プロジェクト管理・開発
新人の週次タスク運用｜依頼の受け方から締切管理まで
中級｜盤面 1 枚・タスクボード 5 列（親タスク 5 件・子タスク 13 件）
中級：手法の名前は出てきますが、要点は盤面で説明しています。記入例を手がかりに、自分の状況に合わせて考えながら埋めます。
複数の先輩から仕事が次々に降ってくる新入社員・1年目に向けて、依頼の受け方から優先順位のつけ方、進捗報告と締切管理までを1枚にまとめた週次タスク管理テンプレートです。ホワイトボードには、今週の前提と自分の処理能力の実測値、依頼を受けたその場で確認する5W1H、緊急度×重要度のマトリクス（アイゼンハワー・マトリクス）で今日の3件に絞る面、見積りと実績のずれを残す記録表、金曜のKPTふりかえりを並べています。タスクボードは依頼を受けた／今日やる／進行中／確認・レビュー待ち／完了の5列で、受け方の型づくり・月曜の優先順位づけ・見積りと実績の比較・締切前の途中報告・週末の棚卸しという5つの親タスクが未着手で並びます。新人のタスク管理が型になり、締切2日前の途中報告が習慣づいて、当日に「できていませんでした」と言う事故がなくなります。
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新人の週次タスク運用
使い方: ① 受けたその場で5W1Hを確認 → ② 月曜に今日の3件を決める → ③ 見積りと実績を書く → ④ 金曜にKPTでふり返る
① 今週の前提（大事な仕事・決めごと・自分の実測値）
- 今週いちばん大事な仕事 金曜10時の定例で配る請求書チェック表。ここだけは他を止めてでも間に合わせる。
- 今週の決めごと 相談先は先輩の佐藤さん。30分詰まったら聞きに行く 新しい依頼は1日2件まで。3件目は翌日に回す 進行中は3件まで。増えたら1件を依頼を受けた列へ戻す
- これ以上は受けない線 確定予定は水曜13時の研修と木曜15時の全体会議 空きは水木の各1時間だけ。埋まったら「来週月曜なら」と返す
- 自分の処理能力の実測 1日に使える作業時間は5時間（会議と雑務を引いた実測） 見積りの平均1.4倍かかっている
② 依頼を受けたその場で確かめる（5W1H）
- 請求書チェック表
- What 請求書チェック表を20件分。Excel1枚にまとめる
- Why 金曜10時の定例で配るため。数字の誤りを先に潰す
- Who A課長へメールで提出する。宛先はその場で聞く
- When 「なるはや」で受けない。「金曜17時まで」と復唱する
- Where 共有フォルダの「請求」へ入れる。置き場所も聞く
- How 前回7月分のファイルを1つもらい、同じ形式で作る
③ 緊急度×重要度で今日の3件を決める
縦軸：重要度（やらないと困る度合い）／横軸：緊急度（締切までの近さ）
- 予定に入れる 重要だが締切は先。今日30分だけ確保して手を付ける。放っておくと来週そのまま緊急の枠へ落ちてくる。
- 今日やる3件 今日やる列へ移し、午前のうちに始める。3件を超えたら先輩に順番を聞いて1件外す。
- 来週まで置く 依頼を受けた列に置いたまま動かさない。金曜にまだ残っていたら必要かを依頼者に聞く。
- 人に回す 締切は近いが自分でなくてよい作業。依頼者に状況を伝え、誰に回すかを決めてもらう。
④ 見積り時間と実績の記録表（ずれの理由まで書く）
| 見積り | 実績 | ずれの理由 | 次に活かすこと | |
|---|---|---|---|---|
| 議事録の作成 | 30分 会議直後に仕上げる想定 | 1時間20分 発言者の確認で2回聞き直した | 誰の発言かをメモしていなかった | 会議中に発言者の頭文字を書く 見積りは1時間で置く |
| 請求書チェック | 1時間 20件を目視で確認する想定 | 50分 2件目から手が慣れて速くなった | 手順が決まった作業はぶれない | 定型作業は見積りが当たる 浮いた時間を図版作りに回す |
| 資料の図版作り | 2時間 3枚まとめて作る想定 | 5時間30分 方向の確認が遅れて2回作り直した | 完成の形を聞かずに着手した | 1枚できた時点で見てもらう 初めての作業は見積りを2倍に |
⑤ 金曜のふりかえり（KPT）
Keep（続けること）
- 朝会で今日の3件を宣言できた
- 締切2日前の途中報告が2回できた
Problem（困ったこと）
- 水曜の割り込みで見積りが2倍ずれた
- 3週間動いていないカードが2枚残った
Try（次に試すこと）
- 割り込みは「30分後にお返事します」で一度持ち帰る
- 金曜に10分取り、3週間動いていないカードの要否を依頼者に聞く
- 割り込みにかかった時間を1週間測り、見積りに上乗せしてみる
タスクボードの内容
依頼を受けた 18件
依頼の受け方を型にする
受けた瞬間の30秒で決まる。ここが曖昧だと、締切も完成の形も後からずれて作り直しになる。
依頼メモの型を作る
5W1Hの6項目をカードの説明欄の雛形にして、依頼を受けるたびにそこを埋める。
その場で期限を確認する
「なるはや」のまま持ち帰らない。日付と時刻まで聞き、その場でカードに書いて復唱する。
完成の形を復唱する
誰に何をどの形式で渡すのかを声に出して確認する。認識が合えば作り直しがなくなる。
週はじめに優先順位を付ける
月曜の15分で1週間の順番を決める。降ってきた順に手を付けるのをやめるための時間。
月曜に全件を棚卸しする
依頼を受けた列のカードを全部開き、期限が過ぎているもの・消えたものをその場で仕分ける。
今日やる3件を決める
重要度も緊急度も高い枠に置いた中から3件だけを今日やる列へ移す。4件以上は増やさない。
先輩に優先順位を聞く
締切が重なった週は自分で決めず、依頼者に順番を決めてもらう。判断を預けるのが正しい。
見積りと実績を比べる
見積りが外れるのは新人なら当たり前。ずれの理由を残して、次の見積りの精度を上げる。
着手前に見積りを書く
カードに何時間かかると思うかを書いてから始める。書かずに始めると比べる材料が残らない。
ずれの理由を1行残す
完了時に実績時間とずれた理由を記録表に書く。作業名ではなく原因を書くのがポイント。
締切前の確認を習慣にする
締切当日の報告では手遅れ。途中で見せて方向を直せば、作り直しの時間がまるごと浮く。
締切2日前に途中報告する
半分できた時点で依頼者に見せ、方向が合っているか確認する。完璧を待たずに出す。
レビュー依頼を出す
確認・レビュー待ちの列へ移し、いつまでに見てほしいかを添えて頼む。置くだけにしない。
遅れる兆しは即相談する
間に合わないと分かった日に言う。前日に言われるのが依頼者にとって一番困る。
週末に積み残しを整理する
金曜の10分で来週の自分を助ける。積み残しを見える形にしてから週を終える。
未完了を翌週へ移す
今日やる列に残ったカードを依頼を受けた列へ戻し、期限を来週の日付に引き直す。
放置カードを閉じる
3週間動いていないカードは依頼者に必要かを聞き、不要なら理由を書いて完了へ落とす。
