학습·교육
부탁·독촉·거절의 말 틀: 감정 상하지 않게 상대를 움직이는 표현 모음
입문 | 화이트보드 1페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 5개, 하위 작업 13개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
부탁도 거절도 입 밖으로 꺼내지 못하는 1~2년 차를 위해, 선배와 타 부서에 일을 부탁하는 법·독촉하는 법·감정 상하지 않게 거절하는 법을 바로 쓸 수 있는 표현으로 모아 두는 템플릿입니다. 화이트보드에는 내 여력과 상대에게 미치는 영향으로 수락과 거절을 가르는 매트릭스, 부탁·독촉·거절 세 칸의 표현 모음, 부탁을 5W1H로 구성하는 그림, 주 1회 KPT 회고 칸이 놓여 있습니다. 칸반 보드는 막힌 장면부터 단골 표현까지 다섯 열이고, 상위 태스크 5개와 하위 태스크 13개가 처음부터 들어 있습니다. “가능한 한 빨리” 대신 날짜와 시각을 숫자로 쓰고 거절은 전부 거절·일부 수락·시기 조정·담당 변경 4가지 중에서 고르게 해 두면, 몇 주 안에 말하지 못한 채 혼자 떠안는 상태에서 벗어납니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
화이트보드 미리보기
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부탁과 거절의 말 틀
사용법: ① 받을지 거절할지 정한다 → ②③④ 가까운 표현을 고른다 → ⑤ 5W1H로 부탁 문구를 만든다 → ⑥ 주 1회 KPT로 돌아본다
① 받을지 거절할지 (내 여력 × 상대에게 미치는 영향)
세로축: 내 여력 (위쪽일수록 여유 있음) / 가로축: 상대와 업무에 미치는 영향 (오른쪽일수록 큼)
- 그 자리에서 받기 30분 안에 끝나는 일이면 바로 받습니다. 미리 쌓아 둔 신뢰가 내가 부탁할 때 상대를 움직입니다.
- 조건을 붙여 받기 받되 기한과 범위는 이쪽에서 제시합니다. 월요일 오전까지, 집계는 제외라고 범위를 정하고 시작합니다.
- 그 자리에서 거절하기 내 손이 막혀 있고 상대에게 미치는 영향도 작다면 그 자리에서 거절합니다. 언제 비는지를 덧붙이면 감정이 상하지 않습니다(④의 표현을 씁니다).
- 상사와 상의하기 혼자 떠안지 않습니다. 우선순위 조정이나 담당자 추가를 그날 안에 상사에게 판단받습니다.
② 부탁하는 표현 (선배·타 부서에 부탁할 때)
- “바쁘신데 죄송합니다. ○○ 건으로 5분만 시간 내주실 수 있을까요”
- “A안과 B안 중 어느 쪽이 좋을지 의견을 주실 수 있을까요”
- “금요일 오후 5시까지 부탁드려도 될까요. 어려우시면 월요일 오전도 괜찮습니다”
- “작업은 제가 진행합니다. 마지막 승인만 부탁드리고 싶습니다”
③ 독촉하는 표현 (3단계로 강도를 올립니다)
- 1차·기한 전날 “내일 오후 5시가 기한입니다. 진행 상황만 알려주실 수 있을까요”
- 2차·기한 다음 날 “○○ 건이 아직 도착하지 않은 것 같습니다. 엇갈렸다면 죄송합니다”
- 3차·영업일 2일 후 “오늘 안에 받지 못하면 △△가 늦어집니다. 어려우시면 다른 안을 생각해 보겠습니다”
- 상사에게 넘기는 기준 “3차에도 움직이지 않거나 납기에 영향이 생기는 시점에 반드시 공유합니다”
④ 거절하는 표현 (4가지를 골라 씁니다)
- 전부 거절 “이번 주는 ○○ 납기로 여유가 없습니다. 죄송합니다”
- 일부 수락 “집계까지는 오늘 안에 가능합니다. 자료 작성까지는 어렵습니다”
- 시기 조정 “다음 주 화요일 이후라면 대응할 수 있습니다. 그래도 괜찮으실까요”
