المشاريع والتطوير
إدارة المهام الأسبوعية للموظف الجديد: من تلقي الطلب إلى الالتزام بالموعد
متوسط | صفحات اللوحة البيضاء: 1، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 5، المهام الفرعية: 13)
متوسط: تظهر أسماء المناهج، لكن النقاط الأساسية مشروحة على اللوحة البيضاء. اجعل أمثلة التعبئة دليلاً لك، واملأها وأنت تفكر فيما يناسب وضعك الخاص.
قالب لإدارة المهام الأسبوعية للموظف الجديد في سنته الأولى الذي تصله طلبات من عدة زملاء أقدم في وقت واحد، من طريقة تلقي الطلب إلى ترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد. على السبورة أسس هذا الأسبوع وقياس طاقتك الفعلية، وأسئلة 5W1H التي تتأكد منها فور تلقي الطلب، ومصفوفة الإلحاح والأهمية (مصفوفة أيزنهاور) لاختيار مهام اليوم الثلاث، وجدول يسجل الفارق بين التقدير والوقت الفعلي، ومراجعة KPT يوم الخميس. لوحة المهام من خمسة أعمدة هي وارد، واليوم، وقيد التنفيذ، وبانتظار المراجعة، ومنجز، وتبدأ بخمس مهام رئيسية لم تبدأ بعد، من ترسيخ طريقة تلقي الطلبات وترتيب أولويات الأحد إلى التقرير المرحلي قبل الموعد وجرد نهاية الأسبوع. فتنتظم إدارة مهام الموظف الجديد، ويصبح التقرير المرحلي قبل الموعد بيومين عادة راسخة، ويختفي الاعتراف يوم التسليم بأن العمل لم ينجز بعد.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
إدارة المهام الأسبوعية
طريقة الاستخدام: 1. تأكد من 5W1H فور تلقي الطلب ← 2. حدد مهام اليوم الثلاث يوم الأحد ← 3. دوّن التقدير والوقت الفعلي ← 4. راجع بـ KPT يوم الخميس
1. أسس هذا الأسبوع (العمل الأهم، القواعد، طاقتي المقاسة)
- أهم عمل هذا الأسبوع كشف مراجعة الفواتير لاجتماع الخميس الدوري في العاشرة صباحًا. هذا وحده ينجز في موعده ولو توقف كل ما عداه.
- قواعد هذا الأسبوع مرجعي في الاستشارة الزميلة الأقدم سارة. وإذا تعثرت ثلاثين دقيقة ذهبت لأسألها طلبان جديدان في اليوم على الأكثر. والثالث يؤجل إلى الغد ثلاث مهام قيد التنفيذ على الأكثر. وإن زادت أعدت واحدة إلى عمود وارد
- حد التوقف عن القبول المواعيد المثبتة هي تدريب الأربعاء في الواحدة ظهرًا واجتماع الموظفين يوم الخميس في الثالثة عصرًا المتاح ساعة واحدة يوم الأربعاء ومثلها يوم الخميس. وإذا امتلأتا كان الجواب أن أقرب موعد هو الأحد المقبل
- طاقتي المقاسة فعليًا وقت العمل المتاح في اليوم خمس ساعات (بعد خصم الاجتماعات والأعمال الإدارية) أستغرق في المتوسط 1.4 ضعف التقدير
2. تأكد في الحال قبل أن تغادر (5W1H)
- كشف مراجعة الفواتير
- What كشف مراجعة عشرين فاتورة. يجمع في ورقة إكسل واحدة
- Why ليوزع في اجتماع الخميس العاشرة صباحًا. تصحيح أخطاء الأرقام أولًا
- Who يسلم بالبريد إلى مدير الحسابات. اسأل عن العنوان في الحال
- When لا تقبل عبارة «بأسرع وقت». كرر «قبل الخميس الخامسة مساءً»
- Where يوضع في مجلد «الفواتير» على القرص المشترك. اسأل عن مكان الحفظ
- How اطلب ملف شهر يوليو الماضي وابن عليه بالصيغة نفسها
3. اختر مهام اليوم الثلاث (الإلحاح في الأهمية)
المحور الرأسي: الأهمية (حجم الضرر إن لم تنجز) / المحور الأفقي: الإلحاح (مدى قرب الموعد)
- ضعها في الجدول مهمة لكن موعدها بعيد. احجز ثلاثين دقيقة اليوم وابدأ فيها. وإن أهملتها سقطت الأسبوع المقبل كما هي في مربع الإلحاح.
- مهام اليوم الثلاث انقلها إلى عمود اليوم وابدأ قبل الظهر. وإذا تجاوزت ثلاثا فاسأل الزميل الأقدم عن الترتيب واسحب واحدة.
- اتركها إلى الأسبوع المقبل اتركها في عمود وارد دون تحريك. وإن بقيت يوم الخميس فاسأل صاحب الطلب إن كانت لا تزال مطلوبة.
- أحلها إلى غيرك الموعد قريب لكن العمل لا يلزم أن تؤديه أنت. اشرح الوضع لصاحب الطلب ودعه يقرر من يتولاها.
