Aprendizagem e Formação
Dojo do e-mail profissional: escrever, rever e arquivar fórmulas em 30 dias
Iniciante | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (5 tarefas principais e 13 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
O modelo Dojo do e-mail profissional mostra a um profissional no primeiro ano como escrever um e-mail formal em cinco minutos, com assuntos, saudações e fechos prontos para quatro situações. O quadro reúne um diagrama 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) para fixar o pedido, quatro passos do rascunho ao envio, uma tabela de assuntos e saudações por situação, uma verificação de destinatários e anexos antes de enviar e um arquivo crescente de fórmulas e correções. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de Rascunho a Arquivo de fórmulas passando por Aplicar formato, Rever e verificar e Enviado, e começa com cinco tarefas-mãe por iniciar, fazer o balanço, construir formatos, verificar antes de enviar, insistir por resposta e guardar o que resultou. Ao fim de trinta dias já não começa da página em branco e o e-mail que levava meia hora sai em cinco minutos, colar uma fórmula guardada, ajustar e enviar.
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Dojo do e-mail profissional
Como usar: 1. Definir o 5W1H → 2. Colar o formato da situação → 3. Ler em voz alta e cortar → 4. Apontar destinatários e anexos
1. Definir o pedido antes de escrever (5W1H)
- O e-mail a enviar hoje
- What Um PDF do orçamento, devolvido em resposta
- Why Para anexar ao processo interno de 1 de setembro
- Who Rita Fonseca, Comercial da Atlântico Global (chefia em Cc)
- When Até às 17h00 de sexta-feira, 28 de agosto
- Where Em resposta a esta mesma mensagem
- How Um único ficheiro PDF. Não peça por telefone
2. Quatro passos do rascunho ao envio (colar, escrever, cortar, enviar)
- 1. Colar o formato Copie o assunto e a saudação que servem para a situação a partir da tabela do painel 3. Nunca comece da página em branco.
- 2. Escrever em 3 linhas Transforme o 5W1H do painel 1 em três linhas, contexto, o pedido e o prazo. Um pedido por e-mail, não mais.
- 3. Ler em voz alta Frases com menos de 20 palavras e no máximo duas vírgulas. Corte muletas como só para saber, com urgência ou quando puder.
- 4. Apontar e enviar Aponte os destinatários do painel 4 e o anexo do painel 6 e envie. Acrescente ao painel 7 uma fórmula que resultou.
3. Assuntos e saudações por situação (copie tal como estão)
| Assunto | Saudação | Corpo e fecho | |
|---|---|---|---|
| Pedido (externo) | Pedido - orçamento do projeto Atlas (até 28/8) O pedido e o prazo devem perceber-se só pelo assunto | Exma. Senhora Rita Fonseca, Espero que esteja tudo bem. Sou (nome), da (empresa). Nota - na primeira vez indique também o nome da sua empresa | Acrescente às três linhas do painel 2 uma sobre quantidade e utilização Fecho: Agradeço o envio até às 17h00 de sexta-feira, 28 de agosto. |
| Marcação de reunião | Marcação - reunião inicial, de 1 a 4 de setembro Ponha o intervalo de datas no assunto para se decidir sem abrir | Cara Rita Fonseca, Obrigado pelo tempo que nos deu na semana passada. Envio abaixo as opções. | Apresenta três hipóteses com dia e intervalo horário. Indica antes a duração e o local Fecho: Pode escolher uma e confirmar até quarta-feira, 26 de agosto? |
| Desculpa e correção | Desculpa e correção - números do documento de 20 de agosto Que o assunto deixe claro que se trata de uma correção | Peço desculpa pelo erro no documento que enviei a 20 de agosto. Coloque o pedido de desculpa na primeira linha, antes de qualquer explicação | Ordem - o que estava errado, o que está correto, porque aconteceu, como se evita Anexe a versão corrigida e peça sempre numa linha que a anterior seja eliminada |
| Pedido interno | Pedido - conferir os números do processo de 1/9 (até 28/8) Internamente, comece o assunto pelo tipo de pedido | Olá Marta, Sou o (nome), da equipa de (área). Internamente, salte os preâmbulos e vá direto ao pedido | Internamente, corte o contexto e comece pelo que precisa Fecho: Confirme até às 17h00 de sexta-feira, 28 de agosto. |
4. Verificar os destinatários (os 30 segundos antes de enviar)
- Em Para vai só a pessoa a quem pede. Os restantes vão para Cc
- Use Bcc quando os destinatários não se conhecem entre si
- Ajuste a saudação à relação. Exmo. no primeiro contacto, Caro depois
5. Ciladas de redação (só três para decorar)
- Os rodeios acumulam-se. Corte o clássico só queria saber se por acaso podia
- Desculpa vale uma vez, num pedido de desculpa. No resto use obrigado pela espera
- O mais rápido possível não é um prazo. Dê uma data e uma hora
6. Anexos e nomes de ficheiro
- Anexe primeiro, escreva depois. Diga no corpo que segue um ficheiro
- Dê aos ficheiros o nome 20260828_orcamento_empresa para ordenar e procurar
- Acima de 3 MB, troque o anexo por uma ligação partilhada
7. O seu arquivo de fórmulas e registo de reparos (torná-lo seu em 30 dias)
- Onde está ao dia 30 Pedidos, agradecimentos, marcações e desculpas saem em cinco minutos: colar, ajustar e enviar.
