Projetos e Desenvolvimento
Atas e relatórios: documentos lidos nos 30 minutos a seguir à reunião
Intermédio | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (5 tarefas principais e 13 subtarefas)
Intermédio: Aparecem os nomes dos métodos, mas o essencial está explicado no quadro branco. Use os exemplos de preenchimento como guia e complete-o a pensar na sua própria situação.
Modelo de ata de reunião e relatório para quem acaba de herdar a ata e quer saber como a redigir, pensado para abrir antes de começar a tomar notas e ao rever o rascunho antes de enviar. O quadro branco reúne um esquema 5W1H do relatório, uma tabela que compara ata, relatório de ponto de situação, relatório diário e relatório de incidente, os 30 minutos a seguir à reunião, uma lista de verificação antes do envio com as regras de estilo e um registo das correções recebidas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de Rascunho a No modelo, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas por começar, desde tomar notas até atualizar o próprio modelo. Cada documento avança como um cartão e cada correção volta ao modelo, por isso deixa de hesitar sobre o que escrever num relatório e o número de reparos por documento desce mês após mês.
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Atas e relatórios de reunião
Como usar: 1. Estrutura com 5W1H 2. Escolher o tipo de documento 3. Rascunho em 30 minutos 4. Devolver as correções ao modelo
1. Montar a estrutura do relatório (5W1H)
- Ata da reunião de vendas
- Who Leem a ata a chefe de vendas e dois colegas de outras equipas que faltaram
- What Duas decisões e uma tarefa. O novo plano passa para lançamento em setembro
- Why Três motivos: atraso do desenvolvimento, descida de preços da concorrência e pico de agosto
- When O orçamento tem de estar pronto na terça, 25 de agosto, às 17h00
- Where Publicar no canal de vendas e guardar na drive partilhada
- How Conclusão, motivos e pedido, numa só página
2. Estrutura por tipo de documento (mesmo material, ordem diferente)
| Ata | Relatório | Relatório diário | Relatório de incidente | |
|---|---|---|---|---|
| As três primeiras linhas | Segunda, 24 de agosto, 9h00-10h00, sala B Presentes 4 de vendas / ausentes 2 de outras equipas 2 decisões e 1 tarefa (detalhe abaixo) | Proposta de adiar o lançamento do novo plano para setembro Três motivos (atraso do desenvolvimento, descida de preços e pico de agosto) Pede-se decisão até sexta, 28 de agosto | Segunda, 24 de agosto — 30 chamadas e 2 visitas marcadas Horário 9h00-18h00 (2 horas em deslocações) O objetivo era 1 visita, portanto estamos à frente | Sexta, 21 de agosto, 10h12-10h48 — encomendas totalmente em baixo Impacto 217 encomendas falhadas (estimativa, número final em análise) O serviço já está reposto e continua sob vigilância |
| Como se organiza o corpo | Ponto 1 — data de lançamento do novo plano Decisão: fica adiado para setembro (Rita, chefe de vendas) Tarefa: orçamento do Bruno até terça, 25 de agosto | Facto: a taxa de cancelamento de julho foi de 3,2 % (segundo o CRM) Análise: 60 % são clientes antigos, depois da subida de preço Proposta: lançar em setembro e manter os preços atuais | Feito: 30 chamadas e 2 visitas marcadas (objetivo 1) Bloqueio: não encontro os custos para o orçamento Inês, tens 30 minutos para mim amanhã? | 10h12 alerta disparado / 10h20 passagem para o servidor antigo 10h48 serviço confirmado de novo Causa: as ligações à base de dados chegaram ao limite de 200 |
| Como se fecha | Tarefa: orçamento | Bruno | terça, 25 de agosto, 17h00 | PDF para a chefe Próxima reunião segunda, 31 de agosto, 9h00, sala B Correções à ata até quarta, 26 de agosto, 12h00 | Decisão pedida: aprovar o adiamento para setembro Agradece-se resposta até sexta, 28 de agosto, 17h00 Dados de suporte: números de julho (na drive partilhada) | Amanhã: 3 análises de crédito e 10 faturas a emitir Das 14h00 às 16h00 tenho espaço livre O que for urgente pode entrar nessa janela | Provisório: limiar de alerta já baixado para 100 Definitivo: subir o limite de ligações de 200 para 400 (Inês, sexta, 4 de setembro) Próxima atualização na quarta, 26 de agosto |
3. Os 30 minutos entre a reunião e a partilha (sair enquanto está fresco)
- 1. Durante a reunião (0 min) Apanhar só decisões, tarefas e números. Qualquer nome que não se perceba pergunta-se na hora.
- 2. No fim (+5 min) Antes de alguém se levantar, ler em voz alta as decisões e as tarefas e fechar responsáveis e prazos ali mesmo.
