शुरुआती के लिए 5 Whys बोर्ड: पाँच बार क्यों पूछकर जड़ कारण और रोकथाम तय करें

शुरुआती के लिए 5 Whys बोर्ड

इस्तेमाल: (1) हुई घटना को अंकों सहित तथ्य में लिखें (बाएँ पन्ने का फ़्रेम 1 देखें) → (2) मनुष्य, विधि, मशीन और सामग्री, इन चार कोणों से कारणों के उम्मीदवार निकालें (बाएँ पन्ने का फ़्रेम 3 देखें) → (3) उन्हीं सुराग़ों से पाँच बार क्यों पूछें (बाएँ पन्ने का फ़्रेम 4 देखें) → (4) जड़ कारण चुनकर रोकथाम तय करें और कार्ययोजना में ज़िम्मेदार तथा समय-सीमा लिखें (दाएँ पन्ने के फ़्रेम 7 और 8 देखें)

1. जो समस्या हुई (तथ्य अंकों सहित लिखें)

• कब और क्या हुआ उदा. 2 सितंबर सुबह 10 बजे मेहमानों वाला मीटिंग रूम दो बार बुक हो गया और बैठक 20 मिनट देर से शुरू हुई
• किस पर असर पड़ा और कितना उदा. 2 मेहमान और 4 सहकर्मी 20 मिनट रुके रहे, तथा दूसरा कमरा ढूँढ़ने में 3 लोग लगे
• लिखने के नियम 1. कर्ता व्यक्ति नहीं, घटना को बनाइए 2. संख्या, समय या रक़म में से कोई एक ज़रूर लिखिए 3. उदा. "जाँच नहीं हुई" को "बुकिंग दर्ज करने का कोई क़दम ही नहीं था" कीजिए

2. 5 Whys चलाने का तरीक़ा (4 क़दम)

1. 1. तथ्य लिखें जो हुआ उसे तारीख़ और अंकों सहित एक वाक्य में लिखिए। कर्ता व्यक्ति के बजाय घटना हो, तो अगला क्यों अपने आप प्रक्रिया की ओर मुड़ता है।
2. 2. पाँच बार क्यों फिशबोन के उम्मीदवारों से शुरू कीजिए और जिनकी पुष्टि हो सकती है, उन्हें खोदिए। खोदते हुए एक कोण से दूसरे कोण पर जाना ठीक है, जैसे मनुष्य से मशीन। ठीक ऊपर वाले वाक्य को लेकर एक ही क्यों का जवाब दीजिए। जो जाँचा नहीं है, उस पर शायद लिखकर बाद में पुष्टि कीजिए।
3. 3. उल्टा पढ़िए पाँचवें क्यों से पहले क्यों तक इसीलिए जोड़कर पढ़िए। जो चरण नहीं जुड़ता, वहाँ बात छलाँग लगा रही है, इसलिए बीच में एक चरण जोड़ दीजिए।
4. 4. उपाय तय करें जड़ कारण पर लगने वाले तीन उपाय लिखिए और जिसे प्रक्रिया ख़ुद रोक ले, वही चुनिए। ज़िम्मेदार, समय-सीमा और असर जाँचने का तरीक़ा भी लिखिए। चुना हुआ उपाय मुख्य पंक्ति में और बाक़ी सहायक पंक्तियों में जाएँगे। मैनुअल में जोड़ना पक्का करने वाली पंक्ति में लिखिए।

3. फिशबोन डायग्राम (कारण-प्रभाव चित्र) / मनुष्य, विधि, मशीन और सामग्री, इन चार कोणों से कारण निकालिए / खोदते समय यही सुराग़ बनेंगे / नीचे के चार कार्ड उदाहरण हैं

