Lernen & Bildung
Bitten, nachfassen, absagen: fertige Sätze, die andere in Bewegung bringen
Einsteiger | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 5 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Vorlage für Berufseinsteiger, die beim Bitten um Hilfe oder beim Neinsagen ins Stocken geraten, mit fertigen Formulierungen zum Bitten, Nachfassen und Absagen im Job. Auf dem Whiteboard liegen eine Matrix aus eigener Auslastung und Wirkung auf andere für die Entscheidung zwischen Annehmen und Absagen, drei Rahmen mit Sätzen zum Bitten, Nachfassen und Absagen, ein 5W1H-Diagramm für den Aufbau jeder Bitte und ein wöchentlicher KPT-Rückblick. Das Kanban-Board führt in fünf Spalten von steckengebliebenen Momenten bis zu den Standardsätzen und bringt 5 Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben mit. Ersetzen Sie „so schnell wie möglich“ durch ein konkretes Datum mit Uhrzeit und halten Sie vier Wege zum Absagen bereit (klares Nein, Teilzusage, späterer Termin, Weiterleitung), dann schleppen Sie nach wenigen Wochen keine Aufgaben mehr mit, die Sie eigentlich hätten ablehnen wollen.
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Satzbausteine zum Bitten und Absagen
So geht es: 1. Annehmen oder absagen entscheiden 2. Passenden Satz aus 2 bis 4 wählen 3. Bitte mit 5W1H aufbauen 4. Wöchentlich mit KPT zurückblicken
1. Annehmen oder absagen (eigene Auslastung × Wirkung auf andere)
Senkrechte Achse: Eigene Auslastung (nach oben mehr Luft) / Waagerechte Achse: Wirkung auf Person und Arbeit (nach rechts größer)
- Sofort zusagen Wenn es in unter 30 Minuten erledigt ist, sagen Sie sofort zu. Der Gefallen von heute bewegt morgen Ihre eigenen Bitten.
- Mit Bedingungen zusagen Nehmen Sie an, aber Termin und Umfang geben Sie vor. Klären Sie vorher etwa Montagvormittag, ohne die Auswertung.
- Sofort absagen Wenn Sie ausgelastet sind und die Wirkung gering bleibt, sagen Sie direkt ab. Mit Grund und dem Datum, ab dem Sie frei sind, nimmt Ihnen das niemand krumm (Rahmen 4).
- An die Führungskraft Tragen Sie das nicht allein. Lassen Sie noch am selben Tag über neue Prioritäten oder eine zweite Person entscheiden.
2. Sätze zum Bitten (an erfahrene Kollegen oder andere Teams)
- „Haben Sie fünf Minuten für den Quartalsbericht? Ich brauche eine Entscheidung zum Format.“
- „Was würden Sie nehmen, Variante A oder Variante B? Ich richte mich danach.“
- „Schaffen Sie es bis Freitag, 17 Uhr? Montagvormittag geht auch, wenn es eng wird.“
- „Die Arbeit mache ich, von Ihnen brauche ich nur die finale Freigabe.“
3. Sätze zum Nachfassen (drei Stufen, jede deutlicher)
- Stufe 1, am Vortag – „Die Frist ist morgen um 17 Uhr. Wie sieht es aus?“
- Stufe 2, am Tag danach – „Die Datei ist bei mir noch nicht angekommen. Sagen Sie Bescheid, falls sich das überschnitten hat.“
- Stufe 3, zwei Werktage später – „Ohne die Zahlen verschiebt sich heute der Start, ich beginne deshalb mit einer Behelfslösung.“
- Wann abgeben – informieren Sie Ihre Führungskraft, sobald Stufe 3 ohne Antwort bleibt oder der Termin kippt.