- 3. Estrutura (+10 min) Colocar os três títulos, Decisões, Tarefas e Em pausa, e distribuir as notas por baixo. Ainda sem redigir.
- 4. Rascunho (+20 min) Um ponto por linha sob cada título. Parar nos 70 % e marcar as dúvidas como [a confirmar].
- 5. Partilha (+30 min) Mover para a coluna de revisão, resolver as marcas [a confirmar] com a chefe e publicar onde é devido.
4. Antes de enviar (conclusão e estrutura)
- A primeira linha chega para decidir e a conclusão não desce abaixo da terceira linha
- Limita-se a decisões e tarefas, não é a transcrição de quem disse o quê
- Cada tarefa leva responsável, prazo e a descrição do que é estar terminado
- A ata cabe numa página e o relatório diário não passa de dez linhas
5. Estilo de nomes e números (tratamento, empresas, unidades)
- Fora da empresa, Sr. ou Sra. e apelido; dentro, o nome próprio
- Nome legal completo da empresa, incluindo a forma jurídica Lda. ou S. A.
- Nunca escrever esta semana; escrever terça, 25 de agosto, às 17h00
- Indicar se o valor inclui IVA e não misturar euros com milhares de euros
6. Última verificação antes de enviar
- Os destinatários e as cópias estão certos
- Não ficou nenhum anexo confidencial na mensagem
- Não ficou nenhuma marca [a confirmar] por resolver
- Quem faltou à reunião consegue abrir a ligação partilhada
7. Registar as correções e atualizar o modelo (nunca o mesmo reparo três vezes)
- Correções desta semana - Siglas internas sem explicação -> escrever por extenso na primeira vez - Faltavam os cargos dos presentes -> nome e cargo
- Correções recebidas três vezes Partilhado com a equipa deixa o leitor sem saber com quem Mudar o campo de destinatários para obrigar a escrever nomes
- Alterações já incorporadas no modelo 14 de agosto — fixados os três títulos Decisões, Tarefas e Em pausa 21 de agosto — acrescentados responsável, prazo e terminado a cada tarefa
- Objetivo deste mês Menos de cinco correções por documento (na primeira semana de agosto foram 12) Menos de 30 minutos entre o fim da reunião e a partilha
Conteúdo do quadro de tarefas
Rascunho 18 itens
Anotar com modelo
Oito décimos do documento ficam decididos durante a reunião. Não vale a pena perseguir cada palavra, basta apanhar as três coisas que serão precisas depois.
Apanhar três coisas
Sentar-se com o modelo já aberto, com os títulos Decisões, Tarefas e Em pausa.
Confirmar os nomes
Como se escreve um nome, a denominação social completa, o que querem dizer as siglas — pergunta-se com a reunião ainda a decorrer.
Separar em 2 listas
Decisões e tarefas são as duas únicas coisas que quem lê procura. Se ficarem misturadas, ninguém percebe quem tem de fazer o quê.
Pôr dono e prazo
Se não tem responsável, prazo e uma descrição do que é estar terminado, não se escreve como tarefa.
Explicar a pausa
Numa linha, porque é que o ponto não ficou fechado e que informação faltaria para o fechar.
Redigir em 30 min
A maior velocidade é enquanto tudo está fresco. Um rascunho a 70 % enviado no próprio dia fica pronto mais cedo do que um perfeito enviado amanhã.
Montar a estrutura
Colocar primeiro os títulos, distribuir cada nota por um deles e deixar aqui terminada toda a reordenação.
Parar nos 70 %
Mandar para revisão antes de polir a escrita, porque se o conteúdo estiver torto é reescrita de qualquer forma.
Marcar as dúvidas
Qualquer número ou forma de escrever que gere dúvida fica marcado como [a confirmar] e segue à mesma.
Pedir revisão
Enviar não é o fim. Um documento só está feito quando se trabalhou até ao último reparo.
Indicar o prazo
Ao mover o cartão para a coluna de revisão, escrever até quando é precisa essa leitura.
Corrigir nesse dia
Corrigir enquanto a reunião ainda está na memória, porque amanhã paga-se outra vez só para a recordar.
Rever CC e acessos
Antes de enviar, verificar destinatários, cópias e quem consegue mesmo abrir a ligação partilhada.
Melhorar o modelo
Quando a mesma correção chega três vezes, o problema é o modelo e não os vícios de quem escreve.
Colar as correções
Acrescentar cada correção recebida ao registo do quadro, uma linha por correção.
Transformar em campo
Transformar a correção que se repete num título ou num campo obrigatório, para que o modelo a evite.
Contar ao fim do mês
No fim do mês, contar as correções por documento e registar se o número está a descer.
