 Ada dua reservasi di jam yang sama, tetapi tidak ada yang menyadarinya sampai pagi hari itu
- Mengapa 2 Satu reservasi tidak pernah masuk daftar karena hanya dititipkan secara lisan
- Mengapa 3 Orang yang dititipi sedang menerima telepon tamu dan saat itu tidak bisa mengetik ke daftar
- Mengapa 4 Daftar reservasi ruang hanya bisa dibuka dari komputer kantor, jadi tidak bisa diisi sambil menelepon atau saat di luar
- Mengapa 5 Cara memesan ruang tidak pernah disatukan, jadi reservasi lisan tetap berlaku dan tidak ada dorongan membuat daftar yang bisa dibuka semua orang
5. Mengapa yang baik (menanyakan sistemnya)
- mis. daftar sering tidak bisa dibuka saat menelepon, arahnya ke soal alat
- Jawab satu mengapa saja, bertumpu pada kalimat tepat di atasnya
- Tulis jawabannya sebagai fakta yang bisa dipastikan
- Kalau lima belum cukup, enam pun boleh. Yang penting alurnya, bukan jumlahnya
6. Mengapa yang buruk (menyalahkan orang)
- mis. kurang teliti, ujungnya cuma janji akan lebih hati-hati
- mis. kurang semangat kerja, dari situ solusi tidak bisa dibuat
- Menumpuk tiga alasan pada satu mengapa, galian bercabang dan berhenti
- Mulai menulis solusi di tengah jalan, penyebabnya masih dangkal
7. Akar masalah dan solusi pencegahnya
- Akar masalah (pilih satu dari mengapa kelima) mis. cara memesan ruang belum disatukan, sehingga reservasi lisan pun masih mengunci ruang
- Solusi pencegah dan penanggung jawabnya mis. pemesanan hanya lewat daftar yang juga bisa dibuka dari ponsel (PIC: ____ / Tenggat: __/__)
- Cara mengukur efeknya mis. hitung reservasi ganda sebulan kemudian. Nol berarti berhasil, satu atau lebih berarti prosedurnya ditinjau lagi
8. Rencana pelaksanaan solusi
| Solusi | PIC | Tenggat | Cara mengukur | |
|---|---|---|---|---|
| Solusi utama | mis. memesan hanya lewat daftar yang bisa dibuka di ponsel | PIC: ____ | s.d. 10/9 | reservasi ganda nol sebulan kemudian |
| Pendukung 1 | mis. kalau dititipi lisan, langsung diketik sendiri saat itu | PIC: ____ | mulai 8/9 | hitung entri yang terlewat tiap pekan |
| Pendukung 2 | mis. tempel jadwal reservasi hari itu di pintu ruang | PIC: ____ | s.d. 20/9 | naik turunnya jumlah pertanyaan |
| Pembiasaan | mis. tambahkan cara memesan ke panduan dan daftar periksa | PIC: ____ | s.d. 30/9 | pelaksana berikutnya memesan dengan cara sama |
Isi papan tugas
Masalah terjadi 16 item
Tulis faktanya
Samakan titik berangkatnya. Kalau bagian ini masih berupa tafsiran, galian mengapa akan melenceng ke soal orang.
Ringkas satu kalimat
Tulis apa yang terjadi, bukan siapa yang salah, dalam satu kalimat. Selesai bila pembaca membayangkan adegan yang sama.
Tulis angka dan jam
Masukkan jam kejadian, jumlah kasus, atau menit keterlambatan supaya efeknya bisa dibandingkan nanti.
Catat yang terdampak
Tulis siapa saja yang dirugikan. Besar dampaknya menentukan seberapa banyak tenaga yang pantas untuk solusinya.
Tanya mengapa 5 kali
Inti dari 5 Whys. Dengan empat sudut pada bingkai 3 sebagai petunjuk, telusuri satu penyebab per tingkat dari kalimat tepat di atasnya.
Tulis mengapa 1-2
Telusuri dua penyebab langsung dari masalahnya. Empat sudut pada bingkai 3 adalah petunjuknya. Jawab dengan fakta, bukan dugaan.
Tulis mengapa 3-5
Gali sampai ke proses atau cara memutuskan. Kalau berhenti di sifat atau perasaan orang, mundur satu tingkat dan ulangi.
Baca dari bawah
Baca dari mengapa kelima ke pertama sambil menyambung dengan kata karena itu. Bila ada tingkat yang tidak nyambung, sisipkan satu.
Akar dan solusinya
Ubah hasil galian menjadi tindakan. Pilih solusi yang dijaga oleh prosesnya sendiri, lalu tentukan penanggung jawab dan tenggatnya.
Pilih satu akar
Dari sekitar mengapa kelima, pilih satu yang bila diperbaiki menghentikan kejadian berulang. Tingkat yang tidak dipilih tetap dicatat.
Tulis 3 solusi
Tulis tiga solusi untuk akar masalah, lalu bandingkan lewat langkah atau alat yang mencegah, bukan lewat kehati-hatian orang.
Isi PIC dan tenggat
Beri solusi terpilih penanggung jawab dan tanggal. Selesai bila siapa mengerjakan apa sampai kapan sudah tertulis.
Jalankan dan cek
Jalankan solusinya, pastikan dengan angka bahwa masalahnya tidak berulang, lalu tinggalkan catatannya.
Jalankan solusinya
Kerjakan solusi sampai tenggatnya. Kalau terlihat akan telat, susun ulang penanggung jawab dan tanggalnya saat itu juga.
Hitung hasilnya
Sebulan kemudian hitung berapa kali masalah yang sama terjadi. Nol atau turun jelas dihitung berhasil.
Perbarui panduan
Tambahkan langkah yang disepakati ke panduan atau daftar periksa supaya tetap jalan saat pelaksananya berganti. Isi dulu penanggung jawab dan tenggat pada baris pembiasaan di bingkai 8.