4. جدول التقدير والوقت الفعلي (اكتب سبب الفارق أيضًا)
| التقدير | الوقت الفعلي | سبب الفارق | ما أغيره لاحقًا | |
|---|---|---|---|---|
| كتابة المحضر | 30 دقيقة كانت الخطة إنهاؤه بعد الاجتماع مباشرة | ساعة و20 دقيقة أعدت الاستماع مرتين لتحديد المتحدثين | لم أدون صاحب كل مداخلة | تدوين الحروف الأولى للمتحدث أثناء الاجتماع وضع التقدير عند ساعة واحدة |
| مراجعة الفواتير | ساعة واحدة كانت الخطة فحص عشرين بندًا بالنظر | 50 دقيقة من الفاتورة الثانية اعتادت اليد وزادت السرعة | العمل ذو الخطوات الثابتة لا يتذبذب | التقدير يصيب في العمل الروتيني الوقت الموفر يذهب إلى الرسوم |
| رسوم العرض | ساعتان كانت الخطة إعداد الصفحات الثلاث دفعة واحدة | 5 ساعات و30 دقيقة تأخر التأكد من الاتجاه فأعدت العمل مرتين | بدأت دون أن أسأل عن شكل التسليم | عرض الصفحة الأولى فور إنجازها مضاعفة التقدير في كل عمل جديد |
5. مراجعة يوم الخميس (KPT)
Keep (ما نواصله)
- أعلنت مهام اليوم الثلاث في لقاء الصباح
- قدمت تقريرًا مرحليًا قبل الموعد بيومين مرتين
Problem (ما أعاقنا)
- عمل طارئ يوم الأربعاء ضاعف تقديري
- بقيت بطاقتان دون حركة ثلاثة أسابيع
Try (ما نجربه تاليًا)
- عند العمل الطارئ أقول «سأرد عليك بعد ثلاثين دقيقة» وآخذ الأمر معي أولًا
- أخصص عشر دقائق يوم الخميس وأسأل أصحاب الطلبات عن حاجتهم إلى البطاقات الراكدة منذ ثلاثة أسابيع
- أقيس أسبوعًا كاملًا الوقت الذي تستهلكه الأعمال الطارئة وأضيفه إلى تقديراتي
محتوى لوحة المهام
وارد 18 عنصرًا
ترسيخ طريقة التلقي
يتحدد الأمر في الثلاثين ثانية الأولى. وإذا بقي الطلب غامضًا اختل الموعد وشكل التسليم لاحقًا واضطررت إلى إعادة العمل من جديد.
قالب لتدوين الطلب
اجعل بنود 5W1H الستة قالبًا في خانة وصف البطاقة، واملأها في كل مرة يصلك فيها طلب.
تأكيد الموعد فورًا
لا تعد إلى مكتبك بعبارة «بأسرع وقت». اسأل عن التاريخ والساعة، ودون ذلك في البطاقة، وكرره بصوت مسموع.
تكرار شكل التسليم
اذكر بصوت مسموع لمن تسلم العمل وماذا تسلم وبأي صيغة. ومتى اتفق الفهم اختفت إعادة العمل.
ترتيب الأولويات
خمس عشرة دقيقة يوم الأحد تحدد ترتيب الأسبوع كله. وهذا الوقت هو ما يوقف عادة العمل حسب ترتيب الوصول.
جرد كل البطاقات
افتح كل بطاقات عمود وارد، وافرز في الحال ما تجاوز موعده وما لم يعد مطلوبًا.
اختيار مهام اليوم
من المربع العالي في الأهمية والإلحاح معا، انقل ثلاث بطاقات فقط إلى عمود اليوم. ولا رابعة أبدًا.
طلب تحديد الترتيب
في أسبوع تتزاحم فيه المواعيد لا تقرر وحدك، بل اطلب من صاحب الطلب أن يحدد الترتيب. وتسليم القرار له هو التصرف الصحيح.
التقدير والواقع
أن يخطئ الموظف الجديد في التقدير أمر طبيعي. سجل سبب الفارق ليصبح التقدير التالي أدق.
كتابة التقدير مسبقا
اكتب في البطاقة كم ساعة تتوقع أن يستغرق العمل قبل أن تبدأ. ومن يبدأ دون ذلك لا يبقى لديه ما يقارن به.
تدوين سبب الفارق
عند الإنجاز دوّن الوقت الفعلي وسبب الفارق في الجدول. والمهم كتابة السبب لا اسم المهمة.
التبليغ قبل الموعد
التقرير يوم الموعد متأخر جدًا. اعرض عملك في منتصف الطريق وصحح الاتجاه، فيتوفر وقت الإعادة كاملًا.
تقرير قبل يومين
عند إنجاز النصف اعرض العمل على صاحب الطلب وتأكد من صحة الاتجاه. ولا تنتظر الكمال قبل العرض.
طلب المراجعة
انقل البطاقة إلى عمود بانتظار المراجعة، وأضف الموعد الذي تحتاج فيه إلى الملاحظات. ولا تكتف بوضعها هناك.
إبلاغ التأخر فورًا
قل ذلك في اليوم الذي تدرك فيه أنك لن تلحق. وأسوأ ما يواجه صاحب الطلب أن يعرف قبل الموعد بيوم واحد.
جرد نهاية الأسبوع
عشر دقائق يوم الخميس تنقذ نسختك في الأسبوع المقبل. أنه الأسبوع وقد صار المتبقي ظاهرًا للعيان.
ترحيل غير المنجز
أعد البطاقات الباقية في عمود اليوم إلى عمود وارد، واسحب مواعيدها إلى تواريخ الأسبوع المقبل.
إغلاق الراكد
البطاقة التي لم تتحرك ثلاثة أسابيع اسأل صاحبها إن كانت لا تزال مطلوبة، وإن لم تكن فاكتب السبب وانقلها إلى منجز.
