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Gantt-Diagramm für Einsteiger: Zeitplan-Board mit Aufgaben, Start, Ende und Zuständigen
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Einsteiger, die lernen wollen, wie man ein Gantt-Diagramm erstellt, sammeln mit dieser Zeitplan-Vorlage die Aufgaben eines kleinen Projekts und zeichnen Start, Ende und Zuständige als Balken. Auf der linken Seite des Whiteboards stehen drei WBS-Rahmen, die die Arbeit in Vorbereitung, Erstellung und Veröffentlichung teilen, ein vierspaltiger MoSCoW-Filter, der die Zeilen eingrenzt, und ein Gantt-Raster mit 5 Aufgaben über 6 Wochen; rechts folgen Ziel und Endtermin, eine Anleitung in fünf Schritten, drei Rahmen zu Fehlern und Dranbleiben, die Update-Regeln und ein dreispaltiges KPT. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Aufgaben sammeln und Termine setzen über In Arbeit und In Prüfung bis Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Ein Gantt-Diagramm ist eine Tabelle mit Aufgaben in Zeilen und Wochen in Spalten, in der jede Dauer als Balken erscheint. Wer alles einträgt, bekommt eine Wand aus Balken, deshalb zuerst mit MoSCoW die Zeilen auswählen.
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Gantt-Diagramm für Einsteiger
So geht es: (1) Ziel und Endtermin festlegen → (2) Arbeit in Vorbereitung, Erstellung und Veröffentlichung teilen (WBS) → (3) Zeilen mit MoSCoW eingrenzen → (4) Reihenfolge und Dauer festlegen und Balken zeichnen → (5) Jede Woche am selben Tag aktualisieren und am Ende mit KPT zurückblicken
1. Aufgaben sammeln (WBS) / Vorbereitung
- Planung festlegen (Ziel, Termin, Personenzahl)
- Raum und Budget sichern
- Beteiligte ansprechen und Zuständige festlegen
- z. B. Raum bis 25.9. vorreservieren
2. Aufgaben sammeln (WBS) / Erstellung
- Einladungstext und Anmeldeformular erstellen
- Ablaufplan für den Tag schreiben
- Unterlagen zusammenstellen und drucken
- z. B. Text am 2.10. gegenlesen lassen
3. Aufgaben sammeln (WBS) / Veröffentlichung
- Einladungsmail versenden
- Anmeldungen prüfen und bei Bedarf nachfassen
- Empfang und Aufräumen am Tag steuern
- z. B. Versand 6.10., Erinnerung 13.10.
4. Die Arbeit dieser Runde in vier Stufen sortieren (MoSCoW = Must, Should, Could, Won't diesmal nicht)
Must Pflicht
- z. B. Planung festlegen, Einladung schreiben, Anmeldungen sammeln, Tag und Aufräumen Ohne diese Punkte klappt es nicht. Immer eine Zeile in Rahmen 5
Should wichtig
- z. B. Unterlagen zusammenstellen und drucken (Zeile "Unterlagen erstellen" in Rahmen 5) Schmerzt, wenn es spät wird. Bei Luft eine Zeile in Rahmen 5
Could wenn möglich
- z. B. Fotos vom Tag in sozialen Netzen posten Schön zu haben, aber keine Zeile in Rahmen 5
Won't diesmal nicht
- z. B. Auswertung der Teilnehmerumfrage Bewusst weglassen und festhalten
5. Gantt-Diagramm (Aufgaben x Wochen). ■ = Arbeitswoche, ▲ = Frist. Zeilen nur Must und Should aus Rahmen 4
| Woche 1 | Woche 2 | Woche 3 | Woche 4 | Woche 5 | Woche 6 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Planung festlegen | ■ Anna | ■▲fix | – | – | – | – |
| Einladung schreiben | – | ■ Ben | ■▲fertig | – | – | – |
| Unterlagen erstellen | – | – | ■ Ben | ■ Ben | ■▲Druck | – |
| Anmeldungen sammeln | – | – | – | ■ Lea | ■▲Frist | – |
| Tag und Aufräumen | – | – | – | – | ■ alle | ■▲Tag |
6. Ziel und Endtermin des Projekts
- Was heißt fertig z. B. die interne Veranstaltung im nächsten Monat mit 50 Personen bis zum Ende durchführen
- Nicht verschiebbare Termine z. B. Veranstaltung 20.10. / Einladungsmail 6.10. Woche 1 in Rahmen 5 ist die Woche des 15.9.; sechs Wochen bis zum Tag
- Noch nicht entschieden z. B. Raum noch nicht gebucht. Budgetgrenze unklar. Wen fragen: ____ / bis wann: __/__
7. Ein Gantt-Diagramm in 5 Schritten erstellen
- Schritt 1 Vom Endtermin her denken Nicht verschiebbare Termine zuerst setzen. Wer sie zuletzt klärt, zeichnet alles neu.
- Schritt 2 Arbeit sammeln Drei große Blöcke bilden und bis auf einen halben bis drei Tage herunterbrechen. Danach im MoSCoW (Rahmen 4) Must und Should wählen und ab hier nur damit weiterarbeiten.
- Schritt 3 Reihenfolge festlegen Aufgaben verbinden, die erst nach einer anderen starten können, und Paralleles nebeneinander legen.
- Schritt 4 Dauer schätzen Zu jeder Aufgabe die Tage notieren. Prüf- und Wartezeiten zählen als Tage mit.
- Schritt 5 Balken zeichnen und Zuständige eintragen ■ für die Arbeitszeit, ▲ für die Frist, in jeder Zeile ein Name. Zeilen sind nur die wichtigen Aufgaben (Must und Should aus Rahmen 4), nicht alles Gesammelte.
