项目管理与开发
新人每周任务分流：从接下任务到守住截止日期
中级｜白板 1 页·任务看板 5 列（5 个父任务、13 个子任务）
中级：会出现方法的名称，但要点已在白板上说明。以填写示例为线索，结合自己的情况思考并填写。
面向被多位前辈同时交办工作的入职第一年新人，把接任务的方式、优先顺序的排法和截止日期管理汇总在一起的每周任务管理模板。白板上排列着本周的前提与自己处理能力的实测值、接到任务当场确认的5W1H、用紧急度×重要度（艾森豪威尔矩阵）挑出今天三件事的矩阵、记录预估与实际偏差的表格，以及周五的KPT复盘。任务看板分为新任务、今天做、进行中、待确认审阅、已完成五列，从固定接任务的方式、周一排优先顺序，到对比预估与实际、截止前中途汇报和周末盘点，五个父任务都以未开始的状态排好。新人的任务管理有了套路，截止日两天前的中途汇报变成习惯，当天才说“还没做出来”的事故就不会再发生。
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白板预览
以文字形式阅读白板内容
新人每周任务分流
使用方法: ① 接到任务当场确认5W1H → ② 周一定下今天的三件 → ③ 写下预估与实际 → ④ 周五用KPT复盘
① 本周的前提（重要工作、规则、自己的实测值）
- 本周最重要的工作 周五上午10点例会上分发的发票核对表。只有这一件，哪怕停下别的也要赶上。
- 本周定下的规则 有事先找前辈王磊。卡住30分钟就去问 新任务一天最多接两件。第三件挪到第二天 进行中最多三件。多了就退一件回新任务列
- 不再接任务的界线 已定日程是周三下午1点的培训和周四下午3点的全员会议 空档只有周三、周四各一小时。排满了就回“下周一的话可以”
- 自己处理能力的实测 一天能用于作业的时间是5小时（扣掉会议和杂务后的实测） 实际耗时平均是预估的1.4倍
② 接到任务当场确认（5W1H）
- 发票核对表
- What 发票核对表20笔。汇总进一张Excel表
- Why 用于周五上午10点例会分发。先排掉数字错误
- Who 用邮件提交给A科长。收件人当场问清楚
- When 不接“尽快”。复述成“周五下午5点之前”
- Where 放进共享文件夹的“账务”。存放位置也要问
- How 要一份上次7月的文件，按同样格式做
③ 用紧急度×重要度决定今天的三件
纵轴：重要度（不做会有多麻烦）／横轴：紧急度（离截止日期有多近）
- 排进日程 重要但截止日期还远。今天先留出30分钟动手。放着不管，下周就会原样掉进紧急那一格。
- 今天做的三件 移到今天做列，上午之内就开始。超过三件就请前辈排顺序，撤下一件。
- 留到下周 就放在新任务列不动。周五还留着，就问交办人是否还需要。
- 转给别人 截止日期近，但不一定非自己做。把情况告诉交办人，让他决定转给谁。
④ 预估工时与实际的记录表（连偏差理由一起写）
| 预估 | 实际 | 偏差理由 | 下次改进 | |
|---|---|---|---|---|
| 撰写会议纪要 | 30分钟 原打算会议一结束就写完 | 1小时20分钟 为确认发言人反复听了两遍 | 没有记下哪句话是谁说的 | 开会时就写下发言人的首字母 预估按1小时来定 |
| 发票核对 | 1小时 原打算20笔全部目视核对 | 50分钟 从第二笔起手熟了，速度上来了 | 步骤固定的作业不会有波动 | 定型作业的预估很准 省下的时间挪去做配图 |
| 资料配图制作 | 2小时 原打算三张一起做完 | 5小时30分钟 方向确认得太晚，返工了两次 | 没问清成品形态就动了手 | 做完第一张就先拿去给人看 第一次做的作业预估翻倍 |
⑤ 周五的复盘（KPT）
Keep（继续保持）
- 在晨会上说出了今天的三件
- 截止两天前的中途汇报做到了两次
Problem（遇到的问题）
- 周三被插单，预估偏差到了两倍
- 还剩两张三周没动过的卡片
Try（下次尝试）
- 遇到插单先用“我30分钟后回复您”把事情带回来
- 周五留出10分钟，向交办人确认三周没动的卡片还要不要
- 花一周测量被插单占掉的时间，试着加进预估里
任务看板内容
新任务 18 项
把接任务的方式固定下来
接下的那30秒就决定了成败。这里含糊，截止日期和成品形态之后都会走偏，最后只能返工重做。
做一份任务记录模板
把5W1H的六个项目做成卡片说明栏的雏形，每接到一件任务就把它们填满。
当场确认截止日期
不要带着“尽快”回座位。问到具体日期和时刻，当场写在卡片上并复述一遍。
复述成品的形态
把交给谁、交什么、用什么格式念出来确认。认识对齐了，返工就消失了。
周初排定优先顺序
用周一的15分钟定下一周的顺序。这段时间是为了戒掉“按压过来的先后动手”的习惯。
周一盘点全部卡片
把新任务列的卡片全部打开，过期的、已经作废的当场分拣出来。
定下今天做的三件
从重要度和紧急度都高的格子里，只挑三件移到今天做列。绝不放第四件。
请前辈定优先顺序
截止日期撞在一起的一周不要自己决定，请交办人排顺序。把判断交出去才是对的。
对比预估与实际
预估不准对新人来说很正常。把偏差的理由留下来，下一次的预估精度就会提高。
着手前先写下预估
在卡片上写下你认为要花几小时，然后再开始。不写就动手，事后没有可比对的材料。
用一行留下偏差理由
完成时把实际耗时和偏差理由写进记录表。要点是写原因，而不是写作业名称。
养成截止前确认的习惯
截止当天才汇报已经来不及。中途拿出来给人看、把方向修正过来，返工的时间就整段省下了。
截止两天前中途汇报
做到一半时就拿给交办人看，确认方向对不对。不要等到完美才交出去。
提出审阅请求
移到待确认审阅列，并注明希望对方什么时候之前看完。不要只是放在那里。
有延误苗头立刻商量
在发现赶不上的当天就说出来。前一天才被告知，对交办人来说是最麻烦的。
周末整理未完成事项
用周五的10分钟帮下周的自己一把。把积压的事情变成看得见的形式，再结束这一周。
把未完成移到下周
把今天做列里剩下的卡片退回新任务列，并把期限重新拉到下周的日期。
关掉长期搁置的卡片
三周没动过的卡片就去问交办人是否还需要，不需要就写上理由，落到已完成。
