專案與開發
甘特圖入門 時程表製作板｜列出工作，用橫條畫出開始、結束與負責人
入門｜白板 2 頁·任務看板 5 欄（4 個父任務、12 個子任務）
入門：不使用專業術語，只要依照白板上的提問與填寫範例逐一回答，就能成形。
第一次學畫甘特圖的人，用這個入門範本把小專案的工作全部列出來，填上開始日、結束日與負責人，畫成一張橫條時程表。白板左頁放著把工作分成籌備、製作、公開三塊的WBS（工作分解＝把工作拆細）3個框、用MoSCoW（必須、應該、可以、這次不做）篩選要上表工作的4欄、5項工作×6週的甘特圖，右頁放著目標與截止日的框、製作方法5步驟、常見失敗2框加上持續下去的訣竅共3框、每週更新規則、KPT的3欄。任務看板分成列出工作、排定時程、進行中、確認中、已完成5欄，從確定目標到每週更新，4個父任務與12個子任務都以未開始的狀態放好。甘特圖就是把工作直向排列、把時程橫向排列，用橫條表示每項工作起訖時間的表格。公司內部活動的籌備、網頁上線這類幾週就能結束的小計畫，最適合拿來練習。把所有工作都塞進甘特圖，畫面會變成一片橫條，所以先用MoSCoW篩掉不必畫的工作再動手，才不會失敗。
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甘特圖入門看板
使用方式：① 確定目標與截止日 → ② 用WBS把工作分成籌備、製作、公開 → ③ 用MoSCoW篩出要上表的工作 → ④ 定好順序與天數，在甘特圖上畫橫條 → ⑤ 每週同一天更新，結束後用KPT回顧
① 列出工作（WBS）/ 籌備
- 定下企劃（目的、日期、人數）
- 定下場地與預算
- 聯絡相關同事，分好負責人
- 例：9/25 前先把場地預約起來
② 列出工作（WBS）/ 製作
- 寫好通知文與報名表單
- 寫出當天的流程表
- 備齊並列印要發的資料
- 例：10/2 請人把文案看過一遍
③ 列出工作（WBS）/ 公開
- 寄出通知信
- 看報名狀況，再補發一次通知
- 當天做好報到與收尾
- 例：10/6 寄出，10/13 再通知一次
④ 把這次要做的工作分成4級（MoSCoW＝Must必須 / Should應該 / Could可以 / Won't這次不做的字首）
Must 必須
- 例：定下企劃、寫通知文、收報名、當天與收尾 少了就辦不成的工作。一定要列成⑤的一列
Should 應該
- 例：備齊並列印要發的資料（⑤的「做資料」） 晚了會很麻煩的工作。有餘力就列進⑤的一列
Could 可以
- 例：把當天的照片發到社群 有的話更好，但不列進⑤的一列
Won't 這次不做
- 例：參加者問卷的統計 決定這次不做，並寫下來留個紀錄
⑤ 甘特圖（工作×週）■=進行的週 ▲=截止 ※只把④的Must與Should列成一列
| 第1週 | 第2週 | 第3週 | 第4週 | 第5週 | 第6週 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 定下企劃 | ■ 王 | ■▲定案 | － | － | － | － |
| 寫通知文 | － | ■ 李 | ■▲完成 | － | － | － |
| 做資料 | － | － | ■ 李 | ■ 李 | ■▲列印 | － |
| 收報名 | － | － | － | ■ 張 | ■▲截止 | － |
| 當天與收尾 | － | － | － | － | ■ 全員 | ■▲當天 |
⑥ 專案的目標與截止日
- 什麼做完算完成 例：把下個月50人參加的公司內部活動，辦到當天順利結束
- 不能更動的日期 例：活動當天 10/20 / 通知信寄出 10/6 ⑤的第1週是9/15那一週。到當天那一週共6週
- 還沒決定的事 例：場地未定。預算上限也還沒確認。 要問誰：____ / 最晚何時：__/__
⑦ 甘特圖的製作方法 5步驟
- 步驟1 從截止日往回定 先把不能更動的日期放上去。留到最後才定，就得整張重畫。
- 步驟2 寫出所有工作 先做出3個大塊，再拆到半天到3天能做完的大小。拆完後用④的MoSCoW選出Must與Should，接下來只處理這些工作。
