Aprendizaje y formación
Pedir, insistir y decir que no: frases listas para que las cosas avancen
Principiante | 1 página de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (5 tareas principales y 13 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
Plantilla para quien lleva uno o dos años trabajando y se bloquea al pedir ayuda o al decir que no, con frases listas para pedir, insistir y rechazar sin romper la relación. La pizarra reúne una matriz que cruza tu carga real con el impacto en los demás para decidir entre aceptar y rechazar, tres marcos de frases para pedir, insistir y decir que no, un esquema 5W1H para armar cada petición y una revisión semanal con KPT. El tablero kanban avanza en cinco columnas, de los momentos bloqueados a las frases de siempre, con 5 tareas principales y 13 subtareas ya creadas. Cambia el cuanto antes por una fecha y una hora concretas y ten cuatro formas de rechazar (negativa total, sí parcial, aplazar y derivar), y en unas semanas dejas de cargar con trabajo que nunca aceptaste.
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Frases para pedir y decir que no
Cómo usar: 1. Decide aceptar o rechazar 2. Elige la frase más cercana entre 2 y 4 3. Arma la petición con 5W1H 4. Revisa cada semana con KPT
1. Aceptar o rechazar (tu carga × el impacto en los demás)
Eje vertical: Tu propia carga (más margen arriba) / Eje horizontal: Impacto en la persona y en el trabajo (mayor a la derecha)
- Aceptar en el acto Si se resuelve en menos de 30 minutos, di que sí sin más. El favor que haces ahora es lo que mueve tus propias peticiones después.
- Aceptar con condiciones Acéptalo, pero el plazo y el alcance los pones tú. Cierra algo como lunes por la mañana, sin el análisis, antes de empezar.
- Rechazar en el acto Si vas cargado y el impacto es pequeño, rechaza en el momento. Con el motivo y la fecha en que te liberas nadie se ofende (usa el marco 4).
- Llevarlo a tu responsable No cargues con ello en solitario. Pide el mismo día que reordene prioridades o sume a otra persona.
2. Frases para pedir (a alguien sénior o a otro equipo)
- «¿Tienes cinco minutos para el informe del segundo trimestre? Necesito cerrar el formato.»
- «¿Cuál eliges, la opción A o la B? Voy con tu criterio.»
- «¿Puedes enviármelo el viernes antes de las 17:00? Si va justo, el lunes por la mañana también me sirve.»
- «El trabajo lo hago yo, de ti solo necesito el visto bueno final.»
3. Frases para insistir (tres pasos, cada uno más firme)
- Paso 1, la víspera — «Esto vence mañana a las 17:00. ¿Cómo lo llevas?»
- Paso 2, al día siguiente — «Todavía no me ha llegado el archivo. Dime si se ha cruzado con mi mensaje.»
- Paso 3, dos días hábiles después — «Sin esto hoy se retrasa el lanzamiento, así que empiezo por una alternativa.»
- Cuándo escalar — pásalo a tu responsable en cuanto el paso 3 se quede sin respuesta o peligre la fecha.
4. Frases para rechazar (cuatro formas a elegir)
- No total — «Esta semana voy al límite con el lanzamiento, así que no puedo asumirlo.»
- Sí parcial — «Los números te los paso hoy. Las diapositivas tendrían que esperar al jueves.»
- Más tarde — «Puedo cogerlo a partir del martes que viene. ¿Te sigue sirviendo?»
- Derivar — «De esa área se encarga Marta, lo consulto con ella y te digo algo hoy mismo.»
5. Armar la petición (5W1H)
- Petición de ventas del T2
- What Qué — ventas del T2 por departamento, en una página
- Why Por qué — material para la reunión de la semana que viene
- Who Quién — lo preparo yo, mi responsable lo revisa una vez
- When Cuándo — jueves a mediodía, o viernes por la mañana si aprieta
- Where Dónde — carpeta compartida, dentro de Reuniones
- How Cómo — primero tres líneas por chat, el detalle por correo
6. Repaso de la semana (KPT)
Keep (qué mantener)
- Puse un plazo firme, viernes a las 17:00 → la respuesta llegó el jueves por la mañana
- Respondí con un sí parcial → a la otra parte le pareció bien
Problem (qué estorbó)
- La petición que decía cuanto antes estuvo 3 días parada no llegaron ni el motivo ni la urgencia
- Me pidieron respuesta en el acto y dije que sí igualmente (dos veces esta semana)
Try (qué probar)
- Si me piden respuesta inmediata, ganar tiempo con te contesto mañana por la mañana
- Pasar a la columna de frases de siempre lo que haya funcionado dos veces, antes del viernes
Contenido del tablero de tareas
Momentos bloqueados 18 elementos
Anotar los bloqueos
Materia prima de las frases. Sin situaciones reales solo escribes ejemplos bonitos que nunca vas a usar.
Repasar la semana
Anota cada petición que te callaste y cada negativa que no dijiste, una por línea, con quién, qué y cómo acabó.
Subir 3 tarjetas
Pon las tres peores en la columna de momentos bloqueados y deja en la descripción lo que de verdad querías decir.
Crear una plantilla
La base que dejas de reinventar cada vez. Lleva una petición al esquema 5W1H del marco 5 y guárdala como patrón.
Añadir el porqué
Explica en una línea por qué pides esto. Un encargo sin motivo no le da a la otra persona nada con lo que priorizar.
Fijar fecha y tamaño
Prohíbe la expresión cuanto antes. Tu plantilla siempre nombra un día, una hora y cuánto trabajo supone.
Ofrecer una salida
Incluye una alternativa del tipo si es mucho, con el resumen me vale, para que decir que no siga siendo fácil.
Escalonar avisos
Decide ahora toda la escalera, del primer recordatorio a escalar, y no vuelvas a decidirlo bajo presión.
Escribir el aviso 1
Redacta un mensaje de la víspera que pregunte solo por el avance y léelo en voz alta para comprobar que no suena a reproche.
Fijar cuándo escalar
Decide en una línea con tus palabras cuándo deja de ser tuyo perseguirlo. El ejemplo de redacción está en el marco 3.
Preparar 4 negativas
No total, sí parcial, más tarde y derivar. La gente acaba cargando con todo porque solo ve una opción.
Redactar un no total
Une un motivo concreto con una negativa clara y tenlo listo para decirlo en voz alta antes de la siguiente petición.
Crear un sí parcial
Prepara una respuesta que diga qué parte terminas hoy y cuál no entra.
Aplazar y derivar
Las otras dos de las cuatro. Ofrece una fecha posterior o a la persona adecuada, para que un no lleve siempre un paso siguiente.
Registrar lo usado
Quédate solo con las frases que funcionaron. Sin registro, la fórmula que salió bien desaparece la semana siguiente.
Guardar los aciertos
Anota la fecha, la persona y cuánto tardó la respuesta, y asciende las más rápidas a tu lista de frases de siempre.
Guardar los fallos
Conserva tal cual las peticiones que no tuvieron respuesta y compara cómo estaban escritos el plazo y el motivo.
Hacer un KPT semanal
Antes de cerrar el viernes, recorre el KPT del marco 6 y escribe una línea para keep, problem y try.
