프로젝트·개발
신입의 주간 업무 운영: 의뢰를 받는 법부터 마감 관리까지
중급 | 화이트보드 1페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 5개, 하위 작업 13개)
중급: 방법론의 이름은 나오지만 핵심은 화이트보드에서 설명합니다. 작성 예시를 단서로 삼아 자신의 상황에 맞게 생각하며 채웁니다.
여러 선배에게서 일이 동시에 내려오는 신입사원·1년 차를 위해 의뢰를 받는 법부터 우선순위 정하는 법과 마감 관리까지 한 장에 담은 주간 업무 관리 템플릿입니다. 화이트보드에는 이번 주의 전제와 나의 처리 능력 실측치, 의뢰받은 그 자리에서 확인하는 5W1H, 긴급도×중요도 매트릭스(아이젠하워 매트릭스)로 오늘의 3건을 고르는 면, 예상 시간과 실제 시간의 차이를 남기는 기록표, 금요일의 KPT 회고를 나란히 두었습니다. 업무 보드는 의뢰 접수／오늘 할 일／진행 중／확인·리뷰 대기／완료의 5열이며, 받는 방식 정형화·월요일 우선순위 정하기·예상과 실제 비교·마감 전 중간보고·주말 정리라는 5개의 상위 업무가 미착수 상태로 놓여 있습니다. 신입의 업무 관리가 형태를 갖추고 마감 이틀 전 중간보고가 습관이 되어, 당일에 「아직 못 했습니다」라고 말하는 사고가 사라집니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
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신입의 주간 업무 운영
사용법: ① 받은 그 자리에서 5W1H 확인 → ② 월요일에 오늘의 3건 결정 → ③ 예상과 실제 적기 → ④ 금요일에 KPT로 회고
① 이번 주의 전제(중요한 일·정한 규칙·나의 실측치)
- 이번 주 가장 중요한 일 금요일 10시 정례회의에서 배포할 청구서 확인표. 이것만은 다른 일을 멈추더라도 맞춥니다.
- 이번 주에 정한 규칙 상담 상대는 선배인 김 대리님. 30분 막히면 물으러 갑니다 새 의뢰는 하루 2건까지. 3건째는 다음 날로 돌립니다 진행 중은 3건까지. 늘어나면 1건을 의뢰 접수 열로 되돌립니다
- 더는 받지 않는 선 확정 일정은 수요일 13시 교육과 목요일 15시 전체 회의 빈 시간은 수·목 각각 1시간뿐. 다 차면 「다음 주 월요일이면 가능합니다」라고 답합니다
- 나의 처리 능력 실측 하루에 쓸 수 있는 작업 시간은 5시간(회의와 잡무를 뺀 실측) 예상 시간의 평균 1.4배가 걸리고 있습니다
② 의뢰받은 그 자리에서 확인하기(5W1H)
- 청구서 확인표
- What 청구서 확인표 20건분. 엑셀 한 장으로 정리
- Why 금요일 10시 정례회의 배포용. 숫자 오류를 먼저 제거
- Who 이 과장님께 메일로 제출. 수신처는 그 자리에서 확인
- When 「최대한 빨리」로 받지 않고 「금요일 17시까지」로 복창
- Where 공유 폴더의 「청구」에 넣기. 보관 위치도 확인
- How 지난 7월분 파일을 하나 받아 같은 형식으로 작성
③ 긴급도×중요도로 오늘의 3건 정하기
세로축: 중요도(하지 않으면 얼마나 곤란한가) / 가로축: 긴급도(마감까지 얼마나 가까운가)
- 일정에 넣기 중요하지만 마감은 멉니다. 오늘 30분만 확보해 손을 댑니다. 방치하면 다음 주에 그대로 긴급 칸으로 떨어집니다.
- 오늘 할 3건 오늘 할 일 열로 옮기고 오전 중에 시작합니다. 3건을 넘으면 선배에게 순서를 묻고 1건을 뺍니다.
- 다음 주까지 두기 의뢰 접수 열에 둔 채로 움직이지 않습니다. 금요일에도 남아 있으면 필요한지 의뢰자에게 묻습니다.
- 다른 사람에게 넘기기 마감은 가깝지만 내가 하지 않아도 되는 작업입니다. 의뢰자에게 상황을 전하고 누구에게 넘길지 정하게 합니다.