8. Fehler 1: Aufgaben zu groß
- z. B. eine Zeile "Website bauen" mit drei Wochen Balken
- Niemand erkennt, ob es läuft oder klemmt
- Lösung: bis auf einen halben bis drei Tage aufteilen
- Bleibt eine Zeile über einer Woche, erneut teilen
9. Fehler 2: kein Puffer
- z. B. keine Tage für Freigaben, der Balken endet am Termin
- Eine Verzögerung schiebt alles Folgende
- Lösung: Prüfung und Wartezeit als eigene Zeile
- Letzte Woche nur für den Tag, Erstellung vorher abschließen
10. Dranbleiben (einmal gezeichnet, nie geöffnet)
- z. B. am ersten Tag gezeichnet, drei Tage vor der Frist geöffnet
- Verzug fällt zu spät auf, es bleiben weniger Optionen
- Lösung: Wochentag und Uhrzeit vorher festlegen
- Ein Update in zehn Minuten hält durch
11. Regeln für das wöchentliche Update
- Wann aktualisieren z. B. jeden Freitag ab 16 Uhr, zehn Minuten. Zuständig: ____ Als Serientermin in den Kalender eintragen
- Was aktualisieren 1. Fertige Aufgaben markieren 2. Bei laufenden Zeilen den Stand in einer Zeile notieren 3. Zeilen der nächsten Woche mit Namen versehen
- Wenn Verzug auffällt Eines von drei Dingen wählen: Frist verschieben, Umfang kürzen, Personen ergänzen, und Datum und entscheidende Person in dieselbe Zeile schreiben
12. Am Ende zurückblicken (KPT)
Keep beibehalten
- z. B. das Update freitags 16 Uhr sechs Wochen lang durchgehalten
- z. B. Wartezeit als eigene Zeile, dadurch Verzug früh gesehen
Problem Problem
- z. B. eine Aufgabe mit 2 Tagen geschätzt, real 5 Tage
- z. B. eine Prüfzeile vergessen, die Aufgabe lag 3 Tage still
Try ausprobieren
- z. B. nächstes Mal vor dem Zeichnen Rahmen 8 und 9 gemeinsam lesen
- z. B. abgewichene Aufgaben mit 1,5-facher Dauer schätzen
Inhalt des Aufgabenboards
Aufgaben sammeln 16 Einträge
Ziel & Termin klären
Bevor Sie den ersten Balken zeichnen, legen Sie fest, was fertig bedeutet und welche Termine nicht verschiebbar sind. Bleibt das offen, zeichnen Sie später alles neu.
Ergebnis in 1 Satz
Schreiben Sie in einem Satz, wer am Ende was in der Hand hält. Sobald es konkret ist, kommt es in Rahmen 6 des Boards.
Endtermin fixieren
Bestätigen Sie den nicht verschiebbaren Termin mit allen Beteiligten. Verschiebt er sich, wird das ganze Gantt-Diagramm neu gezeichnet.
Beteiligte auflisten
Notieren Sie die Namen der Beteiligten und was Sie jeweils übertragen können. Daraus entstehen die Zuständigen in jeder Zeile des Rasters.
Aufgaben sammeln
Der WBS-Schritt. Zerlegen Sie die Arbeit von großen Blöcken in kleine Teile. Was hier fehlt, wird später zur Verzögerung, lassen Sie also jemanden gegenlesen.
In 3 Blöcke teilen
Teilen Sie das Projekt in drei Blöcke wie Vorbereitung, Erstellung und Veröffentlichung und schreiben Sie sie in die Rahmen 1, 2 und 3.
Feiner aufteilen
Zerlegen Sie jeden Block, bis ein Teil einen halben bis drei Tage dauert. Alles über einer Woche ist noch zu grob.
Lücken prüfen lassen
Zeigen Sie die Liste den Beteiligten und ergänzen Sie Fehlendes. Beim ersten Mal fehlen immer zwei bis drei Punkte. Danach wählen Sie im MoSCoW von Rahmen 4 Must und Should aus.
Termine & Zuständige
Der Schritt, der die gesammelte Arbeit mit Zuständigen auf die Zeitachse legt. Erst Reihenfolge und Dauer, dann zeichnen, das spart Nacharbeit.
Reihenfolge klären
Nur mit Must und Should aus Rahmen 4: Finden Sie die Paare, bei denen eines erst nach dem anderen starten kann, und ordnen Sie sie. Paralleles kommt nebeneinander.
Dauer schätzen
Schreiben Sie zu jeder Aufgabe die Anzahl der Tage. Im Zweifel großzügig, und Prüf- und Wartezeiten zählen mit.
Balken einzeichnen
Setzen Sie im Raster von Rahmen 5 ■ auf die Arbeitswochen und ▲ auf die Frist und ergänzen Sie die Zuständigen. Zeilen werden nur Must und Should aus Rahmen 4. Damit steht die erste Fassung.
Wöchentlich updaten
Ein gezeichnetes und dann vergessenes Diagramm wird nicht genutzt. Legen Sie einen Wochentag fest und machen Sie daraus eine Frühwarnung für Verzug.
Erledigtes markieren
Markieren Sie am festgelegten Wochentag die fertigen Aufgaben. Bei laufenden ergänzen Sie in einer Zeile, wie weit sie sind.
Verzug korrigieren
Suchen Sie Zeilen hinter dem Plan und wählen Sie eines von drei Dingen: Frist verschieben, Umfang kürzen oder Personen ergänzen.
Rückblick am Ende
Notieren Sie drei Aufgaben mit der größten Abweichung zwischen Schätzung und Realität und sortieren Sie sie im KPT von Rahmen 12 nach Keep, Problem und Try. Das hilft bei der nächsten Schätzung.