- O que merece lugar no arquivo 1. Fórmulas que receberam resposta 2. Fórmulas depois de um colega mais experiente as corrigir 3. Fórmulas reutilizáveis três vezes ou mais
- Situações ainda sem formato (as próximas a criar) · Agradecer (depois de uma visita, depois de um favor) · Dizer que não ou pôr de parte · O segundo e o terceiro lembrete
- Registo (guardar, nunca apagar) · Semana 1 de agosto, 10 e-mails a 30 min cada. Semana 3, 12 min · Confirme isto, reescrito como Pode confirmar? · As respostas chegam meio dia mais cedo (medido na semana 3)
Conteúdo do quadro de tarefas
Rascunho 18 itens
Balanço dos e-mails
Não consegue construir um formato enquanto não souber onde fica parado. Comece por contar uma semana dos seus e-mails.
Contar envios/semana
Abra a pasta de enviados, conte as mensagens de uma semana e os minutos de cada uma, e registe no painel 7.
Anotar 3 bloqueios
Escreva três momentos em que parou mesmo de escrever, a saudação, uma recusa, um lembrete.
Copiar 3 e-mails
Escolha três e-mails que foram fáceis de ler e copie-os separando assunto, saudação e fecho.
Fixar assunto e base
Deixe de pensar tudo de raiz de cada vez. Crie primeiro a estrutura de cada situação e só depois encaixe o pedido.
Criar 4 assuntos
Cubra pedidos, agradecimentos, marcações e desculpas. Siga a coluna de assuntos do painel 3 e faça a sua.
Fixar início e fecho
Fixe uma saudação e um fecho para um contacto novo, um contacto habitual e o e-mail interno.
Verificação prévia
Quase todas as falhas nascem da linha de destinatários e do anexo. Repita sempre os mesmos 30 segundos.
Apontar cada nome
Leia Para, Cc e Bcc de cima para baixo com o dedo, saudações incluídas, sobretudo num responder a todos.
Ver os anexos
Para não escrever segue em anexo sem anexar nada, verifique três coisas, se existe, o que tem e o nome do ficheiro.
Deixar repousar
Envie recusas, respostas duras e lembretes na manhã seguinte, depois de os reler (as desculpas seguem no próprio dia).
Fixar o seguimento
Enviar não é o fim. Decida antes como volta a perguntar e como pede desculpa quando algo corre mal.
Indicar o prazo
Para não ficar no fundo da pilha, escreva quando precisa com data e hora, nunca o mais rápido possível.
Redigir o lembrete
Escreva um lembrete que comece por pedir desculpa por um possível cruzamento de mensagens e espere três dias úteis.
Preparar a desculpa
Siga a mesma ordem da linha de desculpa do painel 3, para que nenhuma justificação chegue antes do pedido de desculpa.
Arquivar fórmulas
Quantas mais fórmulas guardar, mais curto fica cada e-mail. Acrescente uma sempre que enviar, durante 30 dias.
Guardar 5 que valem
Guarde só fórmulas que receberam resposta do outro lado (rascunhos que nunca enviou não contam).
Anotar as correções
Para não levar duas vezes o mesmo reparo, guarde cada correção aos pares, o que escreveu e em que ficou.
