Projekte & Entwicklung
Protokolle und Berichte: Dokumente, die 30 Minuten nach der Besprechung gelesen werden
Fortgeschrittene | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 5 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Fortgeschrittene: Namen von Methoden kommen vor, die wichtigsten Punkte werden aber auf dem Whiteboard erklärt. Orientieren Sie sich an den Ausfüllbeispielen und füllen Sie es aus, während Sie überlegen, was zu Ihrer Situation passt.
Die Vorlage Protokolle und Berichte zeigt Berufseinsteigern, die das Protokoll übernommen haben, wie sie es schreiben – zum Öffnen vor dem Mitschreiben und noch einmal vor dem Versand. Auf dem Whiteboard liegen ein 5W1H-Gerüst für den Bericht, eine Tabelle zum Unterschied zwischen Protokoll, Statusbericht, Tagesbericht und Störungsbericht, die 30 Minuten direkt nach der Besprechung, eine Prüfliste vor dem Versand samt Schreibregeln und eine Sammelspalte für erhaltene Korrekturen. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Entwurf bis In der Vorlage, mit fünf Hauptaufgaben und 13 Teilaufgaben, die alle offen starten, vom Mitschreiben bis zum Pflegen der eigenen Vorlage. Bewegen Sie ein Dokument als eine Karte und geben Sie jede Korrektur in die Vorlage zurück, dann wissen Sie, was in einen Bericht gehört, und die Korrekturen pro Dokument werden Monat für Monat weniger.
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Protokolle und Berichte
So geht es: 1. Gerüst mit 5W1H 2. Dokumenttyp wählen 3. Entwurf in 30 Minuten 4. Korrekturen in die Vorlage zurückgeben
1. Das Gerüst des Berichts (5W1H)
- Protokoll der Vertriebsrunde
- Who Es lesen die Vertriebsleiterin und zwei abwesende Kolleginnen aus anderen Bereichen
- What Zwei Beschlüsse und eine Aufgabe. Der neue Tarif startet erst im September
- Why Drei Gründe – Verzug in der Entwicklung, Preissenkung des Wettbewerbs und der August-Andrang
- When Das Angebot ist bis Dienstag, 25. August, 17 Uhr fällig
- Where Im Kanal der Vertriebsrunde posten und auf dem gemeinsamen Laufwerk ablegen
- How Erst Ergebnis, dann Gründe, dann Bitte – eine Seite
2. Gerüste nach Dokumenttyp (gleiches Material, andere Reihenfolge)
| Protokoll | Statusbericht | Tagesbericht | Störungsbericht | |
|---|---|---|---|---|
| Die ersten drei Zeilen | Montag, 24. August, 9-10 Uhr, Raum B Anwesend 4 aus dem Vertrieb / abwesend 2 aus anderen Bereichen 2 Beschlüsse, 1 Aufgabe (Details unten) | Vorschlag, den Start des neuen Tarifs auf September zu verschieben Drei Gründe (Verzug in der Entwicklung, Preissenkung, August-Andrang) Entscheidung bitte bis Freitag, 28. August | Montag, 24. August – 30 Anrufe, 2 Termine vereinbart Arbeitszeit 9-18 Uhr (davon 2 Stunden unterwegs) Ziel war 1 Termin, also liegen wir vorn | Freitag, 21. August, 10.12-10.48 Uhr – Bestellung komplett ausgefallen Auswirkung 217 Bestellungen fehlgeschlagen (geschätzt, endgültige Zahl in Prüfung) Der Dienst läuft wieder und wird weiter beobachtet |
