项目管理与开发
甘特图入门 排期表制作看板｜梳理工作，用横条画出开始、结束与负责人
入门｜白板 2 页·任务看板 5 列（4 个父任务、12 个子任务）
入门：不使用专业术语，只要按照白板上的提问和填写示例逐一回答，就能成形。
第一次学做甘特图的人，用这个入门模板把小项目的工作梳理出来，写上开始日、结束日和负责人，画成一张横条排期表。白板左页放着把工作分成准备、制作、发布三块的WBS（工作分解＝把工作拆细）3个框、用MoSCoW（必须、应该、可以、这次不做）筛选上表工作的4列、5项工作×6周的甘特图，右页放着目标与截止日的框、制作方法5步骤、常见失败2框加坚持下去的窍门共3框、每周更新规则、KPT的3列。任务看板分为梳理工作、排定日程、进行中、确认中、已完成5列，从确定目标到每周更新，4个父任务和12个子任务都以未开始状态放好。甘特图就是把工作竖着排、把日程横着排，用横条表示每项工作起止时间的表。公司内部活动的筹备、网页上线这类几周就能结束的小计划，最适合拿来练手。把所有工作都塞进甘特图，画面会变成一片横条，所以先用MoSCoW筛掉不必画的工作，再动手画，才不会失败。
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白板预览
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甘特图入门看板
使用方法：① 确定目标与截止日 → ② 用WBS把工作分成准备、制作、发布 → ③ 用MoSCoW筛出要上表的工作 → ④ 定好顺序与天数，在甘特图上画横条 → ⑤ 每周同一天更新，结束后用KPT复盘
① 梳理工作（WBS）/ 准备
- 定下企划（目的、日期、人数）
- 定下场地与预算
- 联系相关同事，分好负责人
- 例：9/25 前把场地先预定下来
② 梳理工作（WBS）/ 制作
- 写好通知文和报名表单
- 写出当天的流程表
- 备齐并打印要发的资料
- 例：10/2 请人把文案看一遍
③ 梳理工作（WBS）/ 发布
- 发出通知邮件
- 看报名情况，再补发一次通知
- 当天做好签到与收尾
- 例：10/6 发送，10/13 再通知一次
④ 把这次要做的工作分成4档（MoSCoW＝Must必须 / Should应该 / Could可以 / Won't这次不做的首字母）
Must 必须
- 例：定下企划、写通知文、收报名、当天与收尾 没有就办不成的工作。一定要作为⑤的行
Should 应该
- 例：备齐并打印要发的资料（⑤的“做资料”） 晚了会麻烦的工作。有余力就放进⑤的行
Could 可以
- 例：把当天的照片发到社交平台 有了更好，但不放进⑤的行
Won't 这次不做
- 例：参加者问卷的统计 定下这次不做，并写下来留个记录
⑤ 甘特图（工作×周）■=进行的周 ▲=截止 ※只把④的Must和Should作为行
| 第1周 | 第2周 | 第3周 | 第4周 | 第5周 | 第6周 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 定下企划 | ■ 王 | ■▲定案 | － | － | － | － |
| 写通知文 | － | ■ 李 | ■▲完成 | － | － | － |
| 做资料 | － | － | ■ 李 | ■ 李 | ■▲印刷 | － |
| 收报名 | － | － | － | ■ 张 | ■▲截止 | － |
| 当天与收尾 | － | － | － | － | ■ 全员 | ■▲当天 |
⑥ 项目的目标与截止日
- 什么做完算完成 例：把下个月50人参加的公司内部活动，办到当天顺利结束
- 不能挪动的日期 例：活动当天 10/20 / 通知邮件发送 10/6 ⑤的第1周是9/15那一周。到当天所在的周共6周
- 还没定下来的事 例：场地未定。预算上限也还没确认。 问谁：____ / 最晚何时：__/__
⑦ 甘特图的制作方法 5步骤
- 步骤1 从截止日往回定 先把不能挪的日期放上去。留到最后才定，就得整张重画。
