Projetos e Desenvolvimento
Gestão semanal de tarefas para novatos: de receber pedidos a cumprir prazos
Intermédio | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (5 tarefas principais e 13 subtarefas)
Intermédio: Aparecem os nomes dos métodos, mas o essencial está explicado no quadro branco. Use os exemplos de preenchimento como guia e complete-o a pensar na sua própria situação.
Modelo de gestão semanal de tarefas para quem está no primeiro ano e recebe pedidos de vários colegas em simultâneo, da forma de aceitar um pedido à definição de prioridades e aos prazos. No quadro estão as premissas da semana e a sua capacidade real medida, o 5W1H a confirmar no momento em que recebe o pedido, uma matriz de urgência por importância (matriz de Eisenhower) para escolher as três tarefas de hoje, uma tabela com o desvio entre estimativa e tempo real, e a retrospetiva KPT de sexta-feira. O quadro de tarefas tem cinco colunas — recebido, hoje, em curso, em revisão e concluído — e começa com cinco tarefas principais por iniciar, desde fixar a forma de receber pedidos e definir prioridades à segunda-feira até dar um ponto de situação antes do prazo e fazer o balanço de sexta-feira. A gestão de tarefas do novato ganha forma, dar um ponto de situação dois dias antes do prazo torna-se hábito e desaparece o mau bocado de admitir no próprio dia que nada está feito.
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Gestão semanal de tarefas
Como usar: 1. 5W1H logo ao receber o pedido → 2. À segunda, escolher as três de hoje → 3. Anotar estimativa e tempo real → 4. À sexta, KPT
1. Premissas da semana (trabalho central, regras, capacidade real)
- O trabalho mais importante da semana A folha de verificação de faturas para a reunião de sexta-feira às 10h00. Esta cumpre-se nem que seja preciso parar tudo o resto.
- Regras desta semana Falo com a Inês, a colega mais experiente. Se estiver 30 minutos preso, vou perguntar No máximo dois pedidos novos por dia. O terceiro passa para o dia seguinte No máximo três tarefas em curso. Se aumentarem, uma volta para a coluna Recebido
- Onde deixo de aceitar Fixos: a formação de quarta-feira às 13h00 e a reunião geral de quinta-feira às 15h00 Só sobra uma hora livre na quarta e outra na quinta. Quando encherem, respondo que só na segunda-feira seguinte
- A minha capacidade real Cinco horas de trabalho efetivo por dia (medidas depois de descontar reuniões e tarefas administrativas) Demoro em média 1,4 vezes o estimado
2. Confirmar no momento, antes de sair dali (5W1H)
- Folha de verificação de faturas
- What Vinte faturas verificadas e reunidas numa folha de Excel
- Why Para a reunião de sexta-feira às 10h00. Apanhar antes os erros de números
- Who Enviar por e-mail ao chefe da contabilidade. Perguntar já o endereço
- When Não aceitar «o mais depressa possível». Repetir: até sexta-feira às 17h00
- Where Na pasta Faturação do disco partilhado. Perguntar onde fica
- How Pedir o ficheiro de julho e fazer com o mesmo formato
3. Escolher as três de hoje (urgência por importância)
Eixo vertical: Importância (o que custa se ficar por fazer) / Eixo horizontal: Urgência (quão perto está o prazo)
- Marcar na agenda Importante, mas o prazo ainda vai longe. Reserve 30 minutos hoje e comece. Se deixar andar, na próxima semana cai direito no quadrante urgente.
- As três de hoje Passe para a coluna Hoje e comece de manhã. Se passar de três, peça a ordem à colega mais experiente e retire uma.
- Deixar para a próxima semana Deixe ficar na coluna Recebido sem lhe tocar. Se à sexta-feira ainda lá estiver, pergunte a quem pediu se ainda faz falta.
- Passar a outra pessoa O prazo está perto, mas não tem de ser feito por si. Explique a situação a quem pediu e deixe que decida quem fica com a tarefa.