| Aufbau des Hauptteils | Punkt 1 – Starttermin des neuen Tarifs Beschluss: Start verschiebt sich auf September (Frau Berger, Vertriebsleitung) Aufgabe: Angebot von Herrn Keller bis Dienstag, 25. August | Fakt: 3,2 % Kündigungsquote im Juli (aus dem CRM) Analyse: 60 % davon sind Bestandskunden nach der Preiserhöhung Vorschlag: im September starten und die Bestandspreise halten | Erledigt: 30 Anrufe, 2 Termine vereinbart (Ziel 1) Hänger: Ich finde die Kostenzahlen für das Angebot nicht Frau Weber, hätten Sie morgen 30 Minuten für mich? | 10.12 Uhr Alarm ausgelöst / 10.20 Uhr Umschaltung auf den alten Server 10.48 Uhr Wiederherstellung bestätigt Ursache: Die Datenbankverbindungen erreichten die Obergrenze von 200 |
| Was am Schluss steht | Aufgabe: Angebot | Herr Keller | Dienstag, 25. August, 17 Uhr | PDF an die Leitung Nächste Sitzung Montag, 31. August, 9 Uhr, Raum B Einwände zum Protokoll bis Mittwoch, 26. August, 12 Uhr | Entscheidung erbeten: Verschiebung des Starts auf September Antwort bitte bis Freitag, 28. August, 17 Uhr Unterlagen: Juli-Zahlen (auf dem gemeinsamen Laufwerk) | Morgen: 3 Bonitätsprüfungen, 10 Rechnungen zu stellen Von 14 bis 16 Uhr habe ich Kapazität Dringendes passt in dieses Fenster | Vorläufig: Alarmschwelle bereits auf 100 gesenkt Dauerhaft: Verbindungsgrenze von 200 auf 400 (Frau Weber, Freitag, 4. September) Nächste Meldung folgt am Mittwoch, 26. August |
3. Die 30 Minuten von der Besprechung bis zum Teilen (raus damit, solange es frisch ist)
- 1. In der Besprechung (0 Min.) Notieren Sie nur Beschlüsse, Aufgaben und Zahlen. Einen Namen, den Sie nicht verstanden haben, fragen Sie sofort nach.
- 2. Direkt am Ende (+5 Min.) Bevor jemand aufsteht, lesen Sie Beschlüsse und Aufgaben vor und legen Verantwortliche und Termine gleich fest.
- 3. Gerüst (+10 Min.) Setzen Sie die drei Überschriften Beschlüsse, Aufgaben und Offen und verteilen Sie die Notizen darunter. Noch keine Sätze.
- 4. Entwurf (+20 Min.) Je Überschrift ein Stichpunkt pro Zeile. Bei 70 Prozent aufhören und Zweifelhaftes als [zu prüfen] markieren.
- 5. Teilen (+30 Min.) In die Prüfspalte schieben, nur die Stellen [zu prüfen] mit der Leitung klären und dann am richtigen Ort posten.
4. Vor dem Versand (Ergebnis und Aufbau)
- Die erste Zeile allein reicht zur Entscheidung, das Ergebnis steht nicht unter Zeile drei
- Der Text bleibt bei Beschlüssen und Aufgaben und ist kein Wortprotokoll
- Jede Aufgabe trägt verantwortliche Person, Termin und die Beschreibung des Ergebnisses
- Das Protokoll passt auf eine Seite, der Tagesbericht bleibt unter zehn Zeilen
5. Schreibweisen für Namen und Zahlen (Anrede, Firmen, Einheiten)
- Nach außen Herr oder Frau mit Nachnamen, intern einheitlich mit Funktion
- Die genaue Firmierung samt Rechtsform GmbH oder AG verwenden
- Nie diese Woche schreiben, sondern bis Dienstag, 25. August, 17 Uhr
- Angeben, ob ein Betrag brutto oder netto ist, und eine Einheit durchhalten
6. Letzte Kontrolle vor dem Senden
- Empfänger und CC sind die richtigen
- Es hängt kein vertrauliches Dokument mehr an der Nachricht
- Keine Markierung [zu prüfen] ist stehen geblieben
- Wer gefehlt hat, kann den geteilten Link tatsächlich öffnen
