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Modelos de Projetos e Desenvolvimento
Do planeamento à retrospetiva, use diretamente os quadros e a estrutura de tarefas de que a sua equipa de desenvolvimento precisa. O quadro branco e o kanban vêm juntos, prontos a usar na própria reunião.
8 itens
Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia
Quem trabalha ou estuda e quer organizar-se usa este modelo de gestão de tarefas para iniciantes e, na primeira semana, aprende a listar tudo, a priorizar e a ficar só com 3 tarefas por dia. O quadro branco ocupa duas páginas: à esquerda, um quadro para listar as tarefas da semana, a matriz de importância e urgência com quatro quadrantes, três quadros com os 3 de hoje, o que fica para esta semana e o que está à espera, e os quatro passos do dia (5 minutos de manhã e 5 ao fim da tarde); à direita, o registo de segunda a sexta com 5 linhas e 3 colunas, o KPT de sexta em 10 minutos com três colunas e ainda dois tropeços e um quadro de dicas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de listadas a concluídas, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Como listar e priorizar tarefas sem desistir? Parta cada item até ao primeiro passo de 15 minutos e nunca passe de 3 por dia. Serve para o trabalho, para os estudos e para as tarefas de casa.
Gestão de projetos para iniciantes: plano com objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos
Quem lidera um pequeno projeto pela primeira vez usa este modelo de gestão de projetos para iniciantes para juntar numa só página o objetivo, o âmbito, os prazos, a equipa e os riscos. O quadro branco tem duas páginas. À esquerda ficam a carta do projeto, as cinco fases do arranque ao encerramento, o mapa de partes interessadas por influência e interesse e três molduras com âmbito, equipa e riscos. À direita ficam a tabela de marcos com quatro linhas e quatro colunas, a matriz que ordena os riscos por probabilidade e impacto e três molduras com o ponto semanal, os atrasos e o encerramento. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de a planear a concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da carta ao registo do encerramento. Se não sabe por onde começar um plano de projeto, siga a ordem dos cinco grupos de processos do guia PMBOK, que é a mesma do quadro. Pensado para projetos pequenos de algumas semanas a alguns meses, como um evento interno ou um piloto.
Gráfico de Gantt para iniciantes: levantar tarefas e traçar início, fim e responsável
Quem aprende pela primeira vez a fazer um gráfico de Gantt usa este modelo para iniciantes para levantar as tarefas de um projeto pequeno e traçar início, fim e responsável em barras. No quadro branco, a página esquerda tem três molduras de WBS (preparação, produção e divulgação), quatro colunas MoSCoW que filtram o que entra na tabela e um cronograma de Gantt de 5 tarefas por 6 semanas; a página direita tem o objetivo e o prazo, os 5 passos, três molduras com dois erros comuns e uma dica, as regras semanais e as três colunas do KPT. O quadro de tarefas tem cinco colunas - levantamento, a agendar, em curso, em revisão e concluído - com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, do objetivo até à atualização semanal. Um gráfico de Gantt põe as tarefas na vertical e o calendário na horizontal e mostra cada período de trabalho como uma barra. Filtre com o MoSCoW antes de traçar, para o gráfico não ficar cheio de linhas.
5 Porquês para iniciantes: perguntar porquê cinco vezes até à causa raiz e travar a repetição
Este modelo dos 5 Porquês para iniciantes é para quem trata pela primeira vez da prevenção de falhas e quer seguir o método passo a passo até chegar à causa raiz e à ação que a trava. O quadro branco tem duas páginas: à esquerda, um quadro para escrever os factos, os quatro passos da sessão, um diagrama de espinha de peixe com pessoas, método, máquina e materiais, e a cadeia de seis degraus do problema até ao quinto porquê; à direita, os porquês bons e os maus, a causa raiz com a sua ação, e um plano de execução de quatro linhas por quatro colunas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, problema ocorrido, a perguntar porquê, ação decidida, em execução e efeito verificado, e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas, todas por iniciar. Quem começa costuma parar na falta de atenção de alguém, por isso o quadro espalha primeiro as causas por quatro ângulos e usa-as como pistas. O exemplo da sala com reserva dupla preenche os seis degraus e uma revisão leva cerca de 30 minutos.
