शुरुआती के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट: उद्देश्य, दायरा, समय, टीम और जोखिम एक पन्ने की योजना में

शुरुआती के लिए प्रोजेक्ट योजना बोर्ड

इस्तेमाल: (1) उद्देश्य, लक्ष्य, समय-सीमा और बजट एक पन्ने पर लिखें (चार्टर) → (2) संबंधित लोगों को प्रभाव और रुचि से छाँटकर जुड़ाव तय करें (स्टेकहोल्डर मैप) → (3) क्या करेंगे, क्या नहीं और किसकी क्या भूमिका, यह तय करें → (4) जोखिम लिखें, पड़ाव तालिका में रखें और चार खानों में छाँटें → (5) हर हफ़्ते प्रगति जाँचें

1. प्रोजेक्ट चार्टर (शुरू करने से पहले तय किया जाने वाला एक पन्ना, जिसमें उद्देश्य, लक्ष्य, समय-सीमा और बजट हों)

• उद्देश्य (क्यों कर रहे हैं) उदा. नए साथियों का आपस में मेल बढ़े और तैनाती के बाद उन्हें पूछने लायक कोई मिल जाए
• लक्ष्य (खत्म होने पर स्थिति) उदा. 20/10 को दफ़्तर में मिलन कार्यक्रम, 60 लोगों की उपस्थिति और 4.0 या उससे ऊपर संतुष्टि
• समय-सीमा और बजट उदा. कार्यक्रम 20/10 को, तैयारी 8/9 से शुरू। बजट अधिकतम ₹15,000 (जगह 5,000, खाना 8,000, सामान 2,000)
• टीम (ज़िम्मेदार कौन है) उदा. ज़िम्मेदार मैं खुद, संचालन पूरे कार्यक्रम का समय देखेगा, जगह वाला बुकिंग और सजावट, रिकॉर्ड वाला कार्यवृत्त ज़िम्मेदार: ____ / संचालन: ____ / जगह: ____ / रिकॉर्ड: ____

2. प्रोजेक्ट के पाँच चरण (शुरुआत, योजना, अमल, निगरानी और नियंत्रण, समापन)

1. 1. शुरुआत इस चरण में यह करना है: उद्देश्य, लक्ष्य और ज़िम्मेदार तय करें, तथा बिंदु 3 से संबंधित लोगों को छाँटकर सहमति लें। उदा. एक पन्ने का चार्टर सीनियर को दिखाकर मंज़ूरी लेना।
2. 2. योजना इस चरण में यह करना है: काम, समय-सारणी, टीम, खर्च और जोखिम तय करें। उदा. चार पड़ाव रखकर उनके ज़िम्मेदार और जाँच का तरीका भी लिखना।
3. 3. अमल इस चरण में यह करना है: योजना के अनुसार काम आगे बढ़ाएँ और ऑर्डर तथा अनुरोध भेजें। उदा. जगह बुक करना और पूरे दफ़्तर को सूचना भेजना।
4. 4. निगरानी और नियंत्रण इस चरण में यह करना है: हफ़्ते में एक बार योजना और असल का अंतर देखकर कदम उठाएँ। उदा. देरी तीन दिन से ऊपर जाए तो दायरा या समय-सारणी दोबारा देखना।
5. 5. समापन इस चरण में यह करना है: नतीजे जाँचें, भुगतान और रिकॉर्ड बंद करें और आगे सौंप दें। उदा. फ़ीडबैक और असली खर्च एक पन्ने पर छोड़ जाना।

3. स्टेकहोल्डर मैप (संबंधित लोगों का नक्शा, जिसमें प्रभाव और रुचि से तय होता है कि किसे कितना जोड़ना है)

ऊर्ध्वाधर अक्ष: प्रभाव ज़्यादा (ऊपर = जो फ़ैसला या रोक लगा सकें) / क्षैतिज अक्ष: रुचि ज़्यादा (दाएँ = जिनकी दिलचस्पी ज़्यादा)

• संतुष्ट रखें सिर्फ़ तय बातें बताएँ, छोटी-छोटी बातों पर सलाह न लें। नतीजा ज़रूर बताएँ ताकि शिकायत न रहे। उदा. प्रशासन प्रमुख को केवल जगह और बजट के फ़ैसले बताना
• पूरी तरह जोड़ें साप्ताहिक जाँच में बुलाएँ और एक पन्ने की योजना पर सहमति लें। हर पड़ाव पर खुद जाकर समझाएँ। बिंदु 5 आपकी अपनी टीम के अंदर का बँटवारा है, जबकि बिंदु 3 बाहर के लोगों समेत हर व्यक्ति से व्यवहार का तरीका है। उदा. सीनियर और हॉल देने वाला प्रशासन का व्यक्ति
• नज़र बनाए रखें मेहनत लगाने की ज़रूरत नहीं, बस देखते रहें। रुचि बढ़े तो दाईं ओर जानकारी साझा करें में ले जाएँ, और फ़ैसले में दख़ल दिखे तो ऊपर संतुष्ट रखें में। उदा. दूसरा विभाग जो उस दिन शामिल नहीं है
• जानकारी साझा करें रुचि ज़्यादा है, इसलिए तय बातें खुद आगे बढ़कर नियमित रूप से बताएँ। सवालों का जवाब जल्दी दें। उदा. आने वाले नए साथियों को न्योता और दिन का कार्यक्रम पहले भेजना

