प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट
नए कर्मचारी का साप्ताहिक कार्य प्रबंधन: काम लेने से समयसीमा तक
मध्यम | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)
मध्यम: तरीकों के नाम आते हैं, पर मुख्य बातें व्हाइटबोर्ड पर समझाई गई हैं। भरने के उदाहरणों को सहारा बनाकर, अपनी स्थिति के अनुसार सोचते हुए भरें।
पहले साल के नए कर्मचारी के लिए साप्ताहिक कार्य प्रबंधन टेम्पलेट, जिसमें कई सीनियर से एक साथ आने वाला काम लेने का तरीका, प्राथमिकता तय करना और समयसीमा प्रबंधन एक ही जगह हैं. व्हाइटबोर्ड पर इस सप्ताह की शर्तें और अपनी क्षमता का असल माप, काम मिलते ही मौके पर पूछने वाला 5W1H, तात्कालिकता × महत्व (आइज़नहावर मैट्रिक्स) से आज के तीन काम तय करने वाला खाका, अनुमान और असल समय के अंतर का रिकॉर्ड, तथा शुक्रवार की KPT समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड में मिला काम, आज करना है, चल रहा है, समीक्षा में और पूरा — ये पाँच कॉलम हैं, तथा काम लेने का तरीका तय करने, सोमवार को प्राथमिकता देने, अनुमान से तुलना करने, समयसीमा से पहले रिपोर्ट देने और सप्ताहांत की छँटाई तक पाँच मुख्य कार्य बिना शुरू हुए रखे हैं. नए कर्मचारी का कार्य प्रबंधन ढर्रे में आ जाता है, समयसीमा से दो दिन पहले बीच की रिपोर्ट देना आदत बन जाती है और उसी दिन “अभी नहीं हुआ” कहने वाली दुर्घटना खत्म हो जाती है.
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व्हाइटबोर्ड पूर्वावलोकन
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साप्ताहिक कार्य प्रबंधन
उपयोग: 1. काम मिलते ही 5W1H पूछें → 2. सोमवार को आज के तीन तय करें → 3. अनुमान और असल समय लिखें → 4. शुक्रवार को KPT से समीक्षा
1. इस सप्ताह की शर्तें (मुख्य काम, नियम, अपनी माप)
- इस सप्ताह का सबसे बड़ा काम शुक्रवार सुबह 10 बजे की नियमित बैठक में बाँटी जाने वाली बिल जाँच शीट. यही एक काम बाकी सब रोककर भी समय पर पूरा करना है.
- इस सप्ताह के नियम सलाह के लिए सीनियर प्रिया जी. 30 मिनट अटकूँ तो पूछने जाऊँ नया काम दिन में 2 तक. तीसरा अगले दिन पर चल रहा काम 3 तक. बढ़े तो एक मिला काम कॉलम में वापस
- यहाँ से आगे नहीं लेना तय कार्यक्रम — बुधवार दोपहर 1 बजे प्रशिक्षण और गुरुवार दोपहर 3 बजे पूरी टीम की बैठक खाली समय बुधवार-गुरुवार में सिर्फ़ 1-1 घंटा. भर जाए तो जवाब — अगले सोमवार तक ही हो पाएगा
- अपनी मापी हुई क्षमता दिन में काम के लिए मिलने वाला समय 5 घंटे (बैठकों और छोटे कामों को घटाकर मापा) अनुमान से औसतन 1.4 गुना समय लग रहा है
2. काम मिलते ही मौके पर पूछें (5W1H)
- बिल जाँच शीट
- What 20 बिलों की जाँच शीट. एक Excel शीट में इकट्ठी
- Why शुक्रवार सुबह 10 बजे की बैठक में बाँटने के लिए. संख्याओं की गलती पहले पकड़नी है
- Who लेखा प्रबंधक को ईमेल से भेजना. पता मौके पर पूछ लें
- When “जल्दी से” पर काम न लें. “शुक्रवार शाम 5 बजे तक” दोहराएँ
- Where साझा फ़ोल्डर के “बिल” में रखें. जगह भी पूछ लें
- How पिछले जुलाई की फ़ाइल एक लें और उसी प्रारूप में बनाएँ
3. तात्कालिकता × महत्व से आज के तीन तय करें
ऊर्ध्वाधर अक्ष: महत्व (न करने पर कितनी दिक्कत) / क्षैतिज अक्ष: तात्कालिकता (समयसीमा कितनी पास है)
- योजना में डालिए महत्वपूर्ण है पर समयसीमा दूर है. आज सिर्फ़ 30 मिनट निकालकर शुरू कीजिए. छोड़ दिया तो अगले हफ़्ते वैसे ही तात्कालिक खाने में गिर जाएगा.
- आज के तीन काम आज करना है कॉलम में ले जाइए और सुबह ही शुरू कीजिए. तीन से ज्यादा हो जाएँ तो सीनियर से क्रम पूछकर एक हटा दीजिए.
- अगले हफ़्ते तक रहने दीजिए मिला काम कॉलम में रखा रहने दीजिए, हिलाइए मत. शुक्रवार तक बचा रहे तो देने वाले से पूछिए कि जरूरत है या नहीं.
- किसी और को दीजिए समयसीमा पास है पर यह काम आपका ही होना जरूरी नहीं. देने वाले को स्थिति बताइए और तय करवाइए कि किसे सौंपना है.
