Projetos e Desenvolvimento
Gráfico de Gantt para iniciantes: levantar tarefas e traçar início, fim e responsável
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem aprende pela primeira vez a fazer um gráfico de Gantt usa este modelo para iniciantes para levantar as tarefas de um projeto pequeno e traçar início, fim e responsável em barras. No quadro branco, a página esquerda tem três molduras de WBS (preparação, produção e divulgação), quatro colunas MoSCoW que filtram o que entra na tabela e um cronograma de Gantt de 5 tarefas por 6 semanas; a página direita tem o objetivo e o prazo, os 5 passos, três molduras com dois erros comuns e uma dica, as regras semanais e as três colunas do KPT. O quadro de tarefas tem cinco colunas - levantamento, a agendar, em curso, em revisão e concluído - com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, do objetivo até à atualização semanal. Um gráfico de Gantt põe as tarefas na vertical e o calendário na horizontal e mostra cada período de trabalho como uma barra. Filtre com o MoSCoW antes de traçar, para o gráfico não ficar cheio de linhas.
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Gráfico de Gantt para iniciantes
Como usar: (1) Fixar o objetivo e o prazo → (2) Dividir o trabalho em preparação, produção e divulgação (WBS) → (3) Filtrar com o MoSCoW o que entra na tabela → (4) Definir ordem e dias e traçar as barras → (5) Atualizar no mesmo dia todas as semanas e fechar com o KPT
1. Levantamento (WBS) / Preparação
- Definir o evento (objetivo, data, número de pessoas)
- Reservar o espaço e o orçamento
- Falar com os envolvidos e definir responsáveis
- ex.: reservar o espaço até 25/9
2. Levantamento (WBS) / Produção
- Escrever o convite e o formulário de inscrição
- Escrever o alinhamento do dia
- Reunir e imprimir os materiais
- ex.: mostrar o texto a alguém a 2/10
3. Levantamento (WBS) / Divulgação
- Enviar o e-mail de convite
- Ver as inscrições e reforçar o anúncio
- Fazer a receção e a arrumação no dia
- ex.: enviar a 6/10 e repetir o convite a 13/10
4. Filtrar em 4 níveis o que fazer agora (MoSCoW = Must obrigatório / Should importante / Could se der / Won't fica de fora)
Must obrigatório
- ex.: definir o evento, escrever o convite, recolher inscrições, o dia e a arrumação Sem isto não há evento. Vira sempre linha da moldura 5
Should importante
- ex.: reunir e imprimir os materiais (linha Fazer materiais da moldura 5) Atrasa tudo se falhar. Vira linha da moldura 5 se houver espaço
Could se der
- ex.: publicar fotos do dia nas redes sociais É bom ter, mas não vira linha da moldura 5
Won't fica de fora
- ex.: tratar os inquéritos aos participantes Decida que fica de fora desta vez e deixe escrito
5. Gráfico de Gantt (tarefas x semanas) ■ = semana de trabalho ▲ = prazo. Só as linhas Must e Should da moldura 4
| Semana 1 | Semana 2 | Semana 3 | Semana 4 | Semana 5 | Semana 6 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Definir o evento | ■ Ana | ■▲fecho | – | – | – | – |
| Escrever o convite | – | ■ Rui | ■▲final | – | – | – |
| Fazer materiais | – | – | ■ Rui | ■ Rui | ■▲imprimir | – |
| Recolher inscrições | – | – | – | ■ Sofia | ■▲prazo | – |
| O dia e a arrumação | – | – | – | – | ■ todos | ■▲o dia |
6. Objetivo e prazo do projeto
- O que é estar concluído ex.: realizar até ao fim o evento interno do próximo mês, com 50 participantes
- Datas que não se mexem ex.: dia do evento 20/10 / envio do convite 6/10 A semana 1 da moldura 5 é a de 15/9. São 6 semanas até à semana do evento
- O que ainda não está decidido ex.: espaço por confirmar. Limite de orçamento também por confirmar. A quem perguntar: ____ / Até quando: __/__
7. Os 5 passos para fazer um gráfico de Gantt
- Passo 1 Começar pelo prazo Ponha primeiro as datas que não se mexem. Se as deixar para o fim, tem de traçar tudo outra vez.
- Passo 2 Escrever as tarefas Faça três blocos grandes e parta-os até cada tarefa caber em meio dia a três dias. No fim, escolha Must e Should no MoSCoW da moldura 4 e a partir daqui trabalhe só com essas.
- Passo 3 Definir a ordem Ligue as tarefas que só podem começar depois de outra terminar e ponha lado a lado as que correm em paralelo.
- Passo 4 Estimar os dias Escreva quantos dias leva cada tarefa. Conte também os dias de revisão e de espera.
- Passo 5 Traçar e atribuir Marque o período com ■ e o prazo com ▲ e escreva o responsável em cada linha. Não são todas as tarefas levantadas: só as principais, aquelas que doem se atrasarem (Must e Should da moldura 4).
