Proyek & Pengembangan
Notulen dan Laporan: Dokumen yang Dibaca dalam 30 Menit Setelah Rapat
Menengah | 1 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (5 tugas induk, 13 subtugas)
Menengah: Nama metode muncul, tetapi poin pentingnya dijelaskan di papan tulis. Gunakan contoh pengisian sebagai petunjuk, lalu isi sambil berpikir sesuai situasi Anda sendiri.
Templat notulen rapat dan laporan untuk karyawan baru yang ingin tahu cara menulis notulen, dibuka tepat sebelum mulai mencatat rapat dan sekali lagi saat memeriksa draf sebelum mengirimnya. Di papan tulis ada kerangka 5W1H untuk laporan, tabel yang membedakan notulen, laporan, laporan harian, dan laporan gangguan, alur 30 menit setelah rapat, daftar periksa sebelum kirim beserta aturan penulisan, serta catatan koreksi yang Anda terima. Papan tugas punya lima kolom dari Draf sampai Masuk ke templat, berisi 5 tugas induk dan 13 subtugas yang semuanya belum disentuh, dari mencatat sampai memperbarui templat sendiri. Gerakkan satu dokumen sebagai satu kartu dan kembalikan setiap koreksi ke templat, sehingga Anda tidak lagi bingung apa isi sebuah laporan dan jumlah koreksi per dokumen menurun tiap bulan.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Notulen dan Laporan Rapat
Cara pakai: 1. Kerangka dengan 5W1H 2. Pilih jenis dokumen 3. Draf dalam 30 menit 4. Kembalikan koreksi ke templat
1. Susun Kerangka Laporan (5W1H)
- Notulen rapat rutin penjualan
- Who Pembacanya manajer penjualan dan dua rekan dari tim lain yang tidak hadir
- What Dua keputusan dan satu tindakan. Peluncuran paket baru mundur ke September
- Why Tiga alasan — pengembangan terlambat, pesaing menurunkan harga, dan puncak kesibukan Agustus
- When Penawaran harus siap Selasa, 25 Agustus, pukul 17.00
- Where Diunggah ke kanal rapat penjualan dan disimpan di drive bersama
- How Kesimpulan, lalu alasan, lalu permintaan — satu halaman
2. Kerangka Menurut Jenis Dokumen (bahan sama, urutan berbeda)
| Notulen | Laporan kerja | Laporan harian | Laporan gangguan | |
|---|---|---|---|---|
| Tiga baris pembuka | Senin, 24 Agustus, 09.00-10.00, Ruang B Hadir 4 orang penjualan / absen 2 orang dari tim lain 2 keputusan, 1 tindakan (rincian di bawah) | Mengusulkan peluncuran paket baru dimundurkan ke September Tiga alasan (pengembangan terlambat, harga pesaing turun, kesibukan Agustus) Mohon diputuskan sebelum Jumat, 28 Agustus | Senin, 24 Agustus — 30 panggilan, 2 janji temu didapat Jam kerja 09.00-18.00 (2 jam di antaranya perjalanan) Targetnya 1 janji temu, jadi kita melampaui target | Jumat, 21 Agustus, 10.12-10.48 — fitur pemesanan mati total Dampak 217 pesanan gagal (perkiraan, angka final masih ditelaah) Layanan sudah pulih dan masih dipantau |
| Cara menyusun isi | Butir 1 — waktu peluncuran paket baru Keputusan: mundur ke September (Ibu Dewi, manajer penjualan) Tindakan: penawaran dari Rizky paling lambat Selasa, 25 Agustus | Fakta: pemutusan langganan Juli 3,2% (dari CRM) Analisis: 60% di antaranya pelanggan lama setelah harga naik Usulan: luncurkan September dan pertahankan harga pelanggan lama | Selesai: 30 panggilan, 2 janji temu (target 1) Tersendat: saya belum menemukan data biaya untuk penawaran Mbak Putri, boleh minta waktu 30 menit besok? | 10.12 peringatan muncul / 10.20 dialihkan ke server lama 10.48 layanan dipastikan pulih Penyebab: koneksi basis data menyentuh batas 200 |
| Cara menutupnya | Tindakan: penawaran | Rizky | Selasa, 25 Agustus, 17.00 | PDF ke manajer Rapat berikutnya Senin, 31 Agustus, 09.00, Ruang B Sanggahan atas notulen paling lambat Rabu, 26 Agustus, 12.00 | Perlu keputusan: menyetujui kemunduran ke September Mohon jawaban sebelum Jumat, 28 Agustus, 17.00 Data pendukung: angka Juli (ada di drive bersama) | Besok: 3 pemeriksaan kredit, 10 faktur harus terbit Pukul 14.00 sampai 16.00 saya luang Hal mendesak bisa dimasukkan ke jendela waktu itu | Sementara: ambang peringatan sudah diturunkan ke 100 Permanen: batas koneksi dari 200 menjadi 400 (Putri, Jumat, 4 September) Kabar lanjutan menyusul Rabu, 26 Agustus |
3. Tiga Puluh Menit dari Rapat sampai Dibagikan (keluarkan selagi segar)
- 1. Saat rapat (0 menit) Tangkap hanya keputusan, tindakan, dan angka. Nama yang tidak tertangkap langsung ditanyakan di tempat.
- 2. Begitu selesai (+5 menit) Sebelum ada yang beranjak, bacakan ulang keputusan dan tindakannya, lalu kunci penanggung jawab dan tenggatnya di situ juga.
- 3. Kerangka (+10 menit) Letakkan tiga judul Keputusan, Tindakan, dan Ditunda, lalu bagikan catatan Anda ke bawahnya. Belum perlu kalimat utuh.
