Aprendizagem e Formação
Laboratório de Linguagem Profissional: trocar vícios de linguagem por frases corretas em 30 dias
Intermédio | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 4 colunas (5 tarefas principais e 13 subtarefas)
Intermédio: Aparecem os nomes dos métodos, mas o essencial está explicado no quadro branco. Use os exemplos de preenchimento como guia e complete-o a pensar na sua própria situação.
O Laboratório de Linguagem Profissional é um modelo de 30 dias para quem está no início de carreira e quer trocar os vícios de linguagem por um português correto e profissional no trabalho. O quadro branco reúne a forma de falar que pretende, um inventário dos vícios em mapa mental, a tabela de troca NG→OK com o motivo de cada correção, uma matriz de prioridade entre frequência e impacto e o ciclo PDCA de 30 dias. O quadro kanban tem quatro colunas, Vícios detetados, A criar a troca, Em prática e Corrigidos, já com cinco tarefas principais e treze subtarefas. Como cada vício ocupa um cartão, corrige as frases que diz mesmo em vez de reler um manual de etiqueta, e a contagem de sexta-feira mostra quanto cada uma baixou.
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Laboratório de Linguagem Profissional
Como usar: 1. Defina a forma de falar que pretende e três regras → 2. Faça o inventário dos vícios → 3. Crie as trocas e escolha uma frase → 4. Use-a todos os dias e conte à sexta
1. Como quer soar (o retrato a 30 dias e três regras)
- O que quer ouvir daqui a 30 dias Ex.) a sua chefe diz-lhe que fala e escreve com muito mais cuidado
- Três regras a manter 1. Trocar respostas vagas por números (já a seguir → até às 15h00) 2. Pedir com fórmula de cortesia (Envia-me o ficheiro → Importa-se de me enviar o ficheiro?) 3. Frases curtas e sem arrastar o fim
- Cortesia a mais também atrapalha - Rodeios empilhados (não sei se por acaso seria possível...) - Desculpe usado como bengala, sem nada para lamentar
- Reparos que recebeu mesmo 18 ago, Rita (diretora) - o «qualquer coisa, é só dizer» soa fraco a um cliente 20 ago, Nuno (sénior) - o «desculpe» já é a sua bengala
2. Inventário de vícios (o que lhe escapa e onde)
- Os meus vícios
de linguagem
- Reuniões internas Certo a toda a hora
- Chamadas com clientes Desculpe antes de pedir
- Correio eletrónico Fecho a correr
- Chat Exclamações a mais
- Reportar à chefia Conclusão fica no fim
- Conversa informal Escapa-me a gíria
3. Tabela de troca NG→OK (onde, com quem e porquê)
| NG (o seu vício) | OK (a troca) | Onde e com quem | Porquê mudar | |
|---|---|---|---|---|
| Certo | Certo / Certo, certo A mesma resposta à chefe e a um cliente | Compreendido, trato disso Com clientes: Com certeza, eu trato disso | Respostas à chefia, resposta a correio de clientes Sai cinco ou mais vezes por dia | Soa informal a quem está acima Parece uma resposta entre pares |
| Desculpe | Desculpe colado a tudo Uma palavra para pedir, agradecer e lamentar | Pedir → Importa-se de Agradecer → Muito obrigado por Lamentar → Lamento ter | Abrir uma chamada com cliente, antes de intervir Ao receber um ficheiro, no início do reporte semanal | Soa a que fez algo de errado O seu agradecimento não chega à outra pessoa |
| Tanto faz | Tanto faz serve para aceitar e para recusar Ninguém percebe qual das duas é | Aceitar → Por mim, está bem Recusar → Desta vez fico de fora | Responder a um pedido, um convite para almoçar Marcar datas com clientes, um júnior que pede ajuda | A outra pessoa entende ao contrário Obriga-a a perguntar outra vez |
4. Ordem de correção (frequência × má impressão)
Eixo vertical: Quanto estraga a impressão / Eixo horizontal: Frequência (vezes por semana)
- Rara mas cara Aqui entra a gíria na conversa informal. Sai poucas vezes, mas basta uma para perder credibilidade. Diga a troca em voz alta mesmo antes de entrar nessas salas.
