प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट
गलती संभालने की डायरी: पहले 30 मिनट और दोबारा न होने का इंतज़ाम
मध्यम | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)
मध्यम: तरीकों के नाम आते हैं, पर मुख्य बातें व्हाइटबोर्ड पर समझाई गई हैं। भरने के उदाहरणों को सहारा बनाकर, अपनी स्थिति के अनुसार सोचते हुए भरें।
काम में बड़ी गलती कर बैठे पहले साल के कर्मचारी के लिए यह टेम्पलेट पहली कार्रवाई, बॉस को रिपोर्ट, 5 Whys से कारण की जाँच और दोबारा न होने का इंतज़ाम क्रम से करा देता है. व्हाइटबोर्ड पर गलती को कैसे लेना है, पता चलने के बाद 30 मिनट की 5 चरणों वाली पहली कार्रवाई, रिपोर्ट में ज़रूर आने वाली 5 बातें और बहाना न लगने वाला कहने का तरीका, क्यों को पाँच बार खोदने वाला 5 Whys विश्लेषण, तथा दोबारा न होने देने का रजिस्टर रखा है. कानबन में घटना से पूरा हुआ तक 5 कॉलम हैं, और पहली कार्रवाई, तथ्य तथा असर अलग करना, रिपोर्ट करना, कारण खोजना और दोबारा होने से रोकना — ये 5 मुख्य टास्क तथा 13 सब-टास्क बिना शुरू हुए तैयार मिलते हैं. रिपोर्ट के शब्द और अगला कदम पहले से तय होने पर गलती छिपाने के बजाय हाथ चलने लगते हैं, और वही गलती दोबारा न हो, इसका इंतज़ाम भी लिखित रह जाता है.
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गलती संभालने की डायरी
इस्तेमाल: ① हाथ रोकें → ② 30 मिनट की पहली कार्रवाई करें → ③ क्यों पाँच बार पूछें → ④ उपाय रजिस्टर में लिखें
① गलती को कैसे लेना है
- आज दिन खत्म होने तक जो हाल चाहिए उदा.) आज ही असर रुक जाए और कल की सुबह वाली मीटिंग में उपाय तक बता सकें.
- पहले दो वादे 1. छिपाना नहीं, बढ़ा-चढ़ाकर कहना नहीं 2. 30 मिनट के अंदर पहली सूचना
- जो नहीं करना है · चुपचाप ठीक करके बाद में बताना · कारण पता चलने तक रिपोर्ट रोकना
- खुद को ज़्यादा दोष न दें छवि गिरती है छिपाने से, गलती हो जाने से नहीं. मायूसी का समय घर लौटकर रखें, अभी हाथ चलाएँ.
② पता चलने के बाद के 30 मिनट (रोकें → तथ्य → असर → रिपोर्ट → रिकॉर्ड)
- 1. रोकें (0–3 मिनट) काम रोक दें और जिनसे नुकसान फैले वे सब क्रियाएँ बंद करें. मिटाना, ऊपर से सेव करना और दोबारा भेजना यहाँ से मना है.
- 2. तथ्य जाँचें (3–10 मिनट) किस समय क्या किया, यह समय के साथ लिखें. स्क्रीन और मेल के सबूत रखें और अंदाज़ा अलग लिखें.
- 3. असर का दायरा (10–18 मिनट) किस पर, कितने मामले और कितनी रकम — असर आँकड़ों में बताएँ. जो पता नहीं उस पर जाँच जारी लिखें.
- 4. रिपोर्ट (18–25 मिनट) बॉस को 30 सेकंड में पहली सूचना दें (क्या कहना है, वह ③ की 5 बातें). वे न मिलें तो उनसे ऊपर वाले को बताएँ और बाद में बॉस को भी बता दें.
- 5. रिकॉर्ड (25–30 मिनट) मिले निर्देश और समयसीमा को कार्ड बना लें. यहाँ से दिमाग कारण खोजने पर लगाएँ.