- 步骤2 写出所有工作 先做出3个大块，再拆到半天到3天能做完的大小。拆完后用④的MoSCoW选出Must和Should，从这里开始只处理这些工作。
- 步骤3 决定先后顺序 把“前一件没做完就开不了工”的工作连起来，能同时推进的并排放。
- 步骤4 估算天数 写下每项工作要几天。请人确认和等待的时间也要算进天数。
- 步骤5 画横条并写上负责人 在表里用■表示工作期间，用▲表示截止，每一行都写上负责人。不是把梳理出的工作全部上表，只把晚了会麻烦的主要工作（④的Must和Should）作为行。
⑧ 失败① 一项工作太大
- 例：用“做网站”一行就画了3周的横条
- 是在推进还是已经延迟，谁也看不出来
- 改法。拆到半天到3天能做完的大小
- 还剩下超过1周的行，就再拆一次
⑨ 失败② 一点余量都没有
- 例：没留请人确认的天数，把完成的横条画到截止当天
- 只要有1件延迟，后面的工作全部往后挪
- 改法。把确认和等待也当成一项工作，单列一行
- 最后一周只留当天的运营，制作类工作在前一周做完
⑩ 坚持下去的窍门（防止画完就不看）
- 例：第一天做好，再打开时已经是截止前3天
- 发现延迟太晚，能用的办法就少了
- 改法。先定好更新的星期几和时间
- 让更新10分钟就能做完，才坚持得下去
⑪ 每周更新规则
- 什么时候更新 例：每周五16点开始10分钟。负责人：____ 在日历里设成重复日程
- 更新什么 1. 给做完的工作打上标记 2. 在进行中的行里写一句“推进到哪一步” 3. 给下周开工的行写上负责人
- 发现延迟时 从挪截止日、减少工作、增加人手三个里选一个， 把决定的日期和决定的人写在同一行里
⑫ 结束后做复盘（KPT）
Keep 继续
- 例：每周五16点的更新，坚持了6周
- 例：把等待确认也单列一行，所以很早就发现了延迟
Problem 问题
- 例：有一项工作估2天，实际做了5天
- 例：有1件忘了加等待确认的行，停了3天
Try 挑战
- 例：下次画横条前，先一起读一遍⑧⑨再定稿
- 例：估偏的工作，下次按1.5倍天数来估
任务看板内容
梳理工作 16 项
确定目标与截止日
画横条之前，先确定什么做完算完成，以及不能挪动的日期。这里含糊不清，后面所有横条都要重画。
用一行写出完成的样子
用一行写出“把什么交到谁手里就算结束”。写得像例子那样具体后，贴到盘面⑥。
敲定截止日期
向相关同事确认不能挪动的日期并定下来。这里一动，整张甘特图都要重画，所以最优先敲定。
列出相关负责人
写出参与者的名字，以及可以拜托他们做的工作范围。这是给甘特图每一行填负责人的材料。
梳理出所有工作
WBS的环节。把要做的事从大块开始往小里拆。这里漏掉的，就会原样变成日程上的延迟，所以要请别人也看一遍。
把工作分成3大块
把整个项目分成准备、制作、发布这样的3大块，写进盘面①②③的3个框。
拆分成更小的子工作
把每一块拆到“半天到3天能做完”的大小。还超过1周的工作，就说明拆得太粗。
请别人帮忙找遗漏
把梳理出的清单给相关同事看，补上漏掉的工作。第一次做，一定会漏掉2到3件。补齐之后，在盘面④的MoSCoW里选出Must和Should。
排入日程与负责人
把梳理出的工作放到时间轴上的环节。先定顺序和天数再画横条，返工会少很多。
决定工作的先后顺序
以④里的Must和Should为对象，找出“这件不做完就开不了工”的组合排好。可以同时推进的就并排放。
估算每项工作天数
写下每项工作要几天。拿不准就多留一点，请人确认和等待的时间也要算进天数。
在甘特图上画横条
在盘面⑤的表里，给工作进行的周放■，给截止的周放▲，再写上负责人。只把④里选为Must和Should的工作作为行。到这里第一版就完成了。
每周固定更新一次
画完就放着不管，很快就没人看了。定好星期几来更新，让它变成能尽早发现延迟的做法。
标记已完成的部分
在定好的那天，给做完的工作打上标记。进行中的工作补一句现在推进到哪一步。
找出延迟并做调整
找出比计划慢的行，从挪截止日、减少工作、增加人手三个里选一个定下来。
结束后做复盘
写出估算与实际差得最多的3项工作，用盘面⑫的KPT整理成Keep、Problem、Try。下个项目估天数时就用它。
