新人每周任务分流:从接下任务到守住截止日期

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新人每周任务分流:从接下任务到守住截止日期

面向被多位前辈同时交办工作的入职第一年新人,把接任务的方式、优先顺序的排法和截止日期管理汇总在一起的每周任务管理模板。白板上排列着本周的前提与自己处理能力的实测值、接到任务当场确认的5W1H、用紧急度×重要度(艾森豪威尔矩阵)挑出今天三件事的矩阵、记录预估与实际偏差的表格,以及周五的KPT复盘。任务看板分为新任务、今天做、进行中、待确认审阅、已完成五列,从固定接任务的方式、周一排优先顺序,到对比预估与实际、截止前中途汇报和周末盘点,五个父任务都以未开始的状态排好。新人的任务管理有了套路,截止日两天前的中途汇报变成习惯,当天才说“还没做出来”的事故就不会再发生。

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任务管理 优先顺序 截止日期管理 工时预估 新人工作法
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① 本周的前提(重要工作、规则、自己的实测值) ③ 用紧急度×重要度决定今天的三件 排进日程 今天做的三件 留到下周 转给别人 ④ 预估工时与实际的记录表(连偏差理由一起写) 新人每周任务分流 使用方法: ① 接到任务当场确认5... 本周必须做完的事 定下的规则 不再接任务的界线 自己处理能力的实测 本周最重要的工作周五上午10点例会上分发的发票核对表。只有这一件,哪怕停下别的也要赶上。 本周定下的规则有事先找前辈王磊。卡住30分钟就去问新任务一天最多接两件。第三件挪到第二天进行中最多三件。多了就退一件回新任务列 不再接任务的界线已定日程是周三下午1点的培训和周四下午3点的全员会议空档只有周三、周四各一小时。排满了就回“下周一的话可以” 自己处理能力的实测一天能用于作业的时间是5小时(扣掉会议和杂务后的实测)实际耗时平均是预估的1.4倍 ② 接到任务当场确认(5W1H) 发票核对表 What 发票核对表20笔。汇总进一张Excel表 Why 用于周五上午10点例会分发。先排掉数字错误 Who 用邮件提交给A科长。收件人当场问清楚 When 不接“尽快”。复述成“周五下午5点之前” Where 放进共享文件夹的“账务”。存放位置也要问 How 要一份上次7月的文件,按同样格式做 縦軸: 重要度(不做会有多麻烦) ... 重要但截止日期还远。今天先留出30分钟动手。放着不管,下周就会原样掉进紧急那一格。 移到今天做列,上午之内就开始。超过三件就请前辈排顺序,撤下一件。 就放在新任务列不动。周五还留着,就问交办人是否还需要。 截止日期近,但不一定非自己做。把情况告诉交办人,让他决定转给谁。 预估 实际 偏差理由 下次改进 撰写会议纪要 30分钟原打算会议一结束就写完 1小时20分钟为确认发言人反复听了两遍 没有记下哪句话是谁说的 开会时就写下发言人的首字母预估按1小时来定 发票核对 1小时原打算20笔全部目视核对 50分钟从第二笔起手熟了,速度上来了 步骤固定的作业不会有波动 定型作业的预估很准省下的时间挪去做配图 资料配图制作 2小时原打算三张一起做完 5小时30分钟方向确认得太晚,返工了两次 没问清成品形态就动了手 做完第一张就先拿去给人看第一次做的作业预估翻倍 ⑤ 周五的复盘(KPT) Keep(继续保持) 在晨会上说出了今天的三件 截止两天前的中途汇报做到了两次 Problem(遇到的问题) 周三被插单,预估偏差到了两倍 还剩两张三周没动过的卡片 Try(下次尝试) 遇到插单先用“我30分钟后回复您”把事情带回来 周五留出10分钟,向交办人确认三周没动的卡片还要不要 花一周测量被插单占掉的时间,试着加进预估里
100%

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タスクボードの内容

新任务 18件

把接任务的方式固定下来
周初排定优先顺序
对比预估与实际
养成截止前确认的习惯
周末整理未完成事项
做一份任务记录模板
当场确认截止日期
复述成品的形态
周一盘点全部卡片
定下今天做的三件
请前辈定优先顺序
着手前先写下预估
用一行留下偏差理由
截止两天前中途汇报
提出审阅请求
有延误苗头立刻商量
把未完成移到下周
关掉长期搁置的卡片

今天做 0件

进行中 0件

待确认审阅 0件

已完成 0件