सीखना और शिक्षा
व्यावसायिक भाषा लैब: अपनी तकिया-कलाम आदतों को NG से OK में बदलकर 30 दिन में सुधारें
मध्यम | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 4 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)
मध्यम: तरीकों के नाम आते हैं, पर मुख्य बातें व्हाइटबोर्ड पर समझाई गई हैं। भरने के उदाहरणों को सहारा बनाकर, अपनी स्थिति के अनुसार सोचते हुए भरें।
व्यावसायिक भाषा लैब उन शुरुआती करियर वालों के लिए 30 दिन का टेम्पलेट है जिन्हें दफ़्तर में अपने तकिया-कलाम या बेढंगे शब्द-चयन पर टोका गया है और जो शिष्ट भाषा अपनाना चाहते हैं. व्हाइटबोर्ड पर लक्ष्य वाली बोली, माइंड मैप में तकिया-कलामों का लेखा-जोखा, कारण सहित NG→OK बदलाव तालिका, बारंबारता × असर की प्राथमिकता मैट्रिक्स और 30 दिन का PDCA चक्र सजा है. कानबन के चार कॉलम हैं, पकड़ी गई आदत, बदलाव बनाना, अभ्यास में और सुधर गई, जिनमें आदतें जुटाने से लेकर विदा करने तक पाँच मुख्य टास्क और तेरह सब-टास्क पहले से तैयार हैं. एक आदत एक कार्ड पर रहती है, इसलिए शिष्टाचार की किताब दोबारा पढ़ने के बजाय आप वही वाक्य सुधारते हैं जो सचमुच बोलते हैं, और शुक्रवार की गिनती बता देती है कि कौन-सी आदत कितनी घटी.
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व्यावसायिक भाषा लैब
उपयोग: 1. लक्ष्य बोली और 3 नियम तय करें → 2. आदतों का लेखा-जोखा करें → 3. बदलाव बनाकर एक शब्द चुनें → 4. रोज़ बोलें और शुक्रवार को गिनें
1. जैसी बोली चाहिए (30 दिन बाद की तस्वीर और 3 नियम)
- 30 दिन बाद क्या सुनना है उदाहरण: मैनेजर कहें कि आपके बोलने का ढंग अब काफ़ी शिष्ट हो गया है
- पालन करने के 3 नियम 1. गोल-मोल जवाब को संख्या में बदलें (अभी करता हूँ → 3 बजे तक) 2. वरिष्ठों और ग्राहकों के लिए आप और जी लगाएँ, तुम कभी नहीं 3. वाक्य छोटे रखें और शब्द खींचकर न बोलें
- ज़रूरत से ज़्यादा शिष्टता भी दिक़्क़त है - हर पंक्ति में सर या मैडम दोहराना - माफ़ी को तकिया-कलाम बना लेना (सॉरी सर, बस एक मिनट सर)
- असल में मिली टोक 18 अगस्त, प्रिया मैम (निदेशक) - ग्राहक के सामने ठीक है सर बहुत हल्का लगता है 20 अगस्त, राहुल (सीनियर) - सॉरी अब आपका तकिया-कलाम बन चुका है
2. आदतों का लेखा-जोखा (कहाँ क्या निकलता है)
- मेरे तकिया-कलाम
लेखा-जोखा
- टीम मीटिंग बार-बार ठीक है सर
- ग्राहक से बात हर माँग से पहले सॉरी
- ईमेल जल्दी में इतना ही से अंत
- चैट ढेर सारे ! चिह्न
- बॉस को अपडेट मुख्य बात आख़िर में
- गपशप तुम-तड़ाक घुस जाना
3. NG→OK बदलाव तालिका (मौक़ा, व्यक्ति और कारण सहित)
| NG (अभी की आदत) | OK (बदला हुआ रूप) | मौक़ा और व्यक्ति | बदलने का कारण | |
