プロジェクト管理・開発
議事録と報告書の型｜会議直後30分で読まれる文書に仕上げる
中級｜盤面 1 枚・タスクボード 5 列（親タスク 5 件・子タスク 13 件）
中級：手法の名前は出てきますが、要点は盤面で説明しています。記入例を手がかりに、自分の状況に合わせて考えながら埋めます。
はじめて議事録係を任された新人が、議事録の書き方と報告書のテンプレートを固めるために、会議のメモを取る直前と提出前の見直しで開くビジネス文書の型づくりテンプレートです。ホワイトボードには、5W1Hで報告の骨組みを作る面、議事録・報告書・日報・障害報告の書き分け表、会議直後30分の流れ、提出前チェックと表記ルール、もらった指摘の蓄積欄が並びます。タスクボードは下書き・整形中・レビュー待ち・共有済み・型に反映の5列で、メモの取り方から雛形の更新まで親タスク5つと子タスク13個が未着手で入っています。文書1本を1枚のカードとして動かし、もらった赤字を雛形に戻していくと、何を書けばいいか分からない状態から抜け出せて、1本あたりの指摘件数は回を追うごとに減ります。
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議事録と報告書の型
使い方: 5W1Hで骨組み → 文書の型を選ぶ → 30分で下書き → 指摘を型に戻す
① 報告の骨組みを作る（5W1H）
- 営業定例の議事録
- Who 読み手は課長と、欠席した他部署の2名
- What 決定2件と宿題1件。新プランは9月公開へ延期
- Why 開発の遅れ・競合の値下げ・8月の繁忙の3点が理由
- When 見積書は 8/25（火）17時 まで
- Where 営業定例チャンネルへ貼り、共有ドライブに保存
- How 結論→理由→お願いの順で、A4 1枚
② 文書タイプ別の骨組み（同じ材料でも並べ方が違う）
| 議事録 | 報告書 | 日報 | 障害報告 | |
|---|---|---|---|---|
| 冒頭の3行 | 8/24（月）9:00-10:00 会議室B 出席 営業部4名／欠席 他部署2名 決定2件・宿題1件（本文は下記） | 新プラン公開は9月へ延期を提案します 理由は3点（開発の遅れ・競合の値下げ・8月の繁忙） 判断は 8/28（金）までにお願いします | 8/24（月）架電30件・アポ2件 稼働 9:00-18:00（うち移動2時間） 目標アポ1件に対して達成 | 8/21（金）10:12-10:48 注文機能が全停止 影響 注文217件が失敗（推計・確定は精査中） 現在は復旧済み・監視を継続中 |
| 本文の並べ方 | 議題1 新プラン公開時期 決定：9月公開へ延期（山田課長） 宿題：見積書を 8/25（火）までに佐藤 | 事実：7月の解約率3.2%（顧客管理システム） 分析：値上げ後の既存顧客が解約の6割 提案：公開を9月へ延期し既存顧客は据え置き | できた：架電30件でアポ2件（目標1件） 詰まり：見積書の原価が分からず止まっています 田中さんに明日30分いただけますか | 10:12 アラート検知／10:20 旧サーバへ切替 10:48 復旧を確認 原因：DB接続数が上限200に到達 |
| 締めに書くこと | 宿題：見積書｜佐藤｜8/25（火）17時｜課長へPDF 次回 8/31（月）9:00 会議室B 議事録への異論は 8/26（水）12時 まで | 判断のお願い：9月公開への延期の可否 回答期限 8/28（金）17時 根拠資料：7月実績（共有ドライブ内） | 明日：与信チェック3件・請求書発行10件 14-16時は手が空きます 急ぎの依頼はその時間帯に回せます | 暫定：監視のしきい値を100へ変更済み 恒久：接続数上限を200→400へ（田中・9/4（金）） 続報は 8/26（水）に出します |
③ 会議中から共有までの30分（記憶が新しいうちに出し切る）