4. Tabela de estimativa e tempo real (escreva também o motivo do desvio)
| Estimativa | Tempo real | Motivo do desvio | O que mudar | |
|---|---|---|---|---|
| Ata da reunião | 30 min Contava fechar logo a seguir à reunião | 1 h 20 min Ouvi duas vezes para saber quem falava | Não anotei de quem era cada intervenção | Apontar as iniciais de quem fala Estimar uma hora |
| Verificação de faturas | 1 h Contava verificar as 20 linhas a olho | 50 min A partir da segunda ganhei ritmo | O trabalho com passos fixos não oscila | No trabalho de rotina a estimativa acerta O tempo ganho vai para os gráficos |
| Gráficos do material | 2 h Contava fazer os três de uma vez | 5 h 30 min Confirmei tarde a direção e refiz duas vezes | Comecei sem perguntar o que era estar pronto | Mostrar o primeiro assim que estiver Duplicar a estimativa no que é novo |
5. Retrospetiva de sexta-feira (KPT)
Keep (manter)
- Disse as três de hoje na reunião da manhã
- Dei ponto de situação dois dias antes do prazo, duas vezes
Problem (o que atrapalhou)
- Uma interrupção de quarta-feira duplicou a minha estimativa
- Dois cartões ficaram três semanas parados
Try (o que experimentar a seguir)
- Perante uma interrupção, dizer «respondo dentro de 30 minutos» e levar o assunto comigo
- Reservar 10 minutos à sexta-feira e perguntar se os cartões parados há três semanas ainda fazem falta
- Medir durante uma semana o tempo das interrupções e somá-lo às estimativas
Conteúdo do quadro de tarefas
Recebido 18 itens
Fixar a receção
Decide-se nos primeiros 30 segundos. Se o pedido ficar vago, o prazo e a forma final desalinham-se depois e é preciso refazer tudo.
Modelo de pedido
Deixe os seis campos do 5W1H como modelo na descrição do cartão e preencha-os sempre que chegar um pedido.
Confirmar o prazo
Não volte para o lugar com um «o mais depressa possível». Pergunte a data e a hora, escreva-as no cartão e repita-as em voz alta.
Repetir o pedido
Diga em voz alta a quem entrega o quê e em que formato. Se a ideia bater certo, deixa de haver trabalho refeito.
Priorizar à segunda
Quinze minutos à segunda-feira fixam a ordem da semana. É isso que tira o hábito de atender pela ordem de chegada.
Rever os cartões
Abra todos os cartões da coluna Recebido e separe logo ali o que passou do prazo e o que deixou de fazer falta.
Escolher as três
Do quadrante de muita urgência e muita importância, passe exatamente três cartões para a coluna Hoje. Nunca um quarto.
Pedir a ordem
Numa semana com prazos a chocar, não decida sozinho. Deixe quem faz o pedido definir a ordem. Entregar essa decisão é o correto.
Comparar com o real
Falhar as estimativas é normal no primeiro ano. Deixe escrito porque falhou e a seguinte fica mais perto.
Anotar a estimativa
Escreva quantas horas acha que vai demorar antes de começar. Se começar sem isso, depois não há com o que comparar.
Anotar o desvio
No fim, registe o tempo real e o motivo da diferença. O importante é escrever a causa e não o nome da tarefa.
Avisar com margem
Contar no dia do prazo é tarde de mais. Se mostrar a meio e corrigir o rumo, poupa por inteiro o tempo de refazer.
Mostrar a 2 dias
Com metade feita, mostre a quem pediu e confirme se o rumo está certo. Não espere por ter tudo perfeito.
Pedir revisão
Passe para a coluna Em revisão e diga até quando precisa que olhem para aquilo. Não deixe o cartão ali estacionado.
Avisar do atraso
Diga no próprio dia em que percebe que não chega a tempo. Saber na véspera é o pior para quem fez o pedido.
Fechar a semana
Dez minutos à sexta-feira ajudam o seu eu da semana seguinte. Acabe a semana com o que ficou por fazer à vista.
Passar o pendente
Devolva à coluna Recebido o que sobrar na coluna Hoje e volte a marcar os prazos para a semana seguinte.
Fechar o parado
Se um cartão está há três semanas parado, pergunte a quem o pediu se ainda faz falta e feche-o com um motivo, se não fizer.