|---|---|---|---|---|
| ठीक है सर | ठीक है सर / हाँ जी ठीक है मैनेजर और ग्राहक, दोनों को एक ही जवाब | जी, समझ गया, मैं देख लेता हूँ ग्राहक के लिए: जी अवश्य, मैं इसे संभाल लूँगा | मैनेजर के निर्देश का जवाब, ग्राहक के ईमेल का उत्तर दिन में पाँच बार या उससे ज़्यादा निकलता है | वरिष्ठों को यह बहुत हल्का लगता है बराबरी वाले साथी का जवाब सुनाई देता है |
| सॉरी | हर बात पर सॉरी माँगने, धन्यवाद देने और माफ़ी, तीनों के लिए एक ही शब्द | अनुरोध → कष्ट के लिए क्षमा करें, क्या आप... धन्यवाद → बहुत-बहुत धन्यवाद माफ़ी → इसके लिए मुझे खेद है | ग्राहक कॉल की शुरुआत, बोलने से ठीक पहले फ़ाइल मिलने पर, साप्ताहिक रिपोर्ट के आरंभ में | लगता है जैसे आपसे कोई ग़लती हुई हो आपका आभार सामने वाले तक पहुँचता ही नहीं |
| कोई बात नहीं | हाँ और ना, दोनों के लिए कोई बात नहीं सामने वाला समझ ही नहीं पाता कि क्या तय हुआ | स्वीकार → जी, यह मेरे लिए ठीक रहेगा मना → इस बार मैं शामिल नहीं हो पाऊँगा | किसी अनुरोध का जवाब, खाने का न्योता ग्राहक के साथ समय तय करना, जूनियर की सलाह | सुनने वाला उल्टा अर्थ निकाल लेता है उसे दोबारा पूछने की तकलीफ़ उठानी पड़ती है |
4. सुधार की प्राथमिकता (कितनी बार × कितना बुरा असर)
ऊर्ध्वाधर अक्ष: कितना बुरा असर पड़ता है / क्षैतिज अक्ष: कितनी बार (हफ़्ते में कितनी बार निकलता है)
- कभी-कभी, पर भारी गपशप में तुम-तड़ाक यहाँ आता है। कम निकलता है, पर एक बार में भरोसा गँवा देता है। ऐसे मौक़े में जाने से ठीक पहले बदला हुआ रूप एक बार बोलकर देख लें।
- इसी हफ़्ते सुधारें हर बात पर सॉरी यहाँ आता है। सबसे पहले यही एक शब्द चुनकर अभ्यास में कॉलम में रखें और सुधरने तक दूसरे शब्द को हाथ न लगाएँ।
- नज़र रखें चैट में ढेर सारे ! चिह्न यहाँ आते हैं। कार्ड को पकड़ी गई आदत कॉलम में रख देना काफ़ी है। गिनती बढ़ने लगे तो ऊपर सरका दें।
- तयशुदा वाक्य से बदलें ईमेल का जल्दी में इतना ही यहाँ आता है। बार-बार निकलता है, इसलिए फ़ायदा भी बड़ा है। एक तयशुदा वाक्य लिखें और बिना सोचे निकलने तक दोहराएँ।
5. 30 दिन का चक्र (PDCA)
- Plan (तय करें) इस हफ़्ते का शब्द: ______ → बदलाव: ______ उदाहरण: ठीक है सर → जी, समझ गया, मैं देख लेता हूँ
- Do (बोलें) जिस दिन बोला उस दिन ✓: सोम__ मंगल__ बुध__ गुरु__ शुक्र__
- Check (गिनें) शुक्रवार को दस मिनट रिकॉर्डिंग सुनकर गिनें पिछला हफ़्ता __ → इस हफ़्ता __
- Act (अगला) विदाई की तारीख़: __/__ अगला शब्द: ______ गिनती न घटे तो आसानी से बोला जाने वाला रूप चुनें
कार्य बोर्ड की सामग्री
पकड़ी गई आदत 18 आइटम
