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Modelos de Equipa e Pessoas
Desde o arranque de uma nova equipa até à operação diária, esta estrutura permite conduzir as conversas e a distribuição de funções diretamente no quadro.
Há modelos para quem recebe uma nova pessoa na equipa e para quem acaba de entrar. Reuniões individuais e reuniões online, recrutamento e escalas de turnos, e os primeiros passos com a IA no trabalho também estão cobertos. Escolha pelo seu papel atual e pela situação em que precisa de ajuda.
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Boas práticas em reuniões online: imagem, voz e ata com o mesmo guião de cada vez
Modelo de reuniões online para quem acabou de estrear-se a conduzir ou a fazer a ata, com a etiqueta de videochamada, a verificação de câmara e som e a forma de redigir e partilhar a ata. No quadro estão as regras de participação (câmara ligada ou não, atrasos, gravação), a verificação de imagem, som e espaço, o desenrolar desde cinco minutos antes até trinta minutos depois, três tipos de reunião lado a lado (semanal, primeira visita comercial, sessão de esclarecimento externa) e uma retrospetiva KPT em três colunas (Keep, Problem, Try). O quadro de tarefas avança de Previstas para Preparação, Em curso, Ata partilhada e Melhoria, com cinco tarefas principais —afinar o equipamento, enviar a agenda antes, seguir o guião, partilhar a ata no próprio dia e rever todos os meses— e 13 subtarefas, nenhuma iniciada. Como um único cartão leva a reunião da preparação à ata partilhada, sabe o que vem a seguir mesmo com convidados externos e a ata deixa de ficar para o dia seguinte.
A sua primeira avaliação de desempenho: definir objetivos e preparar a autoavaliação num semestre
O modelo de avaliação de desempenho é para quem tem um ou dois anos de casa e cobre o semestre inteiro, de definir objetivos até escrever a autoavaliação. O quadro constrói os objetivos do semestre com GROW (meta, realidade, opções e o primeiro passo) e segue com um registo a que se junta uma linha por mês, uma matriz que escolhe os três resultados que vale a pena contar pelo impacto e pelo seu contributo, a ordem de trabalhos do próprio dia e uma faixa final com o calendário, as frases a evitar e as perguntas a fazer sempre. O painel de tarefas tem quatro colunas, de definido como objetivo até falado na avaliação, e arranca com cinco tarefas principais por começar, desde acordar os objetivos até definir os do ciclo seguinte; ajuste o ciclo (semestral ou anual) ao que a sua equipa usa. Assim chega à conversa com cada resultado apoiado num número e numa prova, em vez de improvisar na véspera.
Etiqueta do chat profissional: regras próprias de resposta, menções e canais
Quem começa a trabalhar e hesita antes de enviar no Slack ou no Teams usa o modelo de etiqueta do chat profissional para definir regras próprias de tempos de resposta, menções e canal. O quadro branco reúne as normas de chat da equipa, uma matriz que escolhe o canal pela urgência e pelo número de pessoas, frases de abertura para pedir, consultar, informar e insistir, uma verificação antes de enviar e uma retrospetiva KPT. O quadro de tarefas tem quatro colunas - momentos de dúvida, regra em rascunho, em experiência e já assente - e começa com 5 tarefas principais e 13 subtarefas, do levantamento à revisão ao fim de duas semanas, todas por iniciar. Ao transformar cada dúvida numa regra, ao fim de duas semanas decide-se em três segundos se o assunto é chat ou telefonema e deixa-se de perder minutos diante do botão de enviar.
Como escolher modelos de equipa e RH
Nos modelos de equipa e recursos humanos, é mais fácil escolher a pensar em quem vai usar o quadro. Um gestor, um recrutador, quem faz as escalas e quem avança com a IA na empresa precisam de quadros diferentes. Abaixo estão sobretudo situações vividas por quem lidera a equipa; os modelos para quem acaba de chegar aparecem nas perguntas frequentes.
Receber pessoas e passar funções
Gestores e mentores que recebem uma nova pessoa na equipa podem usar o «Plano de integração 30-60-90 dias», com o dia a dia da primeira semana e os temas a falar nas conversas de 30, 60 e 90 dias já definidos. Quando antecessor e sucessor preparam uma passagem de funções por mudança interna ou saída da empresa, a «Lista de verificação de transição de funções» ordena as tarefas por frequência e dependência de uma pessoa, e acompanha em cinco colunas desde a documentação até à autonomia de quem fica.
Conduzir reuniões 1-on-1 e outras reuniões
Quem começa reuniões individuais quinzenais ou mensais pode usar o «Kit de reuniões 1-on-1» para definir o objetivo, os compromissos, o guião de 30 minutos e os temas a tratar antes da primeira conversa. Quem modera ou faz a ata de reuniões online pela primeira vez encontra nas «Boas práticas em reuniões online» os passos desde cinco minutos antes até trinta minutos depois, incluindo o envio da ata no próprio dia. Para organizar um momento de team building, o «Workshop de team building e conhecimento mútuo» traz um guião de 90 minutos e uma ficha de conhecimento mútuo.
Gerir recrutamento e escalas
Recrutadores e entrevistadores podem usar o «Quadro do Funil de Recrutamento», que junta o que fazer em cada fase da seleção e uma tabela de critérios por candidato, para comparar todos com a mesma régua. Quem organiza escalas em lojas ou equipas por turnos tem o «Quadro de Gestão de Turnos»: define primeiro as necessidades por dia e hora, e depois avança pelas cinco colunas de recolha de pedidos, criação, ajuste, confirmação e registo, mês a mês.
Começar a usar IA no trabalho
Empresas sem regras internas para IA generativa podem começar pelo «Quadro de regras de uso de IA para iniciantes», que reúne num só lugar as tarefas permitidas, os dados proibidos, as verificações e a quem recorrer em caso de dúvida. Quem quer organizar uma sessão prática de IA para colegas tem a «Sessão de IA para Iniciantes», com cinco passos para uma sessão de 30 minutos e respostas preparadas para as objeções mais comuns.
Perguntas Frequentes
Qual a diferença entre os modelos para quem chega e para quem recebe?
A diferença está em quem usa o quadro. O «Plano de integração 30-60-90 dias» é para o gestor e o mentor usarem antes da chegada da nova pessoa. Quem acaba de entrar e quer saber a quem perguntar o quê pode usar o «Mapa de pessoas da empresa».
Por onde começar a escrever um documento de transição de funções?
Comece por definir o objetivo e as condições de conclusão da transição. Na «Lista de verificação de transição de funções», o passo seguinte é ordenar as tarefas por frequência e dependência de uma pessoa, escrevendo primeiro o procedimento das tarefas prioritárias. No fim, quem fica deve executar sozinho e devolver as dúvidas ao procedimento antes de dar a transição por concluída.
Por onde começar a preparar um workshop de team building?
Comece por escrever o objetivo do encontro numa frase. No «Workshop de team building e conhecimento mútuo», os candidatos a atividades são organizados por esforço de preparação e efeito na relação entre a equipa, para escolher uma ou duas dinâmicas. Deixe a reserva do espaço e do material para depois de definir o objetivo, para evitar retrabalho.
Os modelos de reuniões 1-on-1 e de transição podem ser vistos sem registo?
Sim. Tanto o quadro de reuniões 1-on-1 como o de transição de funções podem ser consultados na página pública, com o nome dos espaços, as colunas e a ordem das tarefas, sem registo. Para preencher e usar, registe-se gratuitamente e copie do marketplace.