專案與開發
新人每週任務分流：從接下工作到守住截止期限
中級｜白板 1 頁·任務看板 5 欄（5 個父任務、13 個子任務）
中級：會出現方法的名稱，但重點已在白板上說明。以填寫範例為線索，配合自己的情況思考並填寫。
為被多位前輩同時交辦工作的第一年新人，把接下工作的方式、優先順序的排法和截止期限管理整理在一起的每週任務管理範本。白板上排著本週的前提與自己處理能力的實測值、接到交辦當場確認的5W1H、用緊急度×重要度（艾森豪矩陣）挑出今天三件事的矩陣、記下預估與實際落差的紀錄表，以及週五的KPT回顧。任務看板分成已接下的工作、今天要做、進行中、待確認審閱、已完成五欄，從把接下工作的方式固定下來、週一排優先順序，到比較預估與實際、截止前進度回報和週末盤點，五個父任務都以未開始的狀態排好。新人的任務管理有了章法，截止前兩天的進度回報變成習慣，當天才說「還沒做出來」的意外就不會再發生。
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新人每週任務分流
使用方式: ① 接到交辦當場確認5W1H → ② 週一決定今天的三件 → ③ 寫下預估與實際 → ④ 週五用KPT回顧
① 本週的前提（重要工作、規則、自己的實測值）
- 本週最重要的工作 週五上午10點例會要發的請款核對表。只有這一件，就算停下別的也要趕上。
- 本週訂下的規則 有事先找前輩陳彥廷。卡住30分鐘就去問 新的交辦一天最多接兩件。第三件挪到隔天 進行中最多三件。多了就退一件回已接下的工作欄
- 不再接下的界線 已定行程是週三下午1點的教育訓練和週四下午3點的全體會議 空檔只有週三、週四各一小時。排滿了就回「下週一的話可以」
- 自己處理能力的實測 一天能用來作業的時間是5小時（扣掉會議和雜務後的實測） 實際花費平均是預估的1.4倍
② 接到交辦當場確認（5W1H）
- 請款核對表
- What 請款核對表20筆。彙整成一張Excel表
- Why 要在週五上午10點例會發出。先把數字錯誤挑掉
- Who 用電子郵件交給王經理。收件人當場問清楚
- When 不接受「盡快」。複誦成「週五下午5點之前」
- Where 放進共用資料夾的「請款」。存放位置也要問
- How 先要一份上次7月的檔案，照同樣格式做
③ 用緊急度×重要度決定今天的三件
縱軸：重要度（不做會有多困擾）／橫軸：緊急度（離截止期限有多近）
- 排進行程 重要但截止期限還遠。今天先留30分鐘動手。放著不管，下週就會原樣掉進緊急那一格。
- 今天的三件 移到今天要做欄，上午之內就開始。超過三件就請前輩排順序，撤掉一件。
- 留到下週 就放在已接下的工作欄不要動。週五還在的話，就問交辦人還需不需要。
- 轉給別人 截止期限近，但不一定要自己做。把狀況告訴交辦人，讓他決定轉給誰。
④ 預估工時與實際的紀錄表（連落差理由一起寫）
| 預估 | 實際 | 落差理由 | 下次改進 | |
|---|---|---|---|---|
| 撰寫會議紀錄 | 30分鐘 原本想在會議一結束就寫完 | 1小時20分鐘 為了確認發言者重聽了兩次 | 沒有記下哪句話是誰說的 | 開會時就寫下發言者的姓 預估先抓1小時 |
| 請款核對 | 1小時 原本想20筆全部用眼睛核對 | 50分鐘 從第二筆開始上手就變快了 | 步驟固定的工作不會有落差 | 定型工作的預估會準 省下的時間挪去做配圖 |
| 資料配圖製作 | 2小時 原本想三張一起做完 | 5小時30分鐘 方向確認得太晚，重做了兩次 | 沒問完成的樣子就先動手了 | 做完第一張就先拿去給人看 第一次做的工作預估抓兩倍 |
⑤ 週五的回顧（KPT）
Keep（要繼續的事）
- 在晨會上說出了今天的三件
- 截止前兩天的進度回報做到了兩次
Problem（遇到的困難）
- 週三被臨時插進來的工作打斷，預估落差到兩倍
- 還留著兩張三週沒動過的卡片
Try（下次要試的事）
- 遇到臨時插進來的工作，先用「我30分鐘後回覆您」帶回來
- 週五留10分鐘，向交辦人確認三週沒動的卡片還需不需要
- 花一週量臨時插進來的工作佔掉的時間，試著加進預估裡
任務看板內容
已接下的工作 18 項
固定接下工作的方式
接下的那30秒就決定了。這裡含糊，截止期限和完成的樣子事後都會歪掉，最後只能重做。
做一份交辦筆記格式
把5W1H的六個項目做成卡片說明欄的範本，每接到一件交辦就把那裡填滿。
當場確認截止期限
不要帶著「盡快」回座位。問到日期和時間，當場寫在卡片上並複誦一次。
複誦完成的樣子
把交給誰、交什麼、用什麼格式念出來確認。認知一致，重做就不會發生。
週初排出優先順序
用週一的15分鐘決定一週的順序。這段時間是為了戒掉「照湧過來的先後動手」。
週一盤點所有卡片
把已接下的工作欄裡的卡片全部打開，逾期的、已經取消的當場分類處理掉。
決定今天要做的三件
從重要度與緊急度都高的格子裡，只挑三件移到今天要做欄。不放第四件。
請前輩排優先順序
截止期限撞在一起的一週別自己決定，請交辦人排順序。把判斷交出去才是對的。
比較預估與實際
預估失準對新人來說本來就正常。把落差的理由留下來，下次的預估就會更準。
動手前先寫下預估
在卡片上寫下你覺得要花幾小時再開始。沒寫就動手，事後沒有可比對的材料。
用一行留下落差理由
完成時把實際花費時間和落差理由寫進紀錄表。重點是寫原因，而不是寫工作名稱。
養成截止前確認習慣
截止當天才回報已經太遲。中途先拿出來看、把方向修正好，重做的時間就整段省下來。
截止前兩天進度回報
做到一半時就拿給交辦人看，確認方向對不對。不要等到完美才拿出來。
提出審閱請求
移到待確認審閱欄，並附上希望對方什麼時候之前看完。不要只是放著。
有延誤徵兆立刻商量
在發現趕不上的那天就說。前一天才被告知，對交辦人來說最困擾。
週末整理未完成事項
用週五的10分鐘幫下週的自己。把沒做完的事變成看得見的樣子，再結束這一週。
把未完成移到下週
把今天要做欄剩下的卡片退回已接下的工作欄，並把期限重新拉到下週的日期。
關掉擱置的卡片
三週沒動過的卡片就問交辦人還需不需要，不需要就寫上理由，移到已完成。