8. Erro 1: tarefas grandes de mais
- ex.: traçar 3 semanas numa só linha chamada Fazer o site
- Ninguém consegue dizer se está a avançar ou a atrasar
- Como corrigir. Partir até caber em meio dia a três dias
- Se sobrar alguma linha com mais de uma semana, parta outra vez
9. Erro 2: folga zero
- ex.: não contar os dias de revisão e pôr o fim no próprio dia do prazo
- Basta uma tarefa atrasar para tudo o que vem a seguir escorregar
- Como corrigir. Pôr a revisão e a espera como uma linha própria
- Deixe a última semana só para o dia do evento e termine o resto antes
10. Como manter o hábito (evitar traçar e nunca mais abrir)
- ex.: fazer no primeiro dia e só voltar a abrir três dias antes do prazo
- O atraso aparece tarde e já sobram poucas saídas
- Como corrigir. Marcar já o dia e a hora da atualização
- Se a atualização levar 10 minutos, é bem mais fácil manter
11. Regras da atualização semanal
- Quando atualizar ex.: todas as sextas-feiras às 16h00, durante 10 minutos. Responsável: ____ Deixe marcado no calendário como evento repetido
- O que atualizar 1. Marcar as tarefas terminadas 2. Escrever numa linha até onde vai cada tarefa em curso 3. Pôr o nome de quem começa as linhas da semana seguinte
- Se encontrar um atraso Escolha uma de três saídas: mexer no prazo, cortar trabalho ou acrescentar pessoas, e deixe escrito na mesma linha o dia e quem decidiu
12. Fazer a retrospetiva no fim (KPT)
Keep manter
- ex.: consegui atualizar às sextas às 16h00 durante seis semanas
- ex.: pôr a espera por revisão numa linha fez-me ver os atrasos mais cedo
Problem problema
- ex.: uma tarefa estimada em 2 dias levou 5
- ex.: numa tarefa esqueci-me da linha de espera e ficou parada 3 dias
Try experimentar
- ex.: da próxima vez ler as molduras 8 e 9 antes de traçar
- ex.: estimar 1,5 vezes os dias nas tarefas que escorregaram
Conteúdo do quadro de tarefas
Levantamento 16 itens
Definir meta e prazo
Antes de traçar seja o que for, fixe o que significa estar concluído e as datas que não se mexem. Se isto ficar vago, mais tarde tem de traçar todas as barras outra vez.
Escrever o objetivo
Escreva numa linha quem recebe o quê para o projeto estar terminado. Quando estiver concreto como no exemplo, cole na moldura 6 do quadro.
Fixar a data limite
Confirme com os envolvidos a data que não se mexe e feche-a. Se esta data mudar, o gráfico inteiro tem de ser refeito, por isso trate dela primeiro.
Listar responsáveis
Escreva os nomes de quem participa e o tipo de trabalho que pode pedir a cada um. É este o material para pôr um nome em cada linha da tabela.
Levantar as tarefas
É a parte do WBS. Vai partindo o trabalho dos blocos grandes para os pequenos. Tudo o que faltar aqui vira atraso mais tarde, por isso peça a outra pessoa para rever.
Criar 3 blocos
Divida o projeto em três blocos, como preparação, produção e divulgação, e escreva-os nas molduras 1, 2 e 3 do quadro.
Partir em subtarefas
Parta cada bloco até cada tarefa caber em meio dia a três dias. Se uma tarefa passa de uma semana, ainda está partida de forma grosseira.
Mostrar a um colega
Mostre a lista aos envolvidos e acrescente o que faltar. À primeira vez faltam sempre duas ou três tarefas. Depois de as juntar, escolha Must e Should no MoSCoW da moldura 4.
Datas e responsáveis
É a parte em que põe as tarefas levantadas no tempo. Decidir a ordem e os dias antes de traçar reduz muito o retrabalho.
Definir a ordem
Com as tarefas Must e Should da moldura 4, encontre os pares em que uma só pode começar depois da outra e alinhe-os. As que correm em paralelo ficam lado a lado.
Estimar os dias
Escreva quantos dias leva cada tarefa. Na dúvida conte mais, e inclua nos dias as revisões e os tempos de espera.
Traçar as barras
Na tabela da moldura 5, ponha ■ nas semanas de trabalho e ▲ na semana do prazo, e junte o nome do responsável. Só as tarefas Must e Should da moldura 4 viram linhas. Aqui fica pronta a primeira versão.
Atualizar por semana
Um gráfico traçado e esquecido deixa de ser usado. Marque um dia da semana e atualize, para encontrar os atrasos cedo.
Marcar o que avançou
No dia combinado, marque as tarefas terminadas. Nas que estão em curso, escreva numa linha até onde já foram.
Corrigir os atrasos
Procure as linhas atrasadas e decida uma de três saídas, ou seja mexer no prazo, cortar trabalho ou acrescentar pessoas.
Fazer a retrospetiva
Escreva três tarefas em que a estimativa e o real ficaram muito longe e organize-as em Keep, Problem e Try no KPT da moldura 12. Servem para estimar melhor no projeto seguinte.
