藝廊
專案與開發的範本
從規劃到回顧，開發團隊推進所需的看板與任務結構可以直接使用。白板與看板成套配置，能直接在會議現場運作。
8 項
任務管理入門 第一週：全部寫出來、排優先順序、每天只挑3件的基本做法
想第一次把任務管理變成習慣的上班族和學生，用這套任務管理入門範本，在第一週內學會全部寫出來、依重要度與緊急度排優先順序、每天只挑3件事做的基本做法。白板分成左右兩頁，左頁有把本週工作全部寫出來的框、重要度×緊急度的四象限、今天的3件·本週要做·等待中三個框，以及早上5分鐘與傍晚5分鐘的4步日常流程，右頁有週一到週五的5列3欄紀錄表、週五10分鐘回顧的KPT（保持·問題·嘗試）三欄，還有兩個卡關提醒框和一個持續下去的訣竅框。任務看板是「已寫出／今天的3件／本週要做／等待·已委託／完成」5欄，從寫出來到週五檢視，4個父任務和12個子任務全部是未開始。任務管理的做法之所以撐不久，多半是因為單件工作太大、今天排得太多，所以盤面上寫清楚了切到第一步的寫法和每天最多3件的上限。和著重接下工作的方式與進度回報格式的「新人每週任務分流」不同，這套範本不限定職位與場合，只做寫出來、分類、挑出今天3件這三件最基本的事，工作、課業和家裡的事都能直接拿來用。
專案管理入門 計畫板｜把目的、範圍、時程、分工與風險彙整成一頁
第一次被指派帶一個小專案的人，用這塊計畫板以入門的程度掌握專案管理的推動方式，把目的、範圍、時程、分工與風險彙整成一頁計畫。白板分成左右兩頁，左頁放專案章程的框、從起始到結案的5個流程、影響力×關注度的利害關係人地圖，以及範圍、分工、風險3個框；右頁放4列4欄的里程碑表、依發生機率×影響分類的風險四象限，以及每週確認、延誤、結案3個框。任務看板分為「擬定計畫／準備中／執行中／確認中／已完成」5欄，從寫章程到留下結案紀錄，4個父任務與12個子任務都處於未開始。不清楚專案計畫的擬定順序就直接動手，很容易漏掉關鍵環節，因此這裡把國際通用指南PMBOK的五大流程群組（起始／規劃／執行／監控／結案）原樣做成白板上的流程順序。另外把起始階段不可或缺的關係人辨識，做成影響力×關注度的利害關係人地圖，讓你先決定要請誰參與到什麼程度。適合公司內部活動、新服務試辦這類幾週到幾個月就能結束的小型專案。
甘特圖入門 時程表製作板｜列出工作，用橫條畫出開始、結束與負責人
第一次學畫甘特圖的人，用這個入門範本把小專案的工作全部列出來，填上開始日、結束日與負責人，畫成一張橫條時程表。白板左頁放著把工作分成籌備、製作、公開三塊的WBS（工作分解＝把工作拆細）3個框、用MoSCoW（必須、應該、可以、這次不做）篩選要上表工作的4欄、5項工作×6週的甘特圖，右頁放著目標與截止日的框、製作方法5步驟、常見失敗2框加上持續下去的訣竅共3框、每週更新規則、KPT的3欄。任務看板分成列出工作、排定時程、進行中、確認中、已完成5欄，從確定目標到每週更新，4個父任務與12個子任務都以未開始的狀態放好。甘特圖就是把工作直向排列、把時程橫向排列，用橫條表示每項工作起訖時間的表格。公司內部活動的籌備、網頁上線這類幾週就能結束的小計畫，最適合拿來練習。把所有工作都塞進甘特圖，畫面會變成一片橫條，所以先用MoSCoW篩掉不必畫的工作再動手，才不會失敗。
5 Whys 根本原因分析入門看板：連問五次「為什麼」，找出根本原因與防止再發生的對策