- 步驟3 決定先後順序 把「前一件沒做完就不能開始」的工作連起來，能同時進行的並排放。
- 步驟4 估算天數 寫下每項工作要幾天。請人確認與等待的時間也要算進天數。
- 步驟5 畫橫條並寫上負責人 在表格裡用■表示工作期間，用▲表示截止，每一列都寫上負責人。不是把列出的工作全部上表，只把晚了會很麻煩的主要工作（④的Must與Should）列成一列。
⑧ 失敗① 一項工作太大
- 例：用「做網站」一列就畫了3週的橫條
- 是在進行還是已經延誤，誰也看不出來
- 改法。拆到半天到3天能做完的大小
- 還留著超過1週的列，就再拆一次
⑨ 失敗② 一點餘裕都沒有
- 例：沒留請人確認的天數，把完成的橫條畫到截止當天
- 只要有1件延誤，後面的工作全部往後挪
- 改法。把確認與等待也當成一項工作，單獨列一列
- 最後一週只留當天的運作，製作類工作在前一週做完
⑩ 持續下去的訣竅（避免畫完就不看）
- 例：第一天做好，再打開已經是截止前3天
- 發現延誤太晚，能用的辦法就變少了
- 改法。先定好更新的星期幾與時間
- 讓更新10分鐘就能做完，才持續得下去
⑪ 每週更新規則
- 什麼時候更新 例：每週五16點開始10分鐘。負責人：____ 在行事曆裡設成重複行程
- 更新什麼 1. 替做完的工作標上記號 2. 在進行中的列寫一句「進行到哪一步」 3. 替下週要開始的列填上負責人
- 發現延誤時 從挪截止日、減少工作、增加人手三個裡選一個， 把決定的日期與決定的人寫在同一列裡
⑫ 結束後做回顧（KPT）
Keep 繼續
- 例：每週五16點的更新，持續了6週
- 例：把等待確認也單獨列一列，所以很早就發現延誤
Problem 問題
- 例：有一項工作估2天，實際做了5天
- 例：有1件忘了加等待確認的列，停了3天
Try 挑戰
- 例：下次畫橫條前，先一起讀過⑧⑨再定案
- 例：估偏的工作，下次用1.5倍天數來估
任務看板內容
列出工作 16 項
確定目標與截止日
畫橫條之前，先確定什麼做完算完成，以及不能更動的日期。這裡含糊不清，後面所有橫條都得重畫。
用一行寫出完成的樣子
用一行寫出「把什麼交到誰手上就算結束」。寫得像範例那樣具體之後，貼到版面⑥。
敲定截止日期
向相關同事確認不能更動的日期並定下來。這裡一動，整張甘特圖都要重畫，所以最優先確定。
列出相關負責人
寫出參與者的名字，以及可以請他們幫忙的工作範圍。這是替甘特圖每一列填上負責人的材料。
把工作全部列出來
WBS的環節。把要做的事從大塊開始往小的拆。這裡漏掉的，就會原封不動變成時程上的延誤，所以要請別人也看過一遍。
把工作分成3大塊
把整個專案分成籌備、製作、公開這樣的3大塊，寫進版面①②③的3個框。
拆成更小的子工作
把每一塊拆到「半天到3天能做完」的大小。還超過1週的工作，就表示拆得太粗。
請別人幫忙找遺漏
把列出的清單給相關同事看過，補上漏掉的工作。第一次做一定會漏掉2到3件。補齊之後，在版面④的MoSCoW選出Must與Should。
排入時程與負責人
把列出的工作放到時間軸上的環節。先定順序與天數再畫橫條，重做的次數會少很多。
決定工作的先後順序
以④的Must與Should為對象，找出「這件沒做完就不能開始」的組合排好。可以同時進行的就並排放。
估算每項工作天數
寫下每項工作要幾天。拿不定就多抓一點，請人確認與等待的時間也要算進天數。
在甘特圖上畫橫條
在版面⑤的表格裡，工作進行的週放■，截止的週放▲，再寫上負責人。只把④選為Must與Should的工作列成一列。做到這裡第一版就完成了。
每週固定更新一次
畫完就擱著不管，很快就沒人看了。定好星期幾更新，讓它變成能及早發現延誤的做法。
標記已完成的部分
在定好的那天，替做完的工作標上記號。進行中的工作補一句現在進行到哪一步。
找出延誤並調整
找出比預定慢的列，從挪截止日、減少工作、增加人手三個裡選一個定下來。
結束後做回顧
寫出估算與實際差最多的3項工作，用版面⑫的KPT整理成Keep、Problem、Try。下個專案估天數時就用它。
