專案與開發
會議紀錄與報告的格式：會後30分鐘交出讀得下去的文件
中級｜白板 1 頁·任務看板 5 欄（5 個父任務、13 個子任務）
中級：會出現方法的名稱，但重點已在白板上說明。以填寫範例為線索，配合自己的情況思考並填寫。
會議紀錄與工作報告的商務文件範本，供剛被指派做會議紀錄的新人在開始記錄之前以及送出之前複查時打開，一次搞懂會議紀錄怎麼寫、工作報告用什麼格式。白板上依序放著用5W1H搭報告架構的一面、會議紀錄與工作報告與日報與故障報告的寫法對照表、會後30分鐘的流程、送出前檢查與用語規範，還有收到的修改意見累積欄。任務看板分成草稿、整理中、待審閱、已分享、寫進範本五欄，從記錄方式到更新範本共有5個父任務與13個子任務處於未開始狀態。把一份文件當成一張卡片來推動，把收到的紅字改回範本，就不必再煩惱該寫什麼，每份文件的意見件數會逐月減少。
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會議紀錄與報告的格式
使用方式: 用5W1H搭架構 → 選文件類型 → 30分鐘出草稿 → 把意見寫回範本
① 搭好報告的架構（5W1H）
- 業務例會的會議紀錄
- Who 讀者是業務經理，以及缺席的其他部門兩位同事
- What 決定2項、待辦1項。新方案延到9月上線
- Why 開發延遲、競品降價、8月旺季這三點是理由
- When 報價單要在 8月25日（二）17:00 前交出
- Where 貼到業務例會頻道，並存進雲端共用硬碟
- How 依結論→理由→請託的順序，A4一頁
② 依文件類型看架構（材料一樣，排法不同）
| 會議紀錄 | 工作報告 | 日報 | 故障報告 | |
|---|---|---|---|---|
| 開頭三行 | 8月24日（一）9:00-10:00 會議室B 出席 業務部4人／缺席 其他部門2人 決定2項・待辦1項（內文如下） | 建議把新方案上線延到9月 理由有三點（開發延遲・競品降價・8月旺季） 請在 8月28日（五）前做出判斷 | 8月24日（一）電話30通・約訪2件 工時 9:00-18:00（其中在路上2小時） 目標約訪1件，已達成 | 8月21日（五）10:12-10:48 下單功能全面停擺 影響 217筆訂單失敗（估算，確切數字確認中） 目前已復原，仍持續監控 |
| 內文怎麼排 | 議題1 新方案的上線時間 決定：延到9月上線（陳經理） 待辦：報價單由林志豪在 8月25日（二）前完成 | 事實：7月解約率3.2%（來自客戶關係管理系統） 分析：漲價後的既有客戶占解約的六成 建議：上線延到9月，既有客戶維持原價 | 完成：電話30通、約訪2件（目標1件） 卡關：報價單的成本資料找不到，暫時停住 黃雅婷，明天能給我30分鐘嗎 | 10:12 偵測到警報／10:20 切換到舊伺服器 10:48 確認復原 原因：資料庫連線數達到上限200 |
| 結尾寫什麼 | 待辦：報價單｜林志豪｜8月25日（二）17:00｜PDF給經理 下次會議 8月31日（一）9:00 會議室B 對紀錄有異議請在 8月26日（三）12:00 前提出 | 請裁示：是否同意延到9月上線 回覆期限 8月28日（五）17:00 佐證資料：7月實績（放在雲端共用硬碟） | 明天：授信審核3件・開立發票10張 14-16點有空檔 急件可以排在那個時段 | 暫時：警報門檻值已改成100 長期：連線數上限從200提高到400（黃雅婷・9月4日（五）） 後續進度會在 8月26日（三）說明 |
