失誤補救手冊:最初30分鐘的初步處理與防止再犯

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失誤補救手冊:最初30分鐘的初步處理與防止再犯

失誤補救手冊是給在工作上闖了大禍的第一年新人的失誤處理範本,把發現後的初步處理、向主管回報、用五問分析(5 Whys)找原因到防止再犯,按順序排成一張板。白板上依序放著面對失誤的心態、發現後30分鐘的5步初步處理流程、回報一定要講的5點與不找藉口的說法、連問5次為什麼的五問分析,以及防止再犯紀錄表。看板是事發→初步處理中→已回報→防止再犯進行中→完成這5欄,初步處理、分開事實與影響、回報、找出原因、防止再犯這5個母任務和13個子任務都以未開始的狀態排好。回報的說法和下一步都先定好了,腦中一片空白時也不會想隱瞞,還能留下讓同樣的失誤不再發生的制度。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
失誤處理 初步處理 回報 防止再犯 新人補救
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ホワイトボード プレビュー

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① 面對失誤的心態 ② 發現後30分鐘的初步處理(停手→事實→影響→回報→紀錄) ③ 回報一定要講的5點 ④ 不找藉口的說法 ⑥ 防止再犯紀錄表(事件・原因・對策與效果確認) 失誤補救手冊 用法:① 先停手 → ② 照著30... 想達成的狀態 要守的流程 不可以做的事 下次要用上的心得 今天想達成的狀態例)當天就把影響止住,明天的晨會上能講到對策。 最初的兩個約定1. 不隱瞞、不誇大2. 30分鐘內發出第一報 不可以做的事· 偷偷修好再回報· 等查清原因再回報 不要過度責備自己評價會下降的不是失敗,而是隱瞞。低落的時間留到下班後,現在先動手。 1. 停手(0〜3分鐘)停下手上的工作,停掉會擴大損失的操作。刪除、覆蓋、重寄在這裡都禁止。 2. 確認事實(3〜10分鐘)依時刻寫下幾點做了什麼。留好畫面和郵件的證據,推測要分開寫。 3. 影響範圍(10〜18分鐘)用數字寫出影響到誰、幾筆、多少錢。還不清楚的範圍就寫「調查中」。 4. 回報(18〜25分鐘)用30秒向主管做第一報(要講的內容見③的5點)。聯絡不上就先報給再上一層,事後也要同步給主管。 5. 紀錄(25〜30分鐘)把拿到的指示和期限做成卡片。從這裡開始把腦袋切換到找原因。 道歉(只說一句,馬上進入事實說明) 事實(幾點發生什麼事・已確認到哪個範圍) 影響(寄錯給12位收件人・其中含3家外部公司) 目前處理(寄送已停止・正在擬回收請求) 想請示的判斷(道歉聯絡要用誰的名義發出) NG「我沒聽說」→ OK「我沒有確認流程就寄出去了」 NG「應該沒問題吧」→ OK「尚未確認,15點前會確認完」 NG「不好意思,那個…」→ OK「先講結論,我把郵件寄錯人了」 ⑤ 連問5次為什麼(五問分析・例:... 為什麼1 複製了上個月的檔案,沒換抬頭就寄了出去 為什麼2 沒有每月從零做起的範本,複製變成理所當然 為什麼3 請款單的做法每個人都不同,也沒有操作手冊 為什麼4 除了製作本人以外,沒有人會看內容 為什麼5 請款單仍是一個人做到底,沒有指定確認的人 事件(發生了什麼) 原因(五問的第5層) 對策與效果確認 8/3 請款單抬頭寫錯 把給B公司的請款單寫成A公司的抬頭金額正確,只有抬頭寫錯 請款單仍是一個人做到底沒有指定確認的人 改為開立與確認兩人分工已確認在8/17的請款單上發揮作用 8/10 日程通知漏發 忘了把時間變更告訴3位出席者有2人照舊時間來了 變更通知全靠負責人記憶行事曆更新的負責人未定 變更改成先更新行事曆9/1確認・之後漏發為零 8/17 檔案被覆蓋 覆蓋存檔了共用資料夾的資料前輩的修改被蓋掉了 沒有分辨檔案新舊的規則還原的步驟也沒有共用 改成在檔名上加日期還原步驟貼進手冊,效果確認中
100%

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タスクボードの内容

事發 18件

先把初步處理流程定好
分開事實與影響
盡快向主管回報
連問5次為什麼
把防再犯做成制度
把聯絡方式抄在紙上
朗讀30分鐘的流程
依時刻寫下事實
用數字寫出影響範圍
未確定就寫未確定
準備30秒的第一報
收斂要請示的重點
對外聯絡與主管商定
把為什麼問滿5次
也寫下自己以外的原因
對策只收斂成1項
在紀錄表留1行
2週後檢視效果

初步處理中 0件

已回報 0件

防止再犯進行中 0件

完成 0件