- 4. Draf (+20 menit) Satu poin per baris di bawah tiap judul. Berhenti di 70 persen dan tandai yang meragukan dengan [perlu dicek].
- 5. Bagikan (+30 menit) Pindahkan ke kolom tinjauan, tuntaskan tanda [perlu dicek] bersama atasan, lalu unggah ke tempat yang seharusnya.
4. Sebelum Dikirim (kesimpulan dan struktur)
- Baris pertama saja sudah cukup untuk bertindak dan kesimpulan tidak jatuh di bawah baris ketiga
- Isinya terbatas pada keputusan dan tindakan, bukan transkrip siapa berkata apa
- Setiap tindakan memuat penanggung jawab, tenggat, dan gambaran selesainya seperti apa
- Notulen muat dalam satu halaman dan laporan harian tidak lebih dari sepuluh baris
5. Gaya Penulisan Nama dan Angka (sapaan, perusahaan, satuan)
- Pihak luar disapa Bapak atau Ibu dengan nama lengkap, di dalam cukup nama panggilan
- Gunakan nama resmi perusahaan lengkap dengan bentuk badan hukum PT atau CV
- Jangan menulis minggu ini, tulis Selasa, 25 Agustus, pukul 17.00
- Sebutkan apakah nilai sudah termasuk PPN, dan jangan mencampur rupiah dengan juta rupiah
6. Pemeriksaan Terakhir Sebelum Kirim
- Kolom tujuan dan kolom CC berisi orang yang tepat
- Tidak ada lampiran rahasia yang tertinggal di pesan
- Semua tanda [perlu dicek] sudah dibereskan
- Orang yang absen benar-benar bisa membuka tautan bersama
7. Catat Koreksi dan Perbarui Templat (jangan menerima catatan yang sama tiga kali)
- Koreksi minggu ini - Memakai singkatan internal tanpa penjelasan -> tulis panjangnya saat pertama muncul - Jabatan peserta tidak dicantumkan -> tulis nama beserta jabatannya
- Koreksi yang sudah tiga kali Tulisan sudah dibagikan ke pihak terkait membuat pembaca menebak siapa Ubah kolom penerima di templat agar nama wajib dituliskan
- Perubahan yang sudah masuk templat 14 Agustus — tiga judul Keputusan, Tindakan, dan Ditunda ditetapkan sebagai judul tetap 21 Agustus — penanggung jawab, tenggat, dan gambaran selesai ditambahkan ke tiap baris tindakan
- Target bulan ini Koreksi kurang dari lima per dokumen (pekan pertama Agustus 12 koreksi) Kurang dari 30 menit dari rapat berakhir sampai dokumen dibagikan
Isi papan tugas
Draf 18 item
Catat pakai templat
Delapan puluh persen mutu dokumen sudah ditentukan saat rapat berlangsung. Jangan kejar setiap kata, cukup tangkap tiga hal yang pasti Anda perlukan nanti.
Ambil tiga hal
Duduklah dengan templat sudah terbuka, berjudul Keputusan, Tindakan, dan Ditunda.
Tanyakan ejaan nama
Ejaan nama orang, nama resmi perusahaan, dan kepanjangan singkatan sebaiknya ditanyakan selagi rapat masih berjalan.
Pisah jadi 2 daftar
Hanya dua hal itu yang dicari pembaca Anda. Kalau tercampur, tidak ada yang tahu siapa berutang apa.
Isi PIC dan tenggat
Kalau tidak ada penanggung jawab, tenggat, dan gambaran selesainya seperti apa, jangan ditulis sebagai tindakan.
Tulis alasan tunda
Tulis dalam satu baris mengapa hal itu belum diputuskan dan informasi apa yang dibutuhkan agar bisa diputuskan.
Draf dalam 30 menit
Anda paling cepat selagi ingatannya masih segar. Draf 70 persen yang dikirim hari itu juga selesai lebih awal daripada draf sempurna yang dikirim besok.
Buat rangka dulu
Letakkan judulnya lebih dulu, masukkan tiap catatan ke bawah salah satu judul, dan tuntaskan seluruh penataan urutan di sini.
Berhenti di 70%
Kirim untuk ditinjau sebelum Anda memoles kalimat, karena isi yang meleset tetap berujung tulis ulang.
Tandai yang ragu
Angka atau ejaan yang Anda ragukan biarkan bertanda [perlu dicek] dan tetap kirimkan.
Tinjauan dari atasan
Mengirim bukan akhir pekerjaan. Satu dokumen baru selesai ketika seluruh koreksi sudah dituntaskan.
Sebutkan tenggatnya
Saat memindahkan kartu ke kolom tinjauan, tuliskan kapan Anda membutuhkan tinjauan itu.
Perbaiki hari itu
Perbaiki selagi rapatnya masih Anda ingat, sebab besok Anda membayar lagi hanya untuk mengingatnya.
Cek CC dan akses
Sebelum mengirim, pastikan kolom tujuan, kolom CC, dan siapa saja yang benar-benar bisa membuka tautan bersama.
Perbarui templat
Kalau koreksi yang sama datang tiga kali, masalahnya ada pada templat, bukan pada kebiasaan Anda.
Tempel di papan
Tambahkan setiap koreksi yang Anda terima ke catatan di papan, satu baris untuk satu koreksi.
Jadikan kolom wajib
Ubah koreksi yang terus berulang menjadi judul atau kolom wajib, agar templat sendiri yang mencegahnya.
Hitung tiap bulan
Di akhir bulan, hitung jumlah koreksi per dokumen dan catat apakah angkanya menurun.
