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5 Warum für Einsteiger: fünfmal Warum fragen und die Grundursache dauerhaft abstellen
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Diese Einsteiger-Vorlage für die 5-Warum-Analyse richtet sich an alle, die zum ersten Mal eine Ursachenanalyse führen und Schritt für Schritt zu Grundursache und wirksamer Maßnahme kommen wollen. Das Whiteboard hat zwei Seiten: links ein Rahmen für die Fakten, der Ablauf in vier Schritten, ein Ishikawa-Diagramm mit Mensch, Methode, Maschine und Material sowie eine 5-Warum-Kette über sechs Stufen; rechts gute und schlechte Warum-Fragen, Grundursache mit Maßnahme und ein Umsetzungsplan mit vier Zeilen und vier Spalten. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten - Problem, Warum-Analyse, Maßnahme steht, In Umsetzung und Wirkung geprüft - und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wer anfängt, bleibt oft bei Unachtsamkeit stehen, deshalb fächern Sie die Ursachen erst aus vier Blickwinkeln auf und nutzen sie als Hinweise für die fünf Warum. Ein durchgespieltes Beispiel zum doppelt gebuchten Besprechungsraum füllt alle sechs Stufen, ein Durchgang dauert etwa 30 Minuten.
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5-Warum-Ursachenboard
So geht es: (1) Das Geschehene mit Zahlen als Fakten notieren (Problemrahmen) → (2) Ursachen aus vier Blickwinkeln sammeln - Mensch, Methode, Maschine, Material (Ishikawa-Diagramm) → (3) Mit diesen Hinweisen fünfmal Warum fragen (5-Warum-Kette) → (4) Grundursache wählen, Maßnahme festlegen und Verantwortliche mit Frist eintragen (Ursachenrahmen und Umsetzungsplan)
1. Das aufgetretene Problem (Fakten mit Zahlen)
- Wann und was ist passiert z. B. am 2. September um 10 Uhr war der Besucherraum doppelt gebucht, das Meeting begann 20 Minuten später
- Wer war betroffen und wie stark z. B. 2 Gäste und 4 Kollegen warteten 20 Minuten, 3 Personen suchten einen Ersatzraum
- So schreiben Sie es auf 1. Das Ereignis ist das Subjekt, nicht eine Person 2. Immer eine Anzahl, eine Zeit oder einen Betrag nennen 3. z. B. statt "zu wenig geprüft" lieber "es gab keinen Schritt zum Eintragen der Buchung"
2. Ablauf der 5-Warum-Analyse (4 Schritte)
- 1. Fakten notieren Schreiben Sie in einem Satz, was passiert ist, mit Datum und Zahl. Ist das Ereignis das Subjekt statt einer Person, zielt das nächste Warum auf den Ablauf.
- 2. Fünfmal Warum Nutzen Sie die Kandidaten aus dem Ishikawa-Diagramm und beginnen Sie mit dem, was belegbar ist. Der Blickwinkel darf dabei wechseln, etwa von Mensch zu Maschine. Antworten Sie nur auf den Satz direkt darüber, mit genau einem Warum. Unbelegte Antworten mit "vermutlich" markieren und später prüfen.
- 3. Rückwärts lesen Lesen Sie von Warum 5 zurück zu Warum 1 und verbinden Sie die Sätze mit "deshalb". Wo der Übergang nicht trägt, fehlt eine Stufe, also eine Zwischenstufe ergänzen.
- 4. Maßnahme wählen Sammeln Sie drei Maßnahmen gegen die Grundursache und wählen Sie die, die der Ablauf selbst erzwingt. Notieren Sie Verantwortliche, Frist und die Erfolgsprüfung. Die gewählte Maßnahme kommt in die Zeile "Hauptmaßnahme", die übrigen in die Zusatzzeilen. Änderungen an Ablaufplan und Checkliste gehören stattdessen in die Zeile "Verankerung".
3. Ishikawa-Diagramm (Ursache-Wirkungs-Diagramm) / Ursachen aus vier Blickwinkeln sammeln - Mensch, Methode, Maschine, Material / als Hinweise für Feld 4 nutzen / die vier Karten unten sind Beispiele
- Problem
- Mensch Ursache 1 (was Menschen tun) z. B. wer den Raum bestellt und wer ihn in die Buchungsliste einträgt, sind verschiedene Personen, und niemand prüft den Eintrag
- Methode Ursache 2 (Regeln und Ablauf) z. B. es gibt zwei Wege, einen Raum zu belegen, mündlich und über die Buchungsliste, und beide funktionieren
- Maschine Ursache 3 (Werkzeuge und Systeme) z. B. die Buchungsliste nimmt zwei Einträge für denselben Zeitraum an und warnt bei einer Doppelbuchung nicht
- Material Ursache 4 (auch Informationen und Unterlagen zählen als Material) z. B. der Belegungsplan des Tages hängt nirgends aus, kurzfristig lässt sich keine freie Zeit prüfen
4. Die 5-Warum-Kette (mit den Hinweisen aus Feld 3 graben / Problem und fünfmal Warum / die sechs Stufen unten sind Beispiele, also löschen und den eigenen Fall eintragen)
- Problem Am 2. September um 10 Uhr war der Besucherraum doppelt gebucht, das Meeting begann 20 Minuten später
- Warum 1 Für denselben Zeitraum lagen zwei Buchungen vor, und bis zum Morgen des Termins fiel es niemandem auf
- Warum 2 Eine davon stand nicht in der Buchungsliste, sie war nur mündlich erbeten worden
- Warum 3 Die gebetene Person telefonierte gerade mit einem Gast und konnte den Eintrag nicht sofort vornehmen
- Warum 4 Die Buchungsliste lässt sich nur am Büro-PC öffnen, also weder im Telefonat noch unterwegs
- Warum 5 Es wurde nie ein einziger Buchungsweg festgelegt, deshalb belegt eine mündliche Bitte weiterhin den Raum und niemand musste die Liste für alle nutzbar machen
5. Gute Warum-Fragen (sie zielen auf den Ablauf)
- z. B. während eines Telefonats lässt sich die Liste oft nicht öffnen - das führt zum Werkzeug
- Nur auf den Satz direkt darüber antworten, mit genau einem Warum
- Die Antwort als überprüfbare Tatsache formulieren
- Reichen fünf nicht, sind sechs in Ordnung. Es zählt die Kette, nicht die Zahl
6. Schlechte Warum-Fragen (sie beschuldigen Personen)
- z. B. zu wenig geprüft - es endet wieder bei 'wir passen besser auf'
- z. B. zu wenig Motivation - daraus lässt sich keine Maßnahme bauen
- Drei Gründe unter einem Warum - die Kette verzweigt und geht nicht tiefer
- Mittendrin Maßnahmen schreiben - die Ursache bleibt oberflächlich
7. Grundursache und Maßnahme gegen Wiederholung
- Grundursache (eine aus Warum 5 wählen) z. B. es gibt keinen einheitlichen Buchungsweg, eine mündliche Bitte belegt den Raum weiterhin
- Maßnahme und Verantwortliche z. B. Buchungen laufen nur noch über eine Liste, die sich auch am Handy öffnen lässt (Verantwortlich: ____ / Frist: __.__.)
