गैंट चार्ट शुरुआती गाइड: काम की सूची बनाकर शुरू, अंत और ज़िम्मेदार तय करें

गैंट चार्ट शुरुआती बोर्ड

इस्तेमाल: (1) मक़सद और समय-सीमा पक्की करें → (2) काम को तैयारी, बनाना और प्रचार में बाँटें (WBS) → (3) MoSCoW से तय करें कि तालिका में कौन सा काम जाएगा → (4) क्रम और दिन तय करके लकीरें खींचें → (5) हर हफ़्ते उसी दिन अपडेट करें और अंत में KPT से समीक्षा करें

1. काम की सूची (WBS) / तैयारी

• आयोजन तय करना (मक़सद, तारीख़, कितने लोग)
• जगह और बजट पक्का करना
• संबंधित लोगों से बात करके ज़िम्मा बाँटना
• उदा. 25/9 तक जगह अस्थायी रूप से बुक करना

2. काम की सूची (WBS) / बनाना

• निमंत्रण का मसौदा और फ़ॉर्म बनाना
• उस दिन का क्रम-पत्र लिखना
• बाँटने की सामग्री जुटाकर छपवाना
• उदा. 2/10 को मसौदा किसी और से पढ़वाना

3. काम की सूची (WBS) / प्रचार

• निमंत्रण ईमेल भेजना
• रजिस्ट्रेशन देखकर दोबारा सूचना देना
• उस दिन रजिस्ट्रेशन और समेटना संभालना
• उदा. 6/10 को भेजना, 13/10 को फिर याद दिलाना

4. इस बार के काम 4 दर्जों में छाँटें (MoSCoW = Must ज़रूरी / Should होना चाहिए / Could हो सके तो / Won't इस बार नहीं)

Must ज़रूरी

• उदा. आयोजन तय करना, निमंत्रण लिखना, रजिस्ट्रेशन जमा करना, आयोजन और समेटना इनके बिना आयोजन बनता ही नहीं। ये हमेशा खाने 5 की पंक्ति बनेंगे

Should होना चाहिए

• उदा. सामग्री जुटाकर छपवाना (खाने 5 की सामग्री बनाना पंक्ति) देर हुई तो दिक़्क़त होगी। गुंजाइश हो तो खाने 5 की पंक्ति बनाएँ

Could हो सके तो

• उदा. उस दिन की तस्वीरें सोशल मीडिया पर डालना हो जाए तो अच्छा, पर खाने 5 की पंक्ति नहीं बनाएँगे

Won't इस बार नहीं

• उदा. प्रतिभागियों की राय का हिसाब लगाना इस बार नहीं करेंगे, यह तय करके लिख छोड़ें

5. गैंट चार्ट (काम × हफ़्ता) ■ = काम वाला हफ़्ता ▲ = समय-सीमा। पंक्तियाँ सिर्फ़ खाने 4 के Must और Should की

6. प्रोजेक्ट का मक़सद और समय-सीमा

• क्या हो जाने पर पूरा माना जाएगा उदा. अगले महीने का दफ़्तरी आयोजन 50 लोगों के साथ उसी दिन तक चलाकर ख़त्म कर देना
• जो तारीख़ें हिलाई नहीं जा सकतीं उदा. आयोजन का दिन 20/10 / निमंत्रण ईमेल 6/10 खाने 5 का पहला हफ़्ता 15/9 वाला है। आयोजन के हफ़्ते तक 6 हफ़्ते खींचने हैं
• जो अभी तय नहीं हुआ उदा. जगह तय नहीं है। बजट की सीमा भी पक्की नहीं है। किससे पूछना है: ____ / कब तक: __/__