③ 從會議中到分享的30分鐘（趁記憶還新全部交出去）
- 1. 會議中（0分鐘） 只抓決定、待辦與數字這三樣。沒聽清楚的名字當場就問。
- 2. 散會後（+5分鐘） 起身之前把決定和待辦唸一遍，當場定下負責人與期限。
- 3. 搭架構（+10分鐘） 先放 決定／待辦／保留 三個標題，再把筆記分過去。這時先別寫成句子。
- 4. 寫草稿（+20分鐘） 每個標題下面寫成一條一句的重點。寫到七成就停，猶豫的地方寫［待確認］。
- 5. 分享（+30分鐘） 移到待審閱那一欄，只把［待確認］問過主管，再貼到該貼的地方。
④ 送出前檢查（結論與結構）
- 只讀第一行就能做判斷，結論沒有掉到第三行以下
- 只寫決定和待辦，不是發言的逐字紀錄
- 每一條待辦都齊了 負責人・期限・完成的樣子 三項
- 會議紀錄控制在A4一頁，日報控制在10行以內
⑤ 稱謂與數字的寫法（敬稱・公司名・單位）
- 對外稱 先生／小姐，對內統一用職稱（陳經理）
- 公司名用全名，連 股份有限公司 放的位置都要一致
- 期限別寫 這週內，要寫到 8月25日（二）17:00
- 金額要註明含稅或未稅，元和萬元不要混著用
⑥ 送出前的最後確認
- 收件人和副本的對象都正確
- 沒有把對外機密的資料一起送出去
- ［待確認］的記號沒有忘記刪掉
- 分享連結的權限，讓缺席的人也打得開
⑦ 累積收到的意見並更新範本（同一個意見不收第三次）
- 這週收到的紅字 ・公司內部縮寫沒說明就直接用 → 第一次出現時加註 ・漏掉出席者的職稱 → 姓名和職稱一起寫
- 已經收到三次的紅字 寫了 已知會相關人員，讀者卻不知道是誰 把範本的收件人欄改成一定要寫姓名的形式
- 已經寫進範本的調整 8月14日 把 決定／待辦／保留 三個標題固定進範本 8月21日 在待辦那一行加上 負責人・期限・完成的樣子
- 本月目標 把每份文件的紅字意見控制在5條以內（8月第1週是12條） 從會議結束到分享維持在30分鐘以內
任務看板內容
草稿 18 項
用範本做會議筆記
文件的品質有八成在會議中就決定了。不必追逐全文，只抓事後一定會用到的三樣。
抓決定、待辦與數字
開會前就先打開寫好 決定／待辦／保留 三個標題的範本。
專有名詞當場問清楚
人名怎麼寫、公司全名、縮寫代表什麼，都趁會議進行中問清楚。
把決定和待辦分開
讀者要找的只有這兩樣。混在一起就看不出誰該做什麼。
待辦要寫負責人與期限
負責人、期限、完成的樣子三項不齊，就不要寫成待辦。
保留事項要寫原因
用一行寫下沒能決定的原因，以及要決定還缺哪些資訊。
30分鐘內交出草稿
記憶最新的時候最快。當天交出七成的草稿，反而更早收尾。
十分鐘先搭好架構
先放標題再把筆記分過去，順序調整全部在這一步做完。
寫到七成就送出
別先修辭再送審（內容偏掉的話反正要重寫）。
沒把握的地方留記號
沒把握的數字和寫法，就帶著［待確認］的記號送出。
請主管審閱
送出去不算結束。把意見全部改完，一份文件才算做完。
附上希望審閱的期限
移到待審閱那一欄時，寫上希望什麼時候看完。
當天就把意見改掉
趁還記得內容就改（隔天要多花時間重新回想）。
確認分享對象與權限
送出前確認收件人、副本，以及誰打得開分享連結。
更新文件範本
同樣的意見收到三次，就該懷疑是範本有缺，而不是自己的習慣。
把意見貼到白板上
把收到的紅字用一行補寫到白板的累積欄。
出現三次就寫進範本
一再出現的意見，改成範本的欄位或必填項，用機制來防。
月底數一次意見件數
月底數一數每份文件的意見件數，記錄有沒有在減少。