- So prüfen Sie die Wirkung z. B. nach einem Monat die Doppelbuchungen zählen. Null heißt Wirkung, ab einer wird der Ablauf erneut geprüft
8. Umsetzungsplan der Maßnahmen
| Maßnahme | Wer | Frist | Erfolgsprüfung | |
|---|---|---|---|---|
| Hauptmaßnahme | z. B. Buchung nur über die handytaugliche Liste | Wer: ____ | bis 10.09. | nach einem Monat null Doppelbuchungen |
| Zusatz 1 | z. B. mündliche Bitten sofort selbst eintragen | Wer: ____ | ab 08.09. | fehlende Einträge wöchentlich zählen |
| Zusatz 2 | z. B. Tagesbelegung an der Raumtür aushängen | Wer: ____ | bis 20.09. | Veränderung bei den Rückfragen |
| Verankerung | z. B. Buchungsschritte in Ablaufplan und Checkliste ergänzen | Wer: ____ | bis 30.09. | die nächste Person bucht genauso |
Inhalt des Aufgabenboards
Problem 16 Einträge
Fakten notieren
Der Ausgangspunkt wird für alle gleich. Bleibt hier eine Deutung stehen, landen die Warum-Fragen bei Personen statt beim Ablauf.
In einem Satz
Schreiben Sie in einem Satz, was passiert ist, nicht wer schuld ist. Fertig, wenn Lesende dieselbe Szene vor sich sehen.
Datum und Zahl
Ergänzen Sie Uhrzeit, Anzahl oder verlorene Minuten, damit sich die Wirkung später vergleichen lässt.
Betroffene nennen
Halten Sie fest, wer Nachteile hatte. Die Größe der Auswirkung zeigt, wie viel Aufwand die Maßnahme wert ist.
Fünfmal Warum
Das Herzstück der 5-Warum-Analyse. Mit den vier Blickwinkeln aus Feld 3 als Hinweisen gehen Sie Stufe für Stufe vom Satz direkt darüber aus.
Warum 1 und 2
Verfolgen Sie die zwei direkten Ursachen des Problems. Die vier Blickwinkel auf Feld 3 geben die Hinweise. Antworten Sie mit Fakten, nicht mit Vermutungen.
Warum 3 bis 5
Graben Sie weiter, bis Sie beim Ablauf oder bei einer Festlegung ankommen. Landen Sie beim Charakter einer Person, gehen Sie eine Stufe zurück.
Rückwärts prüfen
Lesen Sie von Warum 5 zu Warum 1 und verbinden Sie mit "deshalb". Trägt ein Übergang nicht, ergänzen Sie eine Stufe.
Ursache und Maßnahme
Aus dem Gegrabenen wird Handeln. Wählen Sie eine Maßnahme, die der Ablauf selbst erzwingt, und legen Sie Verantwortliche und Frist fest.
Eine Ursache wählen
Wählen Sie rund um Warum 5 die eine Ursache, deren Behebung die Wiederholung stoppt. Nicht gewählte Stufen bleiben notiert.
Drei Maßnahmen
Sammeln Sie drei Maßnahmen gegen die Grundursache und vergleichen Sie sie danach, ob ein Schritt oder ein Werkzeug schützt statt guter Vorsätze.
Wer bis wann
Geben Sie der gewählten Maßnahme Verantwortliche und Frist. Fertig, wenn steht, wer bis wann was tut.
Umsetzen und prüfen
Die Maßnahme läuft an, die Wirkung wird mit Zahlen bestätigt und das Ergebnis festgehalten.
Maßnahme umsetzen
Setzen Sie die Maßnahme bis zur Frist um. Droht Verzug, ordnen Sie Verantwortliche und Frist sofort neu.
Wirkung messen
Zählen Sie nach einem Monat, wie oft dasselbe Problem auftrat. Null oder ein klarer Rückgang gilt als Wirkung.
Ablauf festhalten
Ergänzen Sie das Vereinbarte in Ablaufplan und Checkliste, damit es einen Wechsel der Zuständigkeit übersteht. Tragen Sie zuvor Verantwortliche und Frist in die Zeile "Verankerung" auf Feld 8 ein.
