时间管理矩阵入门看板|把本周安排分入四象限,优先留出重要不紧急的时间

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时间管理矩阵入门看板|把本周安排分入四象限,优先留出重要不紧急的时间

时间管理矩阵(重要度×紧急度四象限)的入门模板,帮助刚开始使用这个方法的人先把本周安排分类,把重要但不紧急的第二象限时间优先排进这周的时间表。白板上排着重要度×紧急度四象限(计划执行·立刻执行·不做·委托)、拿不准时的三个判断框、按星期×早中晚划分的每周时间表、从分类到复盘的4个步骤,以及本周第二象限约定的专区。任务看板分为列出安排、分入四象限、排进时间表、执行中、已复盘五列,列出本周安排、分入四象限、留出第二象限的时间、周末复盘这4个父任务和12个子任务全部处于未开始状态。使用时间管理矩阵要记住的是,只做分类并不会改变行动。先削减第四象限腾出的时间,把第二象限的安排排进去,剩下的再往后填,就不容易被眼前的急事牵着走。与记录时间用法、找出浪费的《时间管理入门 第一周》模板不同,这份模板的重点在于分类和提前占位。

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时间管理矩阵 重要度与紧急度 第二象限 每周时间表 入门
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① 把本周安排分入四象限(重要度×紧急度) 第二象限|计划执行(重要·不紧急) 第一象限|立刻执行(重要·紧急) 第四象限|不做(不重要·不紧急) 第三象限|委托(不重要·紧急) ② 判断是否「重要」的方法 ③ 判断是否「紧急」的方法 ④ 拿不准时的分类示例 ⑤ 本周的时间表(优先写入第二象限) ⑥ 从分类到复盘的4个步骤 ⑦ 本周第二象限的约定(周末重新确认) 时间管理矩阵入门看板 使用方法:① 把本周安排全部写出来... 第二象限的安排·成果 规则·判断法 占用时间的事·卡点 发现·复盘 縦軸: 重要度 高(越往上越关系到... 截止日期还早,但提前做会让以后更轻松的安排。优先留出这里的时间是这个看板的目的。例)每周3次30分钟的学习、预约体检、下月企划的初稿。这里一旦减少,被搁置的事就会流入第一象限,让人每周疲于应付。 截止日期是今天或明天,非自己做不可的安排。先处理这里的事。例)今天17点要交的报告、身体不适去看诊、当天的故障处理。如果这里每周都排满,就要怀疑是第二象限不足。 没有目的、只是在消耗时间的安排。削减这里,为第二象限腾出时间。例)漫无目的刷社交媒体30分钟、随手看的视频、习惯性打开的新闻。如果一下子戒掉很难,就先定「每天最多30分钟」的上限。 会被催促,但不一定要自己做的安排。可以拜托别人、拒绝或用机制减少。例)谁都能回答的咨询、例行汇总、可以不参加的会议。不好意思拒绝时,就用「这周不行,下周可以」来给出期限回复。 按是否直接关系到自己的目标或职责来判断 例)下期企划的初稿很重要。只是被叫去参加的会议不重要 不按拜托人的地位或语气强弱来判断 拿不准时,用「不做的话一个月后会不会为难」来判断 按截止日期是今天还是明天来判断。其余都不算紧急 例)今天17点要交的算紧急。下月底要交的不算紧急 「想尽早处理」不算紧急,属于第二象限 提示音或聊天消息,很多时候只是看起来紧急 例)临时的会议邀约,先看是否重要。不重要就作为第三象限拒绝或委托 例)资格考试的学习,就算截止日期还早,因为重要所以属于第二象限 例)不需要回复的邮件确认属于第四象限。集中到每天1次处理 拿不准就放进第二象限。因为只要分配时间去做,它就能完成 周一 周二 周三 周四 周五 周六·周日 早晨(6〜8点) 学习30分钟第二象限 没有安排作为备用 学习30分钟第二象限 没有安排作为备用 学习30分钟第二象限 运动30分钟第二象限 中午(12〜13点) 第一象限截止工作 第三象限咨询处理 第一象限截止工作 第三象限例行汇总 第一象限截止工作 休息不安排事项 夜晚(21〜22点) 削减第四象限视频限30分钟 和家人聊天第二象限 削减第四象限视频限30分钟 阅读20分钟第二象限 没有安排累了就休息 每周复盘周日21点 1. 分类把本周安排全部写出来,逐一放入四象限(盘面①)。拿不准就看判断法(盘面②〜④)。例)分类12件后,第一象限5件·第二象限2件·第三象限3件·第四象限2件。 2. 削减把第四象限的卡片从本周安排里去掉,第三象限决定拜托还是拒绝。例)停掉每天30分钟刷社交媒体共5天,腾出2.5小时的空闲。 3. 留出时间把第二象限的安排优先写进空出来的时间(盘面⑤)。其他安排之后再填。例)把周一、周三、周五早上6:30〜7:00固定为学习30分钟。 4. 复盘周末数一数第二象限守住了几次,用一行写下没守住的原因(盘面⑦)。例)3次中2次。周五因加班没做到,就移到周六早上。 本周的约定(只写1件)例)周一、周三、周五早上6:30〜7:00学习30分钟。你的约定:____ 守住约定的规则例)那30分钟关闭消息提醒。有急事也不取消,改到其他日子。 没守住的原因例)周五因加班没做到。→ 把周五那次移到周六早上。 周末复盘例)3次中做到2次。下周减到2次,确保能守住。贪多次数反而坚持不下去。
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任务看板内容

列出安排 16 项

列出本周安排
分入四象限
留出第二象限的时间
周末复盘
列出全部安排
写下所需时间
加入被拜托的事
判断是否紧急
判断是否重要
找出拿不准的安排
削减第四象限
选出1项第二象限
先排进时间表
数一数守住的次数
写下没守住的原因
定下下周的约定

分入四象限 0 项

排进时间表 0 项

执行中 0 项

已复盘 0 项

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