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Wochenplanung für Berufseinsteiger: von der Auftragsannahme bis zum Termin
Fortgeschrittene | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 5 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Fortgeschrittene: Namen von Methoden kommen vor, die wichtigsten Punkte werden aber auf dem Whiteboard erklärt. Orientieren Sie sich an den Ausfüllbeispielen und füllen Sie es aus, während Sie überlegen, was zu Ihrer Situation passt.
Vorlage für die wöchentliche Aufgabenplanung im ersten Berufsjahr, wenn Aufträge von mehreren Kollegen gleichzeitig hereinkommen, von der Auftragsannahme über die Priorisierung bis zum Termin. Auf dem Whiteboard stehen die Rahmenbedingungen der Woche und Ihre gemessene Kapazität, das 5W1H, das Sie direkt bei der Annahme klären, eine Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit (Eisenhower-Matrix) für die drei Aufgaben des Tages, eine Tabelle mit der Abweichung zwischen Schätzung und Ist-Zeit sowie der KPT-Rückblick am Freitag. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten — Eingang, Heute, In Arbeit, In Prüfung und Fertig — und startet mit fünf nicht begonnenen Hauptaufgaben, von der festen Auftragsannahme über die Priorisierung am Montag bis zum Zwischenstand vor dem Termin und zum Wochenabschluss. Die Aufgabenplanung bekommt eine feste Form, der Zwischenstand zwei Tage vor dem Termin wird zur Gewohnheit, und das Eingeständnis am Stichtag, dass nichts fertig ist, bleibt aus.
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Wochenplanung für Einsteiger
So geht es: 1. 5W1H direkt bei der Annahme → 2. Montag die drei für heute wählen → 3. Schätzung und Ist-Zeit notieren → 4. Freitag KPT
1. Rahmen der Woche (wichtigste Arbeit, Regeln, gemessene Kapazität)
- Die wichtigste Arbeit der Woche Die Rechnungsprüfliste für den Jour fixe am Freitag um 10 Uhr. Dafür steht notfalls alles andere still.
- Regeln für diese Woche Ansprechpartnerin ist die erfahrene Kollegin Anna. Nach 30 Minuten Stillstand frage ich nach Höchstens zwei neue Aufträge pro Tag. Der dritte wartet bis morgen Höchstens drei Aufgaben in Arbeit. Wird es mehr, geht eine zurück in die Spalte Eingang
- Grenze der Annahme Fest stehen die Schulung am Mittwoch um 13 Uhr und die Betriebsversammlung am Donnerstag um 15 Uhr Frei bleibt je eine Stunde am Mittwoch und am Donnerstag. Sind sie belegt, lautet die Antwort „frühestens Montag“
- Gemessene Kapazität Fünf Stunden echte Arbeitszeit pro Tag (gemessen ohne Besprechungen und Verwaltungskram) Ich brauche im Schnitt das 1,4-Fache der Schätzung
2. Sofort klären, bevor Sie weggehen (5W1H)
- Rechnungsprüfliste
- What Zwanzig Rechnungen prüfen und in einer Excel-Tabelle sammeln
- Why Für den Jour fixe am Freitag um 10 Uhr. Zahlendreher vorher finden
- Who Per E-Mail an die Leitung Finanzen. Adresse sofort erfragen
- When Kein „so schnell wie möglich“. Wiederholen Sie „bis Freitag 17 Uhr“
- Where In den Ordner Rechnungen auf dem gemeinsamen Laufwerk. Ablageort erfragen
- How Die Datei vom Juli geben lassen und im gleichen Format erstellen
3. Die drei Aufgaben für heute wählen (Dringlichkeit und Wichtigkeit)
Senkrechte Achse: Wichtigkeit (wie sehr es schadet, wenn es liegen bleibt) / Waagerechte Achse: Dringlichkeit (wie nah der Termin ist)
- In den Kalender Wichtig, aber der Termin liegt fern. Blocken Sie heute 30 Minuten und fangen Sie an. Sonst fällt die Aufgabe nächste Woche unverändert in das dringende Feld.
- Die drei für heute In die Spalte Heute schieben und noch am Vormittag beginnen. Ab der vierten Karte fragen Sie die erfahrene Kollegin nach der Reihenfolge und nehmen eine heraus.
- Bis nächste Woche liegen lassen In der Spalte Eingang liegen lassen und nicht anfassen. Liegt die Karte am Freitag noch dort, fragen Sie beim Auftraggeber nach, ob sie noch gebraucht wird.
- Abgeben Der Termin ist nah, aber es muss nicht Ihre Aufgabe sein. Schildern Sie dem Auftraggeber die Lage und lassen Sie ihn entscheiden, wer übernimmt.