7. गैंट चार्ट बनाने के 5 चरण

1. चरण 1 समय-सीमा से शुरू करें जो तारीख़ें हिलाई नहीं जा सकतीं, उन्हें पहले रखें। इन्हें आख़िर में तय किया तो सब कुछ दोबारा खींचना पड़ेगा।
2. चरण 2 काम लिख डालें तीन बड़े ढेर बनाकर उन्हें आधे दिन से तीन दिन के आकार तक बाँटें। बाँटने के बाद खाने 4 के MoSCoW में Must और Should चुनें, और आगे सिर्फ़ उन्हीं कामों से मतलब रखें।
3. चरण 3 क्रम तय करें जो काम पहले ख़त्म हुए बिना शुरू नहीं हो सकते, उन्हें लकीर से जोड़ें और साथ-साथ चलने वालों को बराबर में रखें।
4. चरण 4 दिनों का अनुमान लगाएँ हर काम में कितने दिन लगेंगे, यह लिखें। जाँच और इंतज़ार का समय भी दिनों में गिनें।
5. चरण 5 लकीर खींचकर नाम लिखें तालिका में ■ से काम की अवधि और ▲ से समय-सीमा रखें, तथा हर पंक्ति में ज़िम्मेदार का नाम भरें। सूची के सारे काम नहीं, सिर्फ़ वे मुख्य काम पंक्ति बनेंगे जिनकी देरी भारी पड़ती है (खाने 4 के Must और Should)।

8. ग़लती 1 — काम बहुत बड़ा रह गया

• उदा. साइट बनाना नाम की एक ही पंक्ति में 3 हफ़्ते की लकीर खींच दी
• काम आगे बढ़ रहा है या पिछड़ रहा है, किसी को पता ही नहीं चलता
• सुधार का तरीक़ा। आधे दिन से तीन दिन के आकार तक बाँट लें
• एक हफ़्ते से बड़ी कोई पंक्ति बची हो तो उसे फिर से बाँटें

9. ग़लती 2 — ज़रा भी गुंजाइश नहीं

• उदा. जाँच के दिन जोड़े बिना समय-सीमा वाले दिन पर ही पूरा होने की लकीर खींच दी
• एक काम पिछड़ते ही पीछे के सारे काम खिसक जाते हैं
• सुधार का तरीक़ा। जाँच और इंतज़ार को अलग पंक्ति के रूप में जोड़ें
• आख़िरी हफ़्ते में सिर्फ़ आयोजन रखें, बनाने के काम उससे पहले ख़त्म करें

10. टिकाने की तरकीब (खींचकर भूल जाना रोकें)

• उदा. पहले दिन बनाया और फिर समय-सीमा से 3 दिन पहले खोला
• देरी देर से दिखती है और बचे हुए रास्ते कम रह जाते हैं
• सुधार का तरीक़ा। अपडेट का दिन और समय पहले ही तय कर लें
• अपडेट 10 मिनट में निपट जाए, ऐसा रखने से आदत टिकती है

11. हर हफ़्ते अपडेट का नियम

• कब अपडेट करना है उदा. हर शुक्रवार शाम 4 बजे से 10 मिनट। ज़िम्मेदार: ____ कैलेंडर में दोहराई जाने वाली प्रविष्टि के रूप में डाल दें
• क्या अपडेट करना है 1. ख़त्म हुए कामों पर निशान लगाएँ 2. चल रही पंक्ति पर एक पंक्ति में लिखें कि कहाँ तक पहुँचे 3. अगले हफ़्ते शुरू होने वाली पंक्ति में ज़िम्मेदार का नाम भरें
• देरी दिखे तो समय-सीमा खिसकाना, काम घटाना या लोग बढ़ाना, इन तीन में से एक चुनें, और तय करने का दिन तथा तय करने वाले का नाम उसी पंक्ति में लिख छोड़ें

12. ख़त्म होने पर समीक्षा (KPT)

Keep जारी रखें

• उदा. हर शुक्रवार शाम 4 बजे का अपडेट 6 हफ़्ते तक चलता रहा
• उदा. जाँच के इंतज़ार को भी एक पंक्ति बनाया, इसलिए देरी जल्दी पकड़ में आई

Problem समस्या

• उदा. अनुमान 2 दिन था, असल में 5 दिन लगे, ऐसा एक काम रहा
• उदा. एक काम में इंतज़ार की पंक्ति जोड़ना भूल गए और वह 3 दिन रुका रहा

Try आज़माएँ

• उदा. अगली बार लकीर खींचने से पहले खाने 8 और 9 साथ में पढ़ लेंगे
• उदा. जो काम खिसका, अगली बार उसके दिन 1.5 गुना मानकर अनुमान लगाएँगे