Caderno de recuperação de erros: os primeiros 30 minutos e a prevenção

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Caderno de recuperação de erros: os primeiros 30 minutos e a prevenção

Modelo de recuperação de erros para quem está no primeiro ano de trabalho, da primeira resposta à comunicação à chefia, à análise dos cinco porquês e à prevenção da repetição. No quadro estão como encarar o erro, um fluxo de cinco passos para os primeiros 30 minutos, os cinco pontos que qualquer comunicação precisa com frases sem desculpas, uma análise dos cinco porquês e um registo de prevenção. O kanban vai do incidente à conclusão em cinco colunas, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas já escritas e por iniciar — primeira resposta, separar factos e impacto, comunicar, procurar a causa e evitar a repetição. Com as palavras da comunicação e o passo seguinte já decididos, começa-se a agir em vez de esconder o erro e fica um mecanismo para que não volte a acontecer.

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① Como encarar o erro ② Os primeiros 30 minutos (parar → fa... ③ Cinco pontos que a comunicação precisa ④ Dizê-lo sem desculpas ⑥ Registo de prevenção (ocorrência, c... Caderno de recupe... Como usar: ① Para... Onde queremos chegar Passos a cumprir Não fazer isto Aprender para a p... Como queremos estar ao fim do diaEx.) O impacto está travado hoje e amanhã na reunião já se explica a medida. As duas primeiras promessas1. Não esconder nem embelezar2. Primeiro aviso em menos de 30 minutos Não fazer isto· Corrigir às escondidas e só depois comunicar· Esperar por saber a causa para comunicar Não se castigar demaisO que baixa a avaliação não é falhar, é esconder.Deixe o desânimo para o caminho de casa; agora mexa as mãos. 1. Parar (0-3 min)Largue o trabalho e trave tudo o que alastre o dano. A partir daqui, não apagar, não gravar por cima e não reenviar. 2. Confirmar factos (3-10 min)Escreva com horas o que fez e quando deu por isso. Guarde ecrãs e mensagens como prova e mantenha as suposições à parte. 3. Alcance do impacto (10-18 min)Ponha números em quem, quantos e quanto. No que ainda não sabe, escreva em apuramento. 4. Comunicar (18-25 min)Dê à chefia um primeiro aviso de 30 segundos (os cinco pontos do bloco ③). Se não a conseguir contactar, suba um nível e informe a chefia depois. 5. Registar (25-30 min)Transforme em cartões as instruções e os prazos recebidos. Daqui em diante, vire a cabeça para a procura da causa. Pedido de desculpa (uma só frase e já para os factos) Factos (o que aconteceu, a que horas e até onde está confirmado) Impacto (12 destinatários errados, 3 deles externos) O que está a ser feito (envio travado, pedido de recolha em preparação) A decisão pedida (em nome de quem sai o pedido de desculpa) NG «ninguém me disse» → OK «enviei sem confirmar os passos» NG «deve estar tudo bem» → OK «por confirmar, confirmo até às 15h00» NG «desculpe, é que…» → OK «começo pela conclusão, enviei o e-mail à pessoa errada» ⑤ Perguntar cinco... Porquê 1 Copiei a fatura do mês anterior e enviei-a sem trocar o nome do cliente Porquê 2 Não há um modelo em branco para começar, por isso copiar tornou-se o normal Porquê 3 Cada pessoa faz as faturas à sua maneira e não há procedimento escrito Porquê 4 Ninguém além de quem a faz chega a ver o conteúdo Porquê 5 A faturação continua a ser tarefa de uma só pessoa, sem ninguém designado para conferir Ocorrência (o que... Causa (o quinto p... Medida e se resultou 3 ago - nome erra... A fatura da empresa B saiu em nome da empresa AValor certo, nome errado A faturação continua a ser tarefa de uma só pessoasem ninguém designado para conferir Passou a haver quem emite e quem confereConfirmado que resultou na fatura de 17 ago 10 ago - aviso de... Esqueci-me de avisar 3 participantes da mudança de hora2 apareceram à hora antiga Os avisos de alteração dependem da memória de uma pessoaNão há responsável por atualizar o calendário Primeiro atualiza-se o calendário e só depois se avisaConfirmado a 1 set, sem falhas desde então 17 ago - ficheiro... Gravei por cima de um ficheiro da pasta partilhadae apaguei as correções de um colega mais antigo Não há regra para distinguir a versão nova da antigae os passos de recuperação não estão partilhados Os nomes de ficheiro passam a levar a dataPassos de recuperação à vista, efeito ainda em confirmação
100%

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タスクボードの内容

Ocorreu 18件

Preparar o plano
Separar os factos
Avisar já a chefia
Perguntar 5 porquês
Fixar a prevenção
Anotar 3 contactos
Ensaiar o fluxo
Anotar factos e hora
Medir o impacto
Marcar o que falta
Preparar o aviso
Escolher 2 decisões
Combinar com chefia
Encadear 5 porquês
Juntar outras causas
Escolher uma medida
Registar uma linha
Rever em 2 semanas

Primeira resposta 0件

Comunicado 0件

Prevenção em curso 0件

Concluído 0件