4. अनुमानित और असल समय का रिकॉर्ड (अंतर का कारण भी लिखें)
| अनुमान | असल समय | अंतर का कारण | अगली बार क्या करें | |
|---|---|---|---|---|
| बैठक का विवरण | 30 मिनट बैठक के तुरंत बाद निपटाने का इरादा | 1 घंटा 20 मिनट किसने कहा, यह जाँचने में दो बार दोबारा सुना | किसका कथन है, यह नोट नहीं किया था | बैठक के दौरान बोलने वाले के पहले अक्षर लिखें अनुमान 1 घंटे का रखें |
| बिल जाँच | 1 घंटा 20 बिल आँख से जाँचने का इरादा | 50 मिनट दूसरे बिल से हाथ बैठ गया और गति बढ़ी | जिस काम का तरीका तय है, वह डगमगाता नहीं | तयशुदा काम में अनुमान सही बैठता है बचा समय चित्र बनाने में लगाएँ |
| सामग्री के चित्र | 2 घंटे तीनों पन्ने एक साथ बनाने का इरादा | 5 घंटे 30 मिनट दिशा की पुष्टि देर से हुई, दो बार दोबारा बनाया | पूरा रूप पूछे बिना काम शुरू कर दिया | एक पन्ना बनते ही दिखा दें पहली बार वाले काम का अनुमान दोगुना |
5. शुक्रवार की समीक्षा (KPT)
Keep (जारी रखना)
- सुबह की बैठक में आज के तीन काम बता सके
- समयसीमा से दो दिन पहले दो बार बीच की रिपोर्ट दी
Problem (जो दिक्कत हुई)
- बुधवार को बीच में आए काम से अनुमान दोगुना खिसका
- तीन हफ़्ते से न हिले दो कार्ड बचे रह गए
Try (अगली बार आजमाना)
- बीच में आया काम “30 मिनट में जवाब देता हूँ” कहकर पहले अपने पास ले लें
- शुक्रवार को 10 मिनट निकालकर तीन हफ़्ते से रुके कार्डों की जरूरत देने वाले से पूछें
- बीच में आए कामों में लगा समय एक हफ़्ते नापें और अनुमान में जोड़कर देखें
कार्य बोर्ड की सामग्री
मिला काम 18 आइटम
काम लेने का ढाँचा
मिलने के 30 सेकंड में ही तय हो जाता है. यहाँ अस्पष्टता रही तो समयसीमा और पूरा रूप बाद में खिसक जाते हैं और काम दोबारा बनाना पड़ता है.
अनुरोध नोट का ढाँचा
5W1H के छह बिंदुओं को कार्ड के विवरण का ढाँचा बनाइए और हर बार काम मिलते ही उन्हें भरिए.
मौके पर समयसीमा तय
“जल्दी से” लेकर वापस मत आइए. तारीख और समय तक पूछिए, मौके पर कार्ड में लिखिए और दोहराइए.
पूरा रूप दोहराएँ
किसे, क्या, किस प्रारूप में देना है — यह बोलकर पक्का कीजिए. समझ मिल गई तो दोबारा बनाना खत्म.
सोमवार को क्रम तय
सोमवार के 15 मिनट में पूरे हफ़्ते का क्रम तय कीजिए. जो आया उसी क्रम में हाथ लगाने की आदत छोड़ने का समय.
सोमवार को सब जाँचें
मिला काम कॉलम के सारे कार्ड खोलिए और जिनकी तारीख निकल गई या जो रद्द हो गए, उन्हें वहीं छाँट दीजिए.
आज के तीन काम चुनें
महत्व और तात्कालिकता दोनों ऊँचे खाने में रखे कामों में से सिर्फ़ तीन आज करना है कॉलम में डालिए. चौथा नहीं.
सीनियर से क्रम लें
जिस हफ़्ते समयसीमाएँ टकराएँ, खुद तय मत कीजिए — काम देने वाले से क्रम तय करवाइए. फ़ैसला सौंपना ही सही है.
अनुमान और असल समय
नए कर्मचारी का अनुमान गलत होना स्वाभाविक है. अंतर का कारण दर्ज कीजिए, अगला अनुमान उतना ही सटीक होगा.
शुरू से पहले अनुमान
शुरू करने से पहले कार्ड पर लिखिए कि कितने घंटे लगेंगे. लिखे बिना शुरू किया तो तुलना के लिए कुछ बचता ही नहीं.
अंतर का कारण लिखें
पूरा होने पर असल समय और अंतर का कारण रिकॉर्ड में लिखिए. काम का नाम नहीं, कारण लिखना ही असली बात है.
समय से पहले दिखाएँ
समयसीमा वाले दिन की रिपोर्ट बहुत देर से आती है. बीच में दिखाकर दिशा सुधार ली तो दोबारा बनाने का पूरा समय बच जाता है.
दो दिन पहले रिपोर्ट
आधा काम होते ही काम देने वाले को दिखाइए और पूछिए कि दिशा सही है या नहीं. पूर्ण होने का इंतजार मत कीजिए.
समीक्षा का अनुरोध
कार्ड को समीक्षा में कॉलम में ले जाइए और बताइए कि कब तक देख लें. सिर्फ़ रखकर छोड़ मत दीजिए.
देरी उसी दिन बताएँ
जिस दिन पता चले कि समय पर नहीं होगा, उसी दिन बता दीजिए. एक दिन पहले सुनना देने वाले के लिए सबसे मुश्किल है.
सप्ताहांत में छँटाई
शुक्रवार के 10 मिनट अगले हफ़्ते के आपको बचाते हैं. बचे हुए काम को दिखने लायक बनाकर हफ़्ता खत्म कीजिए.
बचा काम अगले हफ़्ते
आज करना है कॉलम में बचे कार्ड मिला काम कॉलम में लौटाइए और समयसीमा अगले हफ़्ते की तारीख पर खींच दीजिए.
रुके कार्ड बंद करें
तीन हफ़्ते से न हिले कार्ड के बारे में देने वाले से पूछिए कि जरूरत है या नहीं; न हो तो कारण लिखकर पूरा में डालिए.