④ 예상 시간과 실제 시간 기록표(차이 이유까지 적기)
| 예상 | 실제 | 차이 이유 | 다음에 적용할 점 | |
|---|---|---|---|---|
| 회의록 작성 | 30분 회의 직후에 마무리할 생각이었음 | 1시간 20분 발언자 확인으로 두 번 다시 들었음 | 누구의 발언인지 메모하지 않았음 | 회의 중에 발언자의 첫 글자를 적기 예상은 1시간으로 잡기 |
| 청구서 확인 | 1시간 20건을 눈으로 확인할 생각이었음 | 50분 두 번째부터 손에 익어 빨라졌음 | 절차가 정해진 작업은 흔들리지 않음 | 정형 작업은 예상이 맞음 남은 시간을 도판 제작으로 돌리기 |
| 자료 도판 제작 | 2시간 3장을 한꺼번에 만들 생각이었음 | 5시간 30분 방향 확인이 늦어 두 번 다시 만들었음 | 완성의 모습을 묻지 않고 착수했음 | 1장이 되면 그 시점에 보여 주기 처음 하는 작업은 예상을 2배로 |
⑤ 금요일의 회고(KPT)
Keep(계속할 것)
- 조회에서 오늘의 3건을 선언할 수 있었음
- 마감 2일 전 중간보고를 두 번 할 수 있었음
Problem(곤란했던 것)
- 수요일의 끼어든 일로 예상이 2배 어긋났음
- 3주 동안 움직이지 않은 카드가 2장 남았음
Try(다음에 시도할 것)
- 끼어든 일은 「30분 뒤에 답변드리겠습니다」로 일단 가지고 돌아오기
- 금요일에 10분을 내어 3주 동안 움직이지 않은 카드의 필요 여부를 의뢰자에게 묻기
- 끼어든 일에 든 시간을 1주일 측정해 예상에 얹어 보기
작업 보드 내용
의뢰 접수 18건
의뢰받는 법 정형화
받은 순간의 30초에서 결정됩니다. 여기가 모호하면 마감도 완성의 모습도 나중에 어긋나 다시 만들게 됩니다.
의뢰 메모 양식 만들기
5W1H의 6개 항목을 카드 설명란의 기본 틀로 만들어 두고, 의뢰를 받을 때마다 그 자리를 채웁니다.
그 자리에서 기한 확인
「최대한 빨리」인 채로 돌아오지 않습니다. 날짜와 시각까지 묻고 그 자리에서 카드에 적어 복창합니다.
완성의 모습 복창하기
누구에게 무엇을 어떤 형식으로 건네는지를 소리 내어 확인합니다. 인식이 맞으면 다시 만드는 일이 없어집니다.
주 초에 우선순위 정하기
월요일의 15분으로 한 주의 순서를 정합니다. 내려온 순서대로 손대는 습관을 그만두기 위한 시간입니다.
월요일에 전건 점검하기
의뢰 접수 열의 카드를 전부 열어, 기한이 지난 것과 없어진 것을 그 자리에서 정리합니다.
오늘 할 3건 정하기
중요도와 긴급도가 모두 높은 칸에 둔 것 중에서 3건만 오늘 할 일 열로 옮깁니다. 4건 이상은 늘리지 않습니다.
선배에게 순서 묻기
마감이 겹친 주에는 혼자 정하지 말고 의뢰자에게 순서를 정해 달라고 합니다. 판단을 맡기는 것이 맞습니다.
예상과 실제 비교하기
예상이 빗나가는 것은 신입이라면 당연합니다. 차이의 이유를 남겨 다음 예상의 정확도를 올립니다.
착수 전에 예상 적기
몇 시간이 걸릴 것 같은지 카드에 적고 나서 시작합니다. 적지 않고 시작하면 비교할 재료가 남지 않습니다.
차이 이유 한 줄 남기기
완료 시에 실제 소요 시간과 차이의 이유를 기록표에 적습니다. 작업명이 아니라 원인을 적는 것이 핵심입니다.
마감 전 확인 습관화
마감 당일의 보고로는 이미 늦습니다. 중간에 보여 주고 방향을 고치면 다시 만드는 시간이 통째로 줄어듭니다.
마감 2일 전 중간보고
절반쯤 되었을 때 의뢰자에게 보여 주고 방향이 맞는지 확인합니다. 완벽해질 때까지 기다리지 않고 내놓습니다.
리뷰 요청 보내기
확인·리뷰 대기 열로 옮기고, 언제까지 봐 주었으면 하는지를 덧붙여 부탁합니다. 놓아 두기만 하지 않습니다.
지연 조짐은 즉시 상담
맞추지 못한다는 것을 안 날에 바로 말합니다. 전날에 듣는 것이 의뢰자에게는 가장 곤란합니다.
주말에 잔여 업무 정리
금요일의 10분이 다음 주의 나를 돕습니다. 남은 일을 눈에 보이는 형태로 만들고 한 주를 끝냅니다.
미완료를 다음 주로
오늘 할 일 열에 남은 카드를 의뢰 접수 열로 되돌리고, 기한을 다음 주 날짜로 다시 잡습니다.
방치된 카드 닫기
3주 동안 움직이지 않은 카드는 의뢰자에게 필요한지 묻고, 불필요하면 이유를 적어 완료로 내립니다.