4. Tabelle aus Schätzung und Ist-Zeit (auch den Grund der Abweichung notieren)
| Schätzung | Ist-Zeit | Grund der Abweichung | Beim nächsten Mal | |
|---|---|---|---|---|
| Protokoll schreiben | 30 Min. Geplant war, direkt nach der Besprechung fertig zu sein | 1 Std. 20 Min. Zweimal nachgehört, um die Sprecher zuzuordnen | Nicht notiert, wer was gesagt hat | Während der Besprechung die Initialen der Sprecher notieren Schätzung auf eine Stunde setzen |
| Rechnungsprüfung | 1 Std. Geplant war, alle 20 Positionen mit dem Auge zu prüfen | 50 Min. Ab der zweiten Position lief es schneller | Arbeit mit festem Ablauf schwankt nicht | Bei Routine trifft die Schätzung zu Die gewonnene Zeit fließt in die Grafiken |
| Grafiken für Unterlagen | 2 Std. Geplant war, alle drei Blätter am Stück zu erstellen | 5 Std. 30 Min. Die Richtung zu spät geklärt und zweimal neu erstellt | Ohne Frage nach dem fertigen Ergebnis begonnen | Das erste Blatt sofort zeigen Bei Neuem die Schätzung verdoppeln |
5. Rückblick am Freitag (KPT)
Keep (beibehalten)
- Die drei Aufgaben für heute in der Morgenrunde genannt
- Zweimal zwei Tage vor dem Termin einen Zwischenstand gegeben
Problem (was gestört hat)
- Eine Unterbrechung am Mittwoch hat die Schätzung verdoppelt
- Zwei Karten lagen drei Wochen unberührt
Try (als Nächstes testen)
- Bei Unterbrechungen „ich melde mich in 30 Minuten“ sagen und die Sache erst mitnehmen
- Freitags 10 Minuten nehmen und beim Auftraggeber nachfragen, ob drei Wochen alte Karten noch nötig sind
- Eine Woche lang die Zeit für Unterbrechungen messen und auf die Schätzung aufschlagen
Inhalt des Aufgabenboards
Eingang 18 Einträge
Annahme festlegen
Es entscheidet sich in den ersten 30 Sekunden. Bleibt der Auftrag vage, verschieben sich Termin und fertiges Ergebnis später, und Sie müssen alles neu erstellen.
Notizvorlage anlegen
Legen Sie die sechs Felder des 5W1H als Vorlage in die Kartenbeschreibung und füllen Sie sie bei jedem neuen Auftrag aus.
Termin abfragen
Gehen Sie nie mit einem „so schnell wie möglich“ zurück an den Platz. Fragen Sie Datum und Uhrzeit, notieren Sie beides auf der Karte und wiederholen Sie es.
Ziel wiederholen
Sagen Sie laut, wem Sie was in welchem Format übergeben. Stimmt das Bild überein, entfällt die spätere Nacharbeit.
Montag priorisieren
Fünfzehn Minuten am Montag legen die Reihenfolge der Woche fest. Genau das nimmt Ihnen die Gewohnheit, nach Eingang zu arbeiten.
Alle Karten sichten
Öffnen Sie alle Karten der Spalte Eingang und sortieren Sie sofort aus, was überfällig ist oder nicht mehr gebraucht wird.
Drei für heute
Nehmen Sie aus dem Feld mit hoher Dringlichkeit und hoher Wichtigkeit genau drei Karten in die Spalte Heute. Nie eine vierte.
Reihenfolge erfragen
In einer Woche mit kollidierenden Terminen entscheiden Sie nicht allein. Lassen Sie den Auftraggeber die Reihenfolge festlegen. Diese Entscheidung abzugeben ist richtig.
Plan und Ist prüfen
Dass Schätzungen danebenliegen, ist im ersten Jahr normal. Halten Sie den Grund der Abweichung fest, dann trifft die nächste Schätzung besser.
Schätzung notieren
Schreiben Sie vor dem Start auf die Karte, wie viele Stunden Sie erwarten. Ohne diese Zahl fehlt später jede Vergleichsgrundlage.
Abweichung notieren
Tragen Sie beim Abschluss die Ist-Zeit und den Grund der Abweichung in die Tabelle ein. Entscheidend ist die Ursache, nicht der Name der Aufgabe.
Früh Bescheid geben
Der Bericht am Termintag kommt zu spät. Zeigen Sie den Stand auf halbem Weg, korrigieren Sie die Richtung, und die ganze Zeit für die Nacharbeit entfällt.
Zwischenstand zeigen
Zeigen Sie den Stand bei der Hälfte dem Auftraggeber und prüfen Sie, ob die Richtung stimmt. Warten Sie nicht auf das perfekte Ergebnis.
Prüfung anfordern
Schieben Sie die Karte in die Spalte In Prüfung und sagen Sie dazu, bis wann Sie eine Rückmeldung brauchen. Legen Sie sie nicht kommentarlos ab.
Verzug sofort melden
Sagen Sie es an dem Tag, an dem Sie merken, dass es nicht reicht. Es am Vorabend zu erfahren, ist für den Auftraggeber am schlimmsten.
Woche abschließen
Zehn Minuten am Freitag helfen Ihnen in der kommenden Woche. Beenden Sie die Woche mit sichtbar offenen Punkten.
Offenes übertragen
Schieben Sie alles, was in der Spalte Heute liegen geblieben ist, zurück in den Eingang und setzen Sie die Termine auf die nächste Woche.
Ruhende schließen
Fragen Sie bei Karten, die drei Wochen unberührt liegen, beim Auftraggeber nach, ob sie noch nötig sind, und schließen Sie sie sonst mit Begründung.