- 1. 会議中（0分） 決定・宿題・数字の3つだけを拾う。聞き取れない名前はその場で聞く。
- 2. 終了直後（+5分） 席を立つ前に決定と宿題を読み上げ、担当と期日をその場で確定させる。
- 3. 骨組みづくり（+10分） 決定／宿題／保留の3見出しを先に置き、メモを振り分ける。まだ文章にしない。
- 4. 下書き（+20分） 各見出しを1文ずつの箇条書きに。7割で止め、迷った箇所は［要確認］と書く。
- 5. 共有（+30分） レビュー待ちの列へ移し、［要確認］だけ上司に聞いてから共有先へ投稿する。
④ 提出前チェック（結論と構成）
- 1行目だけ読んで判断できる。結論が3行目より下にない
- 発言の全文ではなく、決定と宿題に絞れている
- 宿題に 担当・期日・終わった形 の3点が揃っている
- 議事録はA4で1枚、日報は10行以内に収まっている
⑤ 表記と数字の書き方（敬称・社名・単位）
- 社外の相手は 様、社内は役職名で統一する（山田課長）
- 社名は正式表記。株式会社 を付ける位置まで合わせる
- 期日は 今週中 と書かず 8/25（火）17時 まで書く
- 金額は税込か税抜を明記し、円と万円を混ぜない
⑥ 送る前の最後の確認
- 宛先とCCの相手が正しい
- 社外秘の資料を付けたまま送っていない
- ［要確認］の印を消し忘れていない
- 共有リンクを、欠席者が開ける権限になっている
⑦ もらった指摘の蓄積と型の更新（同じ指摘を3回もらわない）
- 今週もらった赤字 ・社内の略語を説明なしで使った → 初出に注釈 ・出席者の役職が抜けていた → 氏名と役職で書く
- 3回もらっている赤字 関係者に共有 と書いて相手が特定できない 雛形の宛先欄を、氏名で書かせる形に直す
- 型に反映した変更 8/14 決定／宿題／保留 の3見出しを雛形に固定 8/21 宿題の行に 担当・期日・終わった形 を追加
- 今月の目標 赤字の指摘を1本あたり5件以下にする（8月第1週は12件） 会議終了から共有まで30分以内を保つ
タスクボードの内容
下書き 18件
会議中のメモを型で取る
文書の出来は会議中に8割決まる。全文は追わず、後で必ず要る3つだけを拾う。
決定と宿題と数字を拾う
決定／宿題／保留の3見出しを入れた雛形を開いた状態で着席する。
固有名詞をその場で聞く
人名の漢字・社名の正式表記・略語の意味は、会議中に聞いてしまう。
決定と宿題を切り分ける
読み手が探しているのはこの2つだけ。混ざると誰が何をするのか分からなくなる。
宿題に担当と期日を書く
担当・期日・終わった形の3点が揃わないものは、宿題として書かない。
保留は理由まで残す
決まらなかった理由と、決めるために要る情報を1行で書く。
30分以内に下書きを出す
記憶が新しいうちが一番速い。7割の下書きを当日出すほうが早く仕上がる。
骨組みを10分で並べる
見出しを先に置いてメモを振り分け、並べ替えはここで終わらせる。
7割で止めて出す
言い回しを直す前にレビューへ回す（中身がずれていたら書き直しになる）。
要確認を印で残す
自信のない数字や表記は［要確認］と書いたまま出す。
上司レビューを受ける
出したら終わりではない。指摘を受け切るところまでが1本の仕事。
レビュー期限を添える
レビュー待ちの列へ移すとき、いつまでに見てほしいかを書き添える。
指摘をその日に直す
内容を覚えているうちに直す（翌日だと思い出す時間が余計にかかる）。
共有先と権限を確認する
宛先・CC・共有リンクを開ける相手を、送信前に確かめる。
文書の型を更新する
同じ指摘を3回もらったら、自分の癖ではなく雛形の不備を疑う。
指摘を盤面に貼る
もらった赤字を盤面の蓄積欄に1行で書き足す。
3回出た指摘を型化する
繰り返す指摘は、雛形の項目や必須欄に変えて仕組みで防ぐ。
月末に指摘件数を数える
1本あたりの指摘件数を月末に数え、減っているか記録する。