4. दायरा (क्या करेंगे, क्या नहीं)

• करेंगे, उदा. जगह की बुकिंग, न्योता भेजना, दिन का संचालन, फ़ीडबैक
• नहीं करेंगे, उदा. उपहार बनवाना, वीडियो शूट और एडिटिंग
• जो नहीं करना है वह लिखा हो, तो बीच की नई माँग मना की जा सकती है
• कुछ जोड़ना हो तो साथ ही तय करें कि समय बदलेगा या बजट

5. टीम (कौन क्या संभालेगा)

• ज़िम्मेदार एक ही होगा। फ़ैसले की ज़रूरत पर यही व्यक्ति तय करेगा
• उदा. संचालन समय देखेगा, जगह वाला बुकिंग और सजावट, रिकॉर्ड वाला कार्यवृत्त
• जिससे मदद माँगें, उसे लिखकर दें कि क्या और कब तक करना है

6. जोखिम (हो जाए तो मुश्किल)

• उदा. आने वाले 30 से कम रह जाएँ
• उदा. जगह बुक न हो पाए या उस दिन कोई ज़िम्मेदार न आए
• जैसे-जैसे याद आए चिपकाते जाएँ, छाँटना बिंदु 8 के चार खानों में करें

7. माइलस्टोन तालिका (नीचे की चार पंक्तियाँ सिर्फ़ उदाहरण हैं, तारीख़ और ब्योरा अपने काम के हिसाब से बदलें; निगरानी बिंदु 9 की साप्ताहिक जाँच में देखी जाती है)

8. जोखिम छाँटना (होने की संभावना × असर की गंभीरता)

ऊर्ध्वाधर अक्ष: असर (ऊपर = बड़ा) / क्षैतिज अक्ष: संभावना (दाएँ = आसानी से हो जाए)

• सिर्फ़ तैयारी रखें कम ही होता है, पर हो जाए तो काम रुक जाता है। किसे फ़ोन करना है और क्या करना है, यह एक लाइन में तय रखें। उदा. उस दिन बिजली चली जाना
• पहले ही कदम उठाएँ उपाय योजना के अंदर ही रखें। ज़िम्मेदार और तारीख़ लगाकर टास्क बोर्ड पर डालें। उदा. लोग नहीं जुट रहे, इसलिए न्योता दो बार भेजना
• अभी कुछ न करें सिर्फ़ दर्ज रखें। साप्ताहिक जाँच में हालात बदलें तो ऊपर खिसका दें। उदा. कुछ सामान समय पर न पहुँचे
• होने पर सँभालें मान लें कि होगा, बस तरीका तय रखें और रोकने में समय न लगाएँ। उदा. रिसेप्शन पर भीड़, इसलिए दो कतारें बना देना

9. साप्ताहिक जाँच का तरीका (15 मिनट)

• हर हफ़्ते उसी दिन और उसी समय, उदा. हर सोमवार 9.30 बजे से 15 मिनट
• देखने को सिर्फ़ तीन बातें, यानी देरी, दिक्कतें और इस हफ़्ते के काम
• माइलस्टोन तालिका के क्या तैयार होगा और असल हालात की तुलना करें
• जो तय हो वह बोर्ड पर लिखें, बात कहकर छोड़ न दें

10. देरी होने पर फ़ैसले का तरीका

• देरी तीन दिन से ऊपर जाए, तो दायरा, समय या लोग, क्या बदलेगा यह ज़िम्मेदार तय करे
• उदा. न्योता देर से गया, इसलिए उपहार को नहीं करने वाली सूची में डालकर समय निकालना
• जितनी जल्दी बताएँगे, उतने ज़्यादा रास्ते बचे रहेंगे

11. पूरा होने के बाद क्या छोड़ें

• उदा. 60 लोग आए, संतुष्टि 4.2, खर्च ₹13,000 और बजट के भीतर
• जो अच्छा रहा और अगली बार क्या बदलेंगे, तीन-तीन लाइन में लिखें
• अगला व्यक्ति पढ़कर उन्हीं कदमों से काम चला सके, ऐसा रूप दें