7. Korrekturen sammeln und die Vorlage nachziehen (dieselbe Korrektur nie dreimal)
- Korrekturen dieser Woche - Interne Abkürzung ohne Erklärung benutzt → beim ersten Mal ausschreiben - Funktionen der Teilnehmenden fehlten → Name und Funktion schreiben
- Dreimal erhaltene Korrekturen An die Beteiligten geteilt lässt offen, wer gemeint ist Das Empfängerfeld der Vorlage so ändern, dass Namen erzwungen werden
- In die Vorlage übernommene Änderungen 14. August – die drei Überschriften Beschlüsse, Aufgaben und Offen fest eingebaut 21. August – verantwortliche Person, Termin und Ergebnis in jede Aufgabenzeile
- Ziel des Monats Weniger als fünf Korrekturen je Dokument (in der ersten Augustwoche waren es 12) Unter 30 Minuten vom Ende der Besprechung bis zum Teilen
Inhalt des Aufgabenboards
Entwurf 18 Einträge
Mit Vorlage notieren
Acht Zehntel des Dokuments entscheiden sich in der Besprechung. Schreiben Sie nicht alles mit, sondern nur die drei Dinge, die Sie später brauchen.
Drei Dinge notieren
Setzen Sie sich mit der offenen Vorlage hin, überschrieben mit Beschlüsse, Aufgaben und Offen.
Namen erfragen
Schreibweise von Namen, die genaue Firmierung, die Bedeutung von Abkürzungen – fragen Sie noch während der Besprechung.
Zwei Listen trennen
Ihre Leser suchen nur diese beiden Dinge. Vermischt weiß niemand mehr, wer was schuldet.
Wer und wann nennen
Ohne verantwortliche Person, ohne Termin und ohne Beschreibung des Ergebnisses wird nichts als Aufgabe notiert.
Grund fürs Offene
Notieren Sie in einer Zeile, warum der Punkt offen blieb und welche Information ihn schließen würde.
Entwurf in 30 Min
Am schnellsten sind Sie, solange alles frisch ist. Ein Entwurf zu 70 Prozent am selben Tag ist eher fertig als ein perfekter von morgen.
Gerüst in 10 Minuten
Setzen Sie zuerst die Überschriften, ordnen Sie jede Notiz einer davon zu und erledigen Sie das Sortieren hier.
Bei 70 Prozent Stopp
Geben Sie den Text vor dem Feilen an der Sprache in die Prüfung, denn falscher Inhalt bedeutet ohnehin Neuschreiben.
Zweifel markieren
Unsichere Zahlen oder Schreibweisen bleiben als [zu prüfen] markiert und gehen trotzdem raus.
Prüfung einholen
Mit dem Versand ist es nicht getan. Ein Dokument ist erst fertig, wenn jede Korrektur eingearbeitet ist.
Frist mitgeben
Schreiben Sie beim Verschieben in die Prüfspalte dazu, bis wann Sie den Blick darauf brauchen.
Noch am selben Tag
Korrigieren Sie, solange Sie die Besprechung erinnern, sonst zahlen Sie morgen noch einmal fürs Erinnern.
Verteiler prüfen
Prüfen Sie vor dem Versand Empfänger, CC und wer den geteilten Link wirklich öffnen kann.
Vorlage anpassen
Kommt dieselbe Korrektur dreimal, liegt es an der Vorlage und nicht an Ihren Gewohnheiten.
Korrekturen anheften
Tragen Sie jede erhaltene Korrektur mit einer Zeile in die Sammelspalte auf dem Board ein.
Zum Feld machen
Machen Sie aus einer wiederkehrenden Korrektur eine Überschrift oder ein Pflichtfeld, damit die Vorlage sie verhindert.
Monatlich zählen
Zählen Sie zum Monatsende die Korrekturen je Dokument und halten Sie fest, ob die Zahl sinkt.
