學習與教育
請託、催辦、婉拒的說法範本：不傷和氣也能讓人動起來的句型庫
入門｜白板 1 頁·任務看板 5 欄（5 個父任務、13 個子任務）
入門：不使用專業術語，只要依照白板上的提問與填寫範例逐一回答，就能成形。
請託與婉拒的說法範本，是給不敢開口請人幫忙、也不好意思婉拒的職場新人準備的，把向前輩與其他部門請託、催辦、婉拒的常用說法存成隨時能用的句型。白板上有依自己的餘力×對他人的影響判斷接還是婉拒的矩陣、請託與催辦與婉拒三個框的說法集、用5W1H組出一次請託的圖，以及每週一次的KPT回顧欄。看板是卡住的場面→做出句型→用過了→有效果→常用句型五欄，預先放好5個主任務與13個子任務。把「盡快」換成寫明日期時間的期限，婉拒時從全部婉拒、只接一部分、往後延、換人4種裡挑一種，幾週後就不會再因為開不了口而把工作全攬下來。
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請託與婉拒的說法範本
用法: ① 先決定接還是婉拒 → ②③④ 挑最接近的說法 → ⑤ 用5W1H組出請託文 → ⑥ 每週用KPT回顧一次
① 接還是婉拒（自己的餘力 × 對他人的影響）
縱軸：自己的餘力（越靠上越有餘裕）／橫軸：對他人與工作的影響（越靠右越大）
- 當場接下 30分鐘內做得完就當場答應。先累積人情，輪到自己開口時對方也更願意動。
- 附條件接下 接是接，但期限與範圍由你來定。先講清楚「週一上午前交，不含彙整」再動手。
- 當場婉拒 自己手上排滿、對對方影響又小的請託，當場就婉拒。補一句什麼時候有空，就不會傷和氣（用④的說法）。
- 找主管商量 不要一個人扛。當天就請主管決定是重排優先順序，還是加一個人手。
② 請託的說法（向前輩或其他部門開口）
- 「百忙之中打擾了。××的事想占用您5分鐘，方便嗎」
- 「A案與B案哪一個比較好，可以請您給個意見嗎」
- 「可以在週五17:00前完成嗎？若有困難，週一上午也可以」
- 「實際作業由我進行，只想請您做最後的核可」
③ 催辦的說法（分3個階段加強）
- 第1次·期限前一天「明天17:00到期，可以告訴我進度嗎」
- 第2次·期限隔天「××的事好像還沒收到，若是訊息錯開了很抱歉」
- 第3次·2個工作天後「今天內拿不到的話△△就會延後，若有困難我另想辦法」
- 交給主管的基準「第3次仍未推動，或已影響交期時，一定要同步主管」
④ 婉拒的說法（4種分場合使用）
- 全部婉拒「這週××要交件，實在騰不出手，非常抱歉」
- 只接一部分「彙整到今天內可以完成，做成簡報就有困難了」
- 往後延「下週二之後可以接，這樣還來得及嗎」
- 換人「那個範圍怡君比較熟，我確認後再回覆您」
⑤ 組出一次請託（5W1H）
- 業績彙整的請託
- What 做什麼｜4—6月的業績依部門彙整成1頁
- Why 為什麼｜下週例會要用的資料
- Who 誰來做｜彙整由我，確認請主管做1次
- When 什麼時候｜週四中午。不行就週五上午
- Where 交到哪｜共用資料夾的「例會」裡
- How 怎麼做｜先傳3行訊息，細節走郵件
⑥ 本週回顧（KPT）
Keep（要繼續的）
- 寫明了「週五17:00前」這個數字期限 → 週四上午就收到回覆了
- 用只接一部分的說法回覆 → 對方也能接受
Problem（遇到的問題）
- 用「盡快」提出的請託3天沒有回音 背景與急迫程度都沒有傳達到
- 被當場要求立刻答覆，沒能婉拒就接了下來 （本週2次）
Try（下次要試的）
- 被要求立刻答覆時，先說「明天早上前回覆您」 把事情帶回來一次
- 兩次奏效的措辭，在週五下班前 移到常用句型欄
任務看板內容
卡住的場面 18 項
寫下說不出口的場面
句型的素材。沒有真正卡住的場面，就只寫得出漂亮卻用不上的例句。
回顧最近一週
把沒能開口請託、沒能婉拒的場面，連同對象、事由與結果一件一件寫下來。
挑3件做成卡片
把最難受的3件放進卡住的場面欄，並在說明欄留下當時真正想說的話。
做出請託文句型
不必每次從零開始的底稿。套進盤面⑤的5W1H，先做出一個雛形。
背景與目的寫成一行
用一行寫清楚為什麼要請託（只講事由，對方無法排優先順序）。
期限與分量寫數字
把「盡快」列為禁語，句型裡寫明日期時間與工作量的數字。
附上一個替代方案
寫上「若有困難，只做××也可以」，把好婉拒的退路做進句型裡。
決定催辦的階段
為了不用每次催辦都猶豫，先決定好從第一次提醒到找主管的順序。
寫出第一次的措辭
準備一則期限前一天只問進度的訊息，念出聲確認有沒有變成責備。
找主管商量的基準
用自己的話寫一行，決定什麼時候把事情交出去（說法範例在盤面③）。
備齊4種婉拒方式
全部婉拒、只接一部分、往後延、換人處理這4種。正因為沒有選項，才會拒絕不了硬扛下來。
寫出全部婉拒的說法
把理由與一句致歉合成一整句，在下一個請託來之前就能原樣說出口。
做出只接一部分的句型
做一個句型，把今天之內能做到哪裡劃清楚再回覆。
做出帶替代案的說法
（4種當中的2種）備好往後延與轉介給更熟的人，婉拒的同時遞出下一步。
記錄使用後的結果
只留下有效的措辭。沒有記錄，講得好的那句話下週就不見了。
留下奏效的措辭
寫一行記下使用日期、對象與收到回覆的時間，把回覆快的措辭列為常用候補。
沒效的例子也留著
把沒人回覆的請託文原樣留著，比較期限的寫法與有沒有交代背景的差別。
每週寫一次KPT
週五下班前把盤面⑥的KPT走一遍，要繼續的、卡住的、下次要試的各寫一行。