4. Sätze zum Absagen (vier Wege zur Auswahl)
- Klare Absage – „Diese Woche bin ich mit dem Start voll ausgelastet, das kann ich nicht übernehmen.“
- Teilzusage – „Die Zahlen bekommen Sie heute. Die Folien müssten bis Donnerstag warten.“
- Später – „Ab Dienstag nächster Woche kann ich das übernehmen. Passt Ihnen das noch?“
- Weiterleiten – „Dafür ist Frau Weber die Richtige, ich frage sie und melde mich heute noch.“
5. Die Bitte aufbauen (5W1H)
- Bitte um die Quartalsauswertung
- What Was – Umsatz Q2 nach Abteilung, auf einer Seite
- Why Warum – Grundlage für die Runde nächste Woche
- Who Wer – ich stelle zusammen, Führungskraft prüft einmal
- When Bis wann – Donnerstagmittag, notfalls Freitagfrüh
- Where Wohin – gemeinsamer Ordner, Unterordner Meetings
- How Wie – zuerst drei Zeilen im Chat, Details per E-Mail
6. Rückblick auf die Woche (KPT)
Keep (beibehalten)
- Feste Frist genannt, Freitag 17 Uhr → die Antwort kam schon am Donnerstagvormittag
- Mit einer Teilzusage geantwortet → die andere Seite war einverstanden
Problem (was gestört hat)
- Die Bitte mit „so schnell wie möglich“ blieb 3 Tage liegen weder Grund noch Dringlichkeit kamen an
- Sofort um Antwort gebeten worden und trotzdem zugesagt (diese Woche zweimal)
Try (als Nächstes testen)
- Bei Druck auf sofortige Antwort Zeit gewinnen mit ich melde mich bis morgen früh
- Was zweimal funktioniert hat, vor Feierabend am Freitag in die Spalte Standardsätze verschieben
Inhalt des Aufgabenboards
Steckengeblieben 18 Einträge
Blockaden notieren
Das Rohmaterial für die Sätze. Ohne echte Situationen schreiben Sie nur schöne Beispiele, die Sie nie verwenden.
Woche durchgehen
Notieren Sie jede verschluckte Bitte und jedes nicht gesagte Nein, eine pro Zeile, mit Person, Anliegen und Ausgang.
3 Karten anlegen
Legen Sie die drei schlimmsten Fälle in die Spalte Steckengeblieben und halten Sie in der Beschreibung fest, was Sie eigentlich sagen wollten.
Bitte-Vorlage bauen
Die Basis, die Sie nicht jedes Mal neu erfinden. Ziehen Sie eine Bitte durch das 5W1H-Diagramm in Rahmen 5 und behalten Sie sie als Muster.
Grund in eine Zeile
Sagen Sie in einer Zeile, warum Sie bitten. Ein Auftrag ohne Grund gibt dem Gegenüber nichts, woran es Prioritäten festmachen kann.
Termin und Umfang
Streichen Sie die Formel „so schnell wie möglich“. Ihre Vorlage nennt Tag, Uhrzeit und den erwarteten Arbeitsaufwand.
Ausweg einbauen
Bauen Sie einen Ausweg ein, etwa wenn es zu viel ist, reicht auch nur die Zusammenfassung, damit ein Nein leicht bleibt.
Nachfassen staffeln
Legen Sie die ganze Leiter jetzt fest, von der ersten Erinnerung bis zur Abgabe, statt unter Druck neu zu entscheiden.
Nachfassen 1 texten
Formulieren Sie eine Nachricht für den Vortag, die nur nach dem Stand fragt, und lesen Sie sie laut, damit sie nicht nach Vorwurf klingt.
Abgabepunkt setzen
Legen Sie in einer Zeile mit eigenen Worten fest, ab wann es nicht mehr Ihre Aufgabe ist, hinterherzulaufen. Ein Beispiel steht in Rahmen 3.
4 Absagen anlegen
Klare Absage, Teilzusage, späterer Termin und Weiterleiten. Man schleppt alles mit sich, weil man nur eine einzige Option sieht.
Klare Absage texten
Verbinden Sie einen konkreten Grund mit einer klaren Absage und halten Sie den Satz bereit, bevor die nächste Bitte kommt.
Teilzusage bauen
Bauen Sie eine Antwort, die den Teil benennt, den Sie heute schaffen, und den Teil, der nicht hineinpasst.
Später oder abgeben
Die anderen zwei von vier. Bieten Sie einen späteren Termin oder die passende Person an, damit ein Nein immer einen nächsten Schritt mitbringt.
Ergebnisse notieren
Behalten Sie nur die Sätze, die gewirkt haben. Ohne Notiz ist die gelungene Formulierung nächste Woche verschwunden.
Treffer sichern
Notieren Sie Datum, Person und wie schnell die Antwort kam, und befördern Sie die schnellsten in Ihre Standardsätze.
Fehlschläge sichern
Bewahren Sie unbeantwortete Bitten genau so auf, wie Sie sie verschickt haben, und vergleichen Sie Frist und Begründung.
Wöchentliches KPT
Gehen Sie vor dem Feierabend am Freitag das KPT in Rahmen 6 durch und schreiben Sie je eine Zeile zu Keep, Problem und Try.