- Corrigir esta semana Aqui entra o desculpe colado a tudo. Escolha só esta frase, ponha-a em Em prática e não toque em mais nenhuma até estar corrigida.
- Vigiar Aqui entram as exclamações empilhadas no chat. Basta deixar o cartão em Vícios detetados. Suba-o se a contagem começar a crescer.
- Trocar por fórmula Aqui entra o fecho a correr do correio eletrónico. Sai muitas vezes, por isso o efeito é grande. Prepare uma frase fixa até sair sem pensar.
5. O ciclo de 30 dias (PDCA)
- Plan (definir) Frase desta semana: ______ → troca: ______ Ex.) Certo → Compreendido, trato disso
- Do (usar) Assinale os dias em que a usou: 2ª__ 3ª__ 4ª__ 5ª__ 6ª__
- Check (contar) À sexta, ouça dez minutos e conte Semana passada __ → esta semana __
- Act (a seguinte) Data de retirada: __/__ Frase seguinte: ______ Se a contagem não descer, escolha uma troca mais fácil de dizer
Conteúdo do quadro de tarefas
Vícios detetados 18 itens
Reunir os vícios
Reúna o material antes de corrigir seja o que for. A memória deixa coisas de fora, por isso registe uma semana inteira do que saiu mesmo da sua boca.
Anotar o reparo
No próprio dia em que o corrigem, passe para um cartão as palavras exatas e a situação. Amanhã já não se lembra de nenhuma das duas.
Gravar uma reunião
Avise primeiro quem está na sala, grave uma reunião em que fale e ouça depois apenas as suas intervenções.
Anotar uma semana
Uma expressão por cartão. Quando juntar cinco cartões ao longo da semana, passe ao inventário.
Criar tabela NG→OK
Preencha com as suas próprias palavras a tabela de troca do quadro. Uma frase que não esteja pronta a dizer em voz alta não aparece sob pressão.
Fazer 3 pares NG→OK
Pegue nos três vícios mais frequentes e fixe um substituto pronto a dizer para cada um. Deixe poucas opções.
Escrever o motivo
Escreva numa linha como aquilo soa a quem o ouve. O vício que não conseguir justificar sai da lista.
Anotar o contexto
Indique se a troca é para a chefia, para um cliente ou para alguém mais júnior. Há frases que só mudam de forma com clientes.
Usar um por dia
A tabela sozinha não muda nada. Só conta o número de vezes que o disse mesmo em voz alta.
Escolher a frase
Todas as manhãs escolha a única frase que vai corrigir e mova-a para Em prática. Nunca persiga duas ao mesmo tempo.
Marcar à noite
Acrescente ao cartão uma linha com a data e o número de vezes que a usou. Registe também os dias de zero com o motivo.
Rever a gravação
Uma verificação semanal em que os seus próprios ouvidos confirmam a descida. Julgue pelas contagens, não pela sensação.
10 min à sexta
Antes do fim de semana, ouça dez minutos da gravação mais recente e conte quantas vezes surge a frase que quer corrigir.
Registar a descida
Escreva no cartão a semana passada e esta, lado a lado. Se não estiver a descer, desconfie que a troca é difícil de dizer.
Juntar novos vícios
Qualquer outro tique que a gravação revele passa para um cartão na coluna Vícios detetados.
Retirar o corrigido
Se deixar no quadro o que já está corrigido, a frase que agora importa fica enterrada. Defina um corte e largue-a.
2 semanas sem uso
Se não surgir nem numa gravação nem numa conversa durante duas semanas, mova-a para Corrigidos. Uma regra fixa acaba com a hesitação.
Pôr a seguinte
Assim que retirar uma, volte à matriz de prioridade e ponha a frase seguinte em Em prática. Nunca deixe a coluna vazia.