अपनी आदतें जुटाएँ
सुधारने से पहले सामग्री जुटाएँ। याददाश्त से चीज़ें छूट जाती हैं, इसलिए पूरे एक हफ़्ते में मुँह से जो सचमुच निकला, वही दर्ज करें।
टोकी गई बात लिखें
जिस दिन टोका जाए उसी दिन कही गई बात और मौक़ा कार्ड पर उतारें। अगले दिन दोनों में से कुछ याद नहीं रहेगा।
एक मीटिंग रिकॉर्ड
सब प्रतिभागियों को पहले बताकर एक ऐसी मीटिंग रिकॉर्ड करें जिसमें आप बोलते हैं, फिर सिर्फ़ अपने बोले हिस्से सुनें।
हफ़्ते भर की आदतें
एक आदत के लिए एक कार्ड बनाएँ। हफ़्ते भर में पाँच कार्ड जमा हो जाएँ तो लेखा-जोखा वाले चरण पर बढ़ें।
बदलाव तालिका बनाएँ
बोर्ड की बदलाव तालिका अपने शब्दों में भरें। जो वाक्य तुरंत बोलने लायक़ नहीं है, वह दबाव के समय मुँह से निकलेगा ही नहीं।
3 NG→OK जोड़े लिखें
सबसे ज़्यादा निकलने वाली तीन आदतों के लिए एक-एक ऐसा विकल्प तय करें जो जस का तस बोला जा सके। विकल्प कम ही रखें।
एक पंक्ति में कारण
एक पंक्ति में लिखें कि सुनने वाले को यह कैसा लगता है। जिस आदत का कारण न लिख सकें, उसे सूची से हटा दें।
मौक़ा भी लिख दें
लिखें कि यह बदलाव मैनेजर के लिए है, ग्राहक के लिए या जूनियर के लिए। कुछ वाक्य सिर्फ़ ग्राहक के सामने बदलते हैं।
रोज़ एक बार बोलें
सिर्फ़ तालिका बना लेने से कुछ नहीं बदलता। बदलाव उतना ही होता है जितनी बार आपने वाक्य सचमुच बोला।
आज का शब्द चुनें
हर सुबह सुधारने के लिए एक शब्द चुनकर उसे अभ्यास में कॉलम में ले जाएँ। दो शब्द एक साथ कभी न पकड़ें।
रात को निशान लगाएँ
कार्ड के विवरण में तारीख़ और कितनी बार बोला, यह एक पंक्ति जोड़ें। शून्य वाले दिन भी कारण सहित लिखें।
हर हफ़्ते सुनें
हफ़्ते में एक बार अपने ही कानों से पुष्टि करें कि गिनती घटी है। एहसास से नहीं, गिनती से तय करें।
शुक्रवार को 10 मिनट
सप्ताहांत से पहले हाल की रिकॉर्डिंग सिर्फ़ दस मिनट सुनें और गिनें कि लक्ष्य वाला शब्द कितनी बार आया।
घटी गिनती लिखें
पिछले हफ़्ते और इस हफ़्ते की गिनती कार्ड पर साथ-साथ लिखें। घट न रही हो तो शक करें कि बदलाव बोलने में कठिन है।
नई आदत जोड़ें
सुनते हुए जो दूसरी आदत पकड़ में आए, उसे पकड़ी गई आदत कॉलम में एक कार्ड के रूप में जोड़ दें।
सुधरी आदत विदा करें
सुधरी हुई आदतें बोर्ड पर पड़ी रहेंगी तो अभी जो एक शब्द मायने रखता है वह दब जाएगा। एक सीमा तय करें और छोड़ दें।
दो हफ़्ते बाद विदा
रिकॉर्डिंग और बातचीत, दोनों में दो हफ़्ते तक न निकले तो उसे सुधर गई कॉलम में ले जाएँ। तय नियम से बहस ख़त्म हो जाती है।
अगला शब्द लगाएँ
विदा करते ही प्राथमिकता वाले चित्र पर लौटें और अगला शब्द अभ्यास में डालें। यह कॉलम कभी ख़ाली न छोड़ें।