Desenvolvimento ágil para iniciantes: papéis, eventos e artefactos do Scrum no primeiro sprint
Quem aprende desenvolvimento ágil ou entra pela primeira vez numa equipa Scrum usa este modelo para iniciantes para perceber os 3 papéis, os 5 eventos e os 3 artefactos e correr o primeiro sprint. No quadro branco estão a ideia do ágil, o fluxo do sprint de 2 semanas em 5 passos, três molduras com os 3 papéis, três molduras com os 3 artefactos, uma tabela rápida dos 5 eventos, quatro colunas MoSCoW para escolher o que entra desta vez e uma retrospetiva KPT. O quadro de tarefas tem cinco colunas, Product Backlog, Sprint Backlog, em desenvolvimento, à espera de revisão e concluído, e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, dos termos do Scrum ao primeiro sprint, à daily e à revisão final. Quem entra sem saber como funciona o Scrum fica para trás nos termos, mas ao seguir este quadro de cima para baixo durante um sprint fica a saber o que dizer na daily. Ao contrário de um quadro para equipas já a rodar, aqui o essencial é perceber os termos e viver a primeira vez.
Gestão semanal de tarefas para novatos: de receber pedidos a cumprir prazos
Modelo de gestão semanal de tarefas para quem está no primeiro ano e recebe pedidos de vários colegas em simultâneo, da forma de aceitar um pedido à definição de prioridades e aos prazos. No quadro estão as premissas da semana e a sua capacidade real medida, o 5W1H a confirmar no momento em que recebe o pedido, uma matriz de urgência por importância (matriz de Eisenhower) para escolher as três tarefas de hoje, uma tabela com o desvio entre estimativa e tempo real, e a retrospetiva KPT de sexta-feira. O quadro de tarefas tem cinco colunas — recebido, hoje, em curso, em revisão e concluído — e começa com cinco tarefas principais por iniciar, desde fixar a forma de receber pedidos e definir prioridades à segunda-feira até dar um ponto de situação antes do prazo e fazer o balanço de sexta-feira. A gestão de tarefas do novato ganha forma, dar um ponto de situação dois dias antes do prazo torna-se hábito e desaparece o mau bocado de admitir no próprio dia que nada está feito.
Caderno de recuperação de erros: os primeiros 30 minutos e a prevenção
Modelo de recuperação de erros para quem está no primeiro ano de trabalho, da primeira resposta à comunicação à chefia, à análise dos cinco porquês e à prevenção da repetição. No quadro estão como encarar o erro, um fluxo de cinco passos para os primeiros 30 minutos, os cinco pontos que qualquer comunicação precisa com frases sem desculpas, uma análise dos cinco porquês e um registo de prevenção. O kanban vai do incidente à conclusão em cinco colunas, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas já escritas e por iniciar — primeira resposta, separar factos e impacto, comunicar, procurar a causa e evitar a repetição. Com as palavras da comunicação e o passo seguinte já decididos, começa-se a agir em vez de esconder o erro e fica um mecanismo para que não volte a acontecer.
Atas e relatórios: documentos lidos nos 30 minutos a seguir à reunião
Modelo de ata de reunião e relatório para quem acaba de herdar a ata e quer saber como a redigir, pensado para abrir antes de começar a tomar notas e ao rever o rascunho antes de enviar. O quadro branco reúne um esquema 5W1H do relatório, uma tabela que compara ata, relatório de ponto de situação, relatório diário e relatório de incidente, os 30 minutos a seguir à reunião, uma lista de verificação antes do envio com as regras de estilo e um registo das correções recebidas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de Rascunho a No modelo, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas por começar, desde tomar notas até atualizar o próprio modelo. Cada documento avança como um cartão e cada correção volta ao modelo, por isso deixa de hesitar sobre o que escrever num relatório e o número de reparos por documento desce mês após mês.