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会议纪要与报告的写法：会后30分钟交出能被读完的文档
中级｜白板 1 页·任务看板 5 列（5 个父任务、13 个子任务）
中级：会出现方法的名称，但要点已在白板上说明。以填写示例为线索，结合自己的情况思考并填写。
会议纪要与工作报告的商务文书模板，供刚被指派做会议记录的新人在开始记录之前和提交之前复核时打开，一次学会会议纪要怎么写、工作报告用什么格式。白板上依次放着用5W1H搭报告骨架的一面、会议纪要与工作报告与日报与故障报告的写法对照表、会后30分钟的流程、提交前检查与表述规范，以及收到的修改意见累积栏。任务看板分为草稿、整理中、待审阅、已共享、写进模板五列，从记录方法到更新模板共有5个父任务和13个子任务处于未开始状态。把一份文档当作一张卡片来推进，把收到的红字改回模板，就不必再纠结该写什么，每份文档的意见条数会逐月减少。
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会议纪要与报告的写法
使用方法: 用5W1H搭骨架 → 选文档类型 → 30分钟出草稿 → 把意见写回模板
① 搭好报告的骨架（5W1H）
- 销售例会的会议纪要
- Who 读者是销售经理，以及缺席的其他部门两位同事
- What 决定2项、待办1项。新方案推迟到9月发布
- Why 开发延期、竞品降价、8月旺季这三点是理由
- When 报价单在 8月25日（周二）17:00 前提交
- Where 贴到销售例会频道，并存入共享云盘
- How 按结论→理由→请求的顺序，A4一页
② 按文档类型看骨架（材料相同，排法不同）
| 会议纪要 | 工作报告 | 日报 | 故障报告 | |
|---|---|---|---|---|
| 开头三行 | 8月24日（周一）9:00-10:00 会议室B 出席 销售部4人／缺席 其他部门2人 决定2项・待办1项（正文见下） | 建议把新方案的发布推迟到9月 理由有三点（开发延期・竞品降价・8月旺季） 请在 8月28日（周五）前给出判断 | 8月24日（周一）电话30通・约访2件 工作时间 9:00-18:00（其中在途2小时） 目标约访1件，已达成 | 8月21日（周五）10:12-10:48 下单功能全面停止 影响 217笔订单失败（估算，确切数量核查中） 目前已恢复，仍在持续监控 |
| 正文怎么排 | 议题1 新方案的发布时间 决定：推迟到9月发布（王经理） 待办：报价单由李伟在 8月25日（周二）前完成 | 事实：7月流失率3.2%（来自客户管理系统） 分析：涨价后的老客户占流失的六成 建议：发布推迟到9月，老客户价格不变 | 完成：电话30通，约访2件（目标1件） 卡点：报价单的成本数据找不到，暂时停住 张敏，明天能给我30分钟吗 | 10:12 检测到告警／10:20 切换到旧服务器 10:48 确认恢复 原因：数据库连接数达到上限200 |
| 结尾写什么 | 待办：报价单｜李伟｜8月25日（周二）17:00｜PDF发经理 下次会议 8月31日（周一）9:00 会议室B 对纪要有异议请在 8月26日（周三）12:00 前提出 | 请判断：是否同意推迟到9月发布 回复期限 8月28日（周五）17:00 依据资料：7月业绩（在共享云盘内） | 明天：授信审核3件・开发票10张 14-16点手头有空 有急事可以安排在这个时段 | 临时：告警阈值已改为100 长期：连接数上限从200提到400（张敏・9月4日（周五）） 后续进展将在 8月26日（周三）发布 |
③ 从会中到共享的30分钟（趁记忆还新就交出去）
- 1. 会议中（0分钟） 只抓决定、待办和数字这三样。没听清的名字当场就问。
- 2. 散会后（+5分钟） 起身之前把决定和待办念一遍，当场定下负责人和期限。
- 3. 搭骨架（+10分钟） 先放 决定／待办／搁置 三个标题，再把笔记分过去。这时先不写成句子。
- 4. 写草稿（+20分钟） 每个标题下写成一条一句的要点。写到七成就停，拿不准的地方写［待确认］。
- 5. 共享（+30分钟） 移到待审阅那一列，只把［待确认］问过上级，再发到该发的地方。
④ 提交前检查（结论与结构）
- 只读第一行就能作出判断，结论没有掉到第三行以下
- 只写决定和待办，不是发言的全文记录
- 每条待办都齐了 负责人・期限・完成的样子 三点
- 会议纪要控制在A4一页，日报控制在10行以内
⑤ 称呼与数字的写法（敬称・公司名・单位）
- 对外称 先生／女士，对内统一用职务称呼（王经理）
- 公司名用全称，连 有限公司 放在哪个位置都要对齐
- 期限不要写 本周内，要写到 8月25日（周二）17:00
- 金额注明含税还是不含税，元和万元不要混着用
⑥ 发送前的最后确认
- 收件人和抄送人都是对的
- 没有把对外保密的资料一起发出去
- ［待确认］的标记没有忘记删掉
- 共享链接的权限，让缺席的人也打得开
⑦ 累积收到的意见并更新模板（同一个意见不收第三次）
- 本周收到的红字 ・内部缩写没有说明就直接用了 → 首次出现时加注 ・漏了出席者的职务 → 姓名和职务一起写
- 已经收到三次的红字 写了 已同步相关人员，读者却不知道是谁 把模板的收件人栏改成必须写姓名的形式
- 已经写进模板的改动 8月14日 把 决定／待办／搁置 三个标题固定进模板 8月21日 在待办那一行加上 负责人・期限・完成的样子
- 本月目标 把每份文档的红字意见控制在5条以内（8月第1周是12条） 从会议结束到共享保持在30分钟以内
任务看板内容
草稿 18 项
用模板记会议笔记
文档的好坏八成在会上就定了。不追全文，只抓事后一定用得上的三样。
抓决定、待办和数字
开会前就打开写好 决定／待办／搁置 三个标题的模板。
当场问清专有名词
人名怎么写、公司全称、缩写的含义，都在会上当场问清楚。
分开决定和待办
读者要找的只有这两样。混在一起就看不出谁该做什么。
给待办写负责人和期限
负责人、期限、完成的样子三点不齐，就不要写成待办。
搁置项写清原因
用一行写清没定下来的原因，以及要定下来还缺什么信息。
30分钟内交出草稿
记忆最新的时候最快。当天交出七成的草稿，反而收尾更早。
十分钟搭好骨架
先放标题再分配笔记，顺序调整全部在这一步做完。
写到七成就交出去
别先改措辞再送审（内容跑偏的话反正要重写）。
没把握处留标记
没把握的数字和写法，就带着［待确认］的标记交出去。
请上级审阅
交出去不算完。把意见全部改完，一份文档才算做完。
注明希望审阅的期限
移到待审阅那一列时，写上希望什么时候看完。
当天就改掉意见
趁还记得内容就改（隔天要多花时间重新回忆）。
确认共享对象和权限
发送前确认收件人、抄送人，以及谁能打开共享链接。
更新自己的文档模板
同一个意见收到三次，就该怀疑是模板有缺，而不是自己的毛病。
把意见贴到白板
把收到的红字用一行补写到白板的累积栏里。
出现三次就写进模板
反复出现的意见，改成模板的条目或必填栏，用机制来防。
月末数一次意见量
月末数一数每份文档的意见条数，记录是不是在减少。