③ रिपोर्ट में ज़रूर आने वाली 5 बातें
- माफ़ी (सिर्फ़ एक वाक्य, फिर सीधे तथ्य पर)
- तथ्य (किस समय क्या हुआ · कहाँ तक पुष्टि हुई)
- असर (12 पतों पर गलत भेजा · उनमें 3 बाहरी कंपनियाँ)
- अभी की कार्रवाई (भेजना रोक दिया · वापसी का अनुरोध बन रहा है)
- जो फ़ैसला चाहिए (माफ़ी किसके नाम से जाए)
④ बहाने जैसा न लगने वाला कहना
- गलत — मुझे बताया नहीं गया → सही — मैंने तरीका जाँचे बिना भेज दिया
- गलत — शायद ठीक ही होगा → सही — अभी पुष्टि नहीं है, 3 बजे तक कर लूँगा
- गलत — माफ़ कीजिए, वो… → सही — नतीजा पहले कहता हूँ, मेल गलत लोगों को चली गई
⑤ क्यों पाँच बार पूछें (5 Whys · उदा. बिल पर गलत कंपनी का नाम)
- क्यों 1 पिछले महीने की फ़ाइल की नकल की और नाम बदले बिना भेज दी
- क्यों 2 हर महीने शून्य से बनाने वाला कोई नमूना नहीं था, इसलिए नकल करना आम हो गया
- क्यों 3 बिल बनाने का तरीका हर व्यक्ति का अलग है और कोई लिखित प्रक्रिया नहीं
- क्यों 4 बनाने वाले के अलावा कोई भी सामग्री देखता ही नहीं
- क्यों 5 बिल अब भी एक ही व्यक्ति पूरा करता है और जाँच करने वाला तय ही नहीं
⑥ रोकथाम रजिस्टर (घटना · कारण · उपाय और असर की जाँच)
| घटना (क्या हुआ) | कारण (5 Whys की पाँचवीं सीढ़ी) | उपाय और असर की जाँच | |
|---|---|---|---|
| 3 अगस्त — बिल पर गलत नाम | B कंपनी का बिल A कंपनी के नाम से भेजा रकम सही, सिर्फ़ नाम गलत | बिल अब भी एक ही व्यक्ति पूरा करता है जाँच करने वाला तय नहीं है | जारी करने वाला और जाँचने वाला, दो लोग तय 17 अगस्त के बिल पर काम करता दिखा |
| 10 अगस्त — तारीख की सूचना छूटी | तारीख बदलने की बात 3 लोगों को नहीं बताई 2 लोग पुराने समय पर आ गए | बदलाव की सूचना ज़िम्मेदार की याद पर टिकी थी कैलेंडर अपडेट का ज़िम्मा तय नहीं | अब बदलाव पहले कैलेंडर में डाला जाएगा 1 सितंबर को जाँचा, उसके बाद कुछ नहीं छूटा |
| 17 अगस्त — फ़ाइल ऊपर से सेव | साझा फ़ोल्डर की फ़ाइल ऊपर से सेव कर दी सीनियर के सुधार मिट गए | फ़ाइल नई है या पुरानी, यह बताने का नियम नहीं वापस लाने का तरीका भी साझा नहीं | फ़ाइल के नाम में तारीख जोड़ना तय किया वापसी का तरीका डायरी में चिपकाया, असर जाँचा जा रहा है |
कार्य बोर्ड की सामग्री
घटना 18 आइटम
पहला कदम तय कर लें
गलती के बीचोंबीच कोई तरीका नहीं बनता. शांत दिन में इसे पढ़ लें ताकि उस दिन सिर्फ़ बोर्ड को देखकर चलना पड़े.
3 नंबर कागज पर लिखें
बॉस, सीनियर और क्लाइंट का संपर्क — ये तीन नंबर डायरी में लिख लें ताकि दफ़्तर का लैपटॉप न चले तब भी बात हो सके.
क्रम बोलकर पढ़ें
बोर्ड पर दी पहली कार्रवाई की पाँच सीढ़ियाँ एक बार बोलकर पढ़ें और क्रम शरीर में बिठा लें.
तथ्य और असर अलग
राय और तथ्य मिल जाएँ तो रिपोर्ट डगमगा जाती है. क्या हुआ, क्या अब तक पता नहीं और असर किन पर पड़ा — ये तीनों अलग-अलग लिख लें तो काम पूरा.
समय के साथ तथ्य
किस समय क्या किया और किस समय पता चला — सिर्फ़ वही तथ्य लिखें जिनकी पुष्टि लॉग या मेल से हो सके.
असर आँकड़े में
गलत भेजा तो कितने पते, रकम है तो कितनी — असर आँकड़े में लिखें, क्योंकि आँकड़ों के बिना बॉस फ़ैसला नहीं कर सकते.
अधूरे को अधूरा लिखें
जिन बातों की जाँच चल रही है, उन पर जाँच जारी और 3 बजे तक बताऊँगा — इस तरह समय भी साथ लिखें.
बॉस को तुरंत बताएँ
छिपाकर रखा हुआ समय सीधे नुकसान बन जाता है. पहली सूचना दे दें और अगला निर्देश मिल जाए तो काम पूरा.
30 सेकंड की सूचना
क्या हुआ, असर कहाँ तक है और अभी क्या कर रहे हैं — बस यही तीन बातें कहें.
फ़ैसले 1–2 तक लाएँ
जो आप खुद तय नहीं कर सकते, उसे एक या दो बातों तक समेटकर ही बॉस के पास ले जाएँ.
बाहर की सूचना बॉस से
माफ़ी का संदेश किसके नाम से और कब जाएगा, यह बॉस के साथ तय करें और अपने मन से पहले न भेजें.
क्यों पाँच बार पूछें
अपनी लापरवाही पर रुक गए तो वही गलती लौट आती है. तरीका, जाँच और व्यवस्था तक उतर जाएँ तो काम पूरा.
पाँच सीढ़ी भरें
जाँच करना भूल गया, इसके नीचे खोदें और बोर्ड के 5 Whys में पाँचों सीढ़ियाँ भर दें.
बाहरी कारण भी लिखें
समयसीमा का दबाव या तरीके की कमी भी, अगर तथ्य है तो रोकथाम की सामग्री के तौर पर लिख लें.
रोकथाम को ढाँचा दें
ध्यान रखूँगा कोई उपाय नहीं होता. अगली बार अपने आप काम करने वाला रूप दें और असर जाँच लें, तभी काम पूरा.
एक ही उपाय चुनें
भेजने से पहले पता मिलाकर पढ़ना जैसा एक ही काम चुनें, जो कल से बिना चूके किया जा सके.
रजिस्टर में एक लाइन
तारीख, घटना, कारण और उपाय रजिस्टर में लिखें, ऐसे कि एक साल बाद आप और नया साथी दोनों समझ सकें.
2 हफ़्ते बाद जाँचें
उसी हालात में उपाय काम आया या नहीं देखें, और जो उपाय टिकता नहीं उसका रूप बदल दें.