第一次負責工作疏失與異常防止再發生的人，用這套 5 Whys（五個為什麼）根本原因分析入門範本，照著步驟連問五次「為什麼」，一路定到根本原因與防止再發生的對策。白板分成左右兩頁：左頁放用事實記錄問題的框、四個步驟的做法、依人·方法·機器·材料四種觀點展開原因的魚骨圖（特性要因圖），以及從問題到為什麼⑤共六段的追問鏈；右頁放好的「為什麼」與壞的「為什麼」兩個框、根本原因與再發防止對策框，還有四列四欄的對策執行計畫。任務看板分成「發生的問題／追問為什麼／對策已確定／執行中／確認成效」五欄，從整理事實到確認成效，4 個父任務與 12 個子任務全部是未開始。做 5 Whys 最容易卡住的地方，是把原因歸到個人不小心就停下來。因此在追問之前，先用魚骨圖從人·方法·機器·材料四種觀點鋪開原因候選，再以此為線索連問五次「為什麼」。盤面上還放了以會議室重複預約為例的六段填寫範例，以及壞的「為什麼」的反面樣本。一次回顧約 30 分鐘，就能定出靠制度擋住的對策。
敏捷開發入門看板｜理解 Scrum 的三個角色·五個事件·三項產出物，跑完第一個衝刺
剛開始學敏捷開發的人，以及第一次加入 Scrum 團隊的人，用這套給新手的敏捷開發入門範本，理解三個角色、五個事件、三項產出物，把第一個衝刺完整跑一遍。白板上依序是敏捷開發的想法、兩週衝刺的五個步驟、三個角色的三個框、三項產出物的三個框、五個事件速查表、用 MoSCoW 挑出這次要做的部分（四欄），以及 KPT 回顧。任務看板分成產品待辦清單、衝刺待辦清單、開發中、待審查、完成五欄，認識用語、安排第一個衝刺、開好每日站立會議、審查與回顧這四個父任務與十二個子任務全部是未開始。不懂 Scrum 的做法就直接參加，很容易被術語甩在後頭；照著這塊看板由上往下走一遍並跑完一個衝刺，連每日站立會議上該說什麼都會變清楚。這也是敏捷開發怎麼做、Scrum 怎麼入門的一份具體答案。與已經在運作的團隊所用的兩週衝刺營運看板不同，這裡的主角是用語的理解和第一次的完整體驗。
新人每週任務分流：從接下工作到守住截止期限
為被多位前輩同時交辦工作的第一年新人，把接下工作的方式、優先順序的排法和截止期限管理整理在一起的每週任務管理範本。白板上排著本週的前提與自己處理能力的實測值、接到交辦當場確認的5W1H、用緊急度×重要度（艾森豪矩陣）挑出今天三件事的矩陣、記下預估與實際落差的紀錄表，以及週五的KPT回顧。任務看板分成已接下的工作、今天要做、進行中、待確認審閱、已完成五欄，從把接下工作的方式固定下來、週一排優先順序，到比較預估與實際、截止前進度回報和週末盤點，五個父任務都以未開始的狀態排好。新人的任務管理有了章法，截止前兩天的進度回報變成習慣，當天才說「還沒做出來」的意外就不會再發生。
失誤補救手冊：最初30分鐘的初步處理與防止再犯
失誤補救手冊是給在工作上闖了大禍的第一年新人的失誤處理範本，把發現後的初步處理、向主管回報、用五問分析（5 Whys）找原因到防止再犯，按順序排成一張板。白板上依序放著面對失誤的心態、發現後30分鐘的5步初步處理流程、回報一定要講的5點與不找藉口的說法、連問5次為什麼的五問分析，以及防止再犯紀錄表。看板是事發→初步處理中→已回報→防止再犯進行中→完成這5欄，初步處理、分開事實與影響、回報、找出原因、防止再犯這5個母任務和13個子任務都以未開始的狀態排好。回報的說法和下一步都先定好了，腦中一片空白時也不會想隱瞞，還能留下讓同樣的失誤不再發生的制度。
會議紀錄與報告的格式：會後30分鐘交出讀得下去的文件
會議紀錄與工作報告的商務文件範本，供剛被指派做會議紀錄的新人在開始記錄之前以及送出之前複查時打開，一次搞懂會議紀錄怎麼寫、工作報告用什麼格式。白板上依序放著用5W1H搭報告架構的一面、會議紀錄與工作報告與日報與故障報告的寫法對照表、會後30分鐘的流程、送出前檢查與用語規範，還有收到的修改意見累積欄。任務看板分成草稿、整理中、待審閱、已分享、寫進範本五欄，從記錄方式到更新範本共有5個父任務與13個子任務處於未開始狀態。把一份文件當成一張卡片來推動，把收到的紅字改回範本，就不必再煩惱該寫什麼，每份文件的意見件數會逐月減少。