- 담당 변경 “그 범위는 박 대리님이 잘 아셔서, 확인하고 다시 연락드리겠습니다”
⑤ 부탁을 구성하기 (5W1H)
- 매출 집계 요청
- What 무엇을｜4~6월 매출을 부서별로 한 장
- Why 왜｜다음 주 정례 회의에서 쓸 자료
- Who 누가｜집계는 제가, 확인은 과장님이 한 번
- When 언제까지｜목요일 정오. 어려우면 금요일 아침
- Where 어디로｜공유 폴더의 정례 회의 폴더에
- How 어떻게｜먼저 채팅 세 줄, 자세한 내용은 메일
⑥ 이번 주 돌아보기 (KPT)
Keep (계속할 것)
- 금요일 오후 5시까지라고 기한을 숫자로 적었습니다 → 목요일 오전에 답장이 왔습니다
- 일부만 받는 표현으로 답했습니다 → 상대도 납득해 주었습니다
Problem (어려웠던 것)
- 가능한 한 빨리라고 부탁한 건은 사흘 동안 답장 없음 배경도 급한 정도도 전달되지 않았습니다
- 즉답을 요구받아 거절하지 못하고 받았습니다 (이번 주 2회)
Try (다음에 시도할 것)
- 즉답을 요구받으면 “내일 아침까지 답하겠습니다”라고 말하고 일단 보류합니다
- 두 번 통한 문구는 금요일 퇴근 전에 단골 표현 열로 옮깁니다
작업 보드 내용
막힌 장면 18건
못 꺼낸 말 적어 두기
틀의 재료입니다. 실제로 막힌 장면이 없으면 쓰지도 못할 예쁜 예문만 만들게 됩니다.
최근 일주일 돌아보기
부탁하지 못한 일과 거절하지 못한 일을 상대·용건·결과까지 한 건씩 적습니다.
장면 3건 카드로 만들기
특히 힘들었던 3건을 막힌 장면 열에 놓고, 사실은 뭐라고 말하고 싶었는지를 설명란에 남깁니다.
부탁 문구 틀 만들기
매번 처음부터 고민하지 않기 위한 바탕입니다. 보드 ⑤의 5W1H에 넣어 기본 문구를 하나 만듭니다.
배경과 목적 한 줄로
왜 부탁하는지를 한 줄로 씁니다(용건만으로는 상대가 우선순위를 정할 수 없습니다).
기한과 분량은 숫자로
“가능한 한 빨리”를 금지어로 정하고, 날짜·시각과 작업량을 숫자로 쓰는 틀로 만듭니다.
대안 하나 덧붙이기
“어려우시면 ○○만이라도”처럼 거절하기 쉬운 여지를 틀에 넣어 둡니다.
독촉 단계 정하기
독촉할 때마다 고민하지 않도록 1차부터 상사 상의까지를 미리 정해 둡니다.
1차 문구 만들기
기한 전날에 진행 상황만 묻는 문구를 준비하고, 소리 내어 읽어 책망처럼 들리지 않는지 확인합니다.
상사에게 넘길 기준
언제 내 손을 떠나보낼지를 자기 말로 한 줄 정합니다(표현 예시는 보드 ③에 있습니다).
거절 4가지 갖추기
전부 거절·일부 수락·시기 조정·담당 변경의 4가지입니다. 선택지가 없어서 거절하지 못하고 떠안게 됩니다.
전부 거절 문구 쓰기
이유와 사과 한마디를 한 문장으로 묶어, 다음 부탁이 오기 전에 그대로 말할 수 있게 준비합니다.
일부만 받는 틀 만들기
오늘 안에 어디까지 가능한지를 끊어서 답하는 틀을 만듭니다.
대안 제시형 거절 만들기
(4가지 중 2가지) 시기 조정과 더 잘 아는 사람 연결을 준비해, 거절과 동시에 다음 수를 건넵니다.
사용 결과 기록하기
통한 문구만 남깁니다. 기록이 없으면 잘 통했던 표현이 다음 주면 사라집니다.
통한 문구 남기기
사용한 날·상대·답장까지 걸린 시간을 한 줄로 적고, 반응이 빨랐던 문구를 단골 후보로 올립니다.
안 통한 예도 남기기
답장이 오지 않은 부탁 문구를 그대로 남기고, 기한을 쓴 방식과 배경 유무의 차이를 봅니다.
주 1회 KPT 쓰기
금요일 퇴근 전에 보드 ⑥의 KPT를 한 바퀴 돌며 계속할 것·어려웠던 것·다음에 시도할 것을 한 줄씩 씁니다.