• समस्या
  • मनुष्य कारण 1 (लोगों की हरकत से जुड़ा) उदा. कमरा बुक कराने वाला और बुकिंग सूची में दर्ज करने वाला अलग-अलग हैं, और दर्ज हुआ या नहीं, कोई नहीं देखता
  • विधि कारण 2 (नियम और तरीक़े की ओर से) उदा. कमरा रोकने के दो रास्ते हैं, ज़ुबानी और सूची में दर्ज करके, और दोनों से जगह मिल जाती है
  • मशीन कारण 3 (औज़ार और सिस्टम की ओर से) उदा. बुकिंग सूची एक ही समय की दो प्रविष्टियाँ ले लेती है और दोहरी बुकिंग पर कोई चेतावनी नहीं दिखाती
  • सामग्री कारण 4 (जानकारी और काग़ज़ भी सामग्री हैं) उदा. उस दिन की बुकिंग कहीं लगाई नहीं जाती, इसलिए ऐन वक़्त पर ख़ाली कमरा कोई देख नहीं पाता

4. 5 Whys की शृंखला (पिछले फ़्रेम के सुराग़ों से खोदिए / समस्या से पाँच क्यों तक / नीचे के छह चरण उदाहरण हैं, इन्हें मिटाकर अपना मामला लिखिए)

1. समस्या 2 सितंबर सुबह 10 बजे मेहमानों वाला मीटिंग रूम दो बार बुक हो गया और बैठक 20 मिनट देर से शुरू हुई
2. क्यों 1 एक ही समय पर दो बुकिंग थीं, फिर भी उसी दिन सुबह तक किसी का ध्यान नहीं गया
3. क्यों 2 एक बुकिंग सूची में दर्ज ही नहीं थी, वह सिर्फ़ ज़ुबानी कहकर छोड़ दी गई थी
4. क्यों 3 जिसे कहा गया था, वह मेहमान का फ़ोन ले रहा था और उस समय सूची में दर्ज नहीं कर सका
5. क्यों 4 बुकिंग सूची सिर्फ़ दफ़्तर के कंप्यूटर से खुलती है, इसलिए फ़ोन पर या बाहर रहते हुए दर्ज नहीं हो पाती
6. क्यों 5 कमरा बुक करने का एक ही तरीक़ा कभी तय नहीं हुआ, इसलिए ज़ुबानी कहने से भी जगह रुक जाती है और सूची सबके लिए खोलने की ज़रूरत ही नहीं पड़ी

5. अच्छे क्यों (प्रक्रिया से सवाल करते हैं)

• उदा. फ़ोन पर रहते हुए सूची न खुलना अकसर होता है, बात औज़ार तक बढ़ती है
• ठीक ऊपर वाले वाक्य को लेकर एक ही क्यों का जवाब दीजिए
• जवाब ऐसा तथ्य हो जिसकी पुष्टि हो सके
• पाँच से काम न चले तो छह भी ठीक हैं, गिनती नहीं, कड़ी अहम है

6. बुरे क्यों (व्यक्ति को दोष देते हैं)

• उदा. जाँच नहीं हुई, आगे भी ध्यान रखेंगे कहकर बात ख़त्म हो जाती है
• उदा. मन नहीं लगाया, इससे कोई उपाय बन ही नहीं सकता
• एक क्यों पर तीन कारण लिख देना, कड़ी बँट जाती है और गहराई रुक जाती है
• बीच में ही उपाय लिखने लगना, कारण उथला रह जाता है

7. जड़ कारण और दोबारा न होने का उपाय

• जड़ कारण (पाँचवें क्यों में से एक चुनिए) उदा. कमरा बुक करने का एक ही तरीक़ा तय नहीं है, इसलिए ज़ुबानी कहने से भी जगह रुक जाती है
• रोकथाम का उपाय और ज़िम्मेदार उदा. बुकिंग सिर्फ़ उस सूची में दर्ज करके हो, जो मोबाइल से भी खुलती है (ज़िम्मेदार: ____ / समय-सीमा: __/__)
• असर जाँचने का तरीक़ा उदा. एक महीने बाद दोहरी बुकिंग के मामले गिनिए। शून्य हों तो असर हुआ, एक भी हो तो तरीक़ा फिर देखिए

8. उपाय लागू करने की योजना