商務郵件實戰道場:30天把寫作、潤稿、累積範本練成固定流程

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商務郵件實戰道場:30天把寫作、潤稿、累積範本練成固定流程

商務郵件實戰道場範本,是為每寫一封信就要花30分鐘的職場第一年新鮮人準備的,把請託、安排時間、致歉、對內請託這4個情境的商務郵件寫法——主旨、開頭與結尾話術一次備齊。白板上排著用5W1H(What・Why・Who・When・Where・How)釐清需求的圖、從動筆到傳送的4個步驟、分情境的主旨與開頭用語表、傳送前對收件者和附件的逐項確認,以及累積下來的常用句型和被指正的地方。任務板是草稿→套用框架→潤稿與檢查→已寄出→建成常用句型這5欄,盤點、立框架、傳送前檢查、催覆、句型建檔這5個主題作為父任務以未著手狀態排好。持續30天之後,你不會再從空白頁開始寫,原本一封要30分鐘的信,貼上累積好的句型再改一改,5分鐘就能寄出。

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商務郵件 職場新鮮人 寫作框架 郵件範本 上班第一年
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ホワイトボード プレビュー

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② 從動筆到傳送的4步(貼→寫→修→寄) ③ 分情境的主旨與開頭(可直接複製使用) ④ 收件者的確認(傳送前的30秒) ⑤ 用詞地雷(只記這3條) ⑥ 附件與檔名 ⑦ 常用句型庫與指正記錄(30天變成自己的框架) 商務郵件實戰道場 使用方式: 1. 用5W1H釐清需... 30天後的目標 定下的框架與規則 猶豫與地雷 指正與心得 ① 動筆之前先釐清需求(5W1H) 今天要寄的這一封 What 希望對方把報價單做成PDF回覆過來 Why 要當作9月1日公司內部申請的附件 Who 永豐貿易 業務部 陳雅婷經理(主管放副本) When 8月28日(五)17點之前 Where 直接回覆這封信即可 How 收成1個PDF檔。不用電話詢問 1. 貼上情境框架從③的表裡複製符合情境的主旨和開頭,直接貼過來。不要從空白頁開始寫。 2. 用3行寫清楚把①定下的5W1H寫成 背景 → 想請對方做的事 → 期限 這3行。一封信只講一件事。 3. 唸出聲來修改一句話不超過40字,一個句子最多3個逗號。刪掉再看看、盡快之類的口語。 4. 確認後再寄出由上往下確認④的收件者和⑥的附件,然後寄出。好用的句子往⑦裡加1句。 主旨 開頭 內文與結尾 請託(對外) 【請託】報價單惠賜事宜(8/28前)光看主旨就能知道要辦的事和期限 永豐貿易 業務部 陳雅婷經理 您好:我是□□公司的(姓名)。※第一次聯絡時先報公司名再報自己 在②的3行上,只加1行數量與用途結尾:百忙之中打擾,若能於8月28日(五)17點前回覆,將不勝感激。 安排時間 【會議安排】討論會議時間(9/1〜9/4)把候選範圍寫進主旨,不打開也能判斷 日前承蒙撥冗,十分感謝。關於此事,煩請確認以下候選時段。 候選給3個,寫到星期和時段。所需時間與地點也先寫明結尾:能否從中選定1個,並於8月26日(三)前告知? 致歉與更正 【致歉與更正】8/20所寄資料數值更正讓主旨一眼就看得出這是更正 此次所寄資料有誤,非常抱歉。把道歉放在第一行,先於任何解釋 順序:錯在哪裡 → 正確內容 → 原因 → 防止再犯附上修正版,並務必加一行請對方銷毀舊版 對內請託 【請託】請協助核對9/1申請的數值(8/28前)對內把【請託】等事項類型放在最前面 辛苦了。我是(部門名)的(姓名)。對內省去客套,直接進入正題 對內省略背景,從想請對方做的事寫起結尾:請於8月28日(五)17點前完成確認。 收件者只放要請託的那1位,其他人一律放到副本 收件者彼此不認識時,改用密件副本 稱謂統一為姓加職稱或先生小姐,各位後面不再加敬稱 敬語別疊加(您貴公司的寶貴意見 → 貴公司的意見) 煩請、麻煩您一封信裡最多用兩次,多了反而客套 對外不寫知道了,改成已收到或好的,我來跟進 先夾帶附件再寫內文。內文也寫一行已附上檔案 檔名統一為 20260828_報價單_公司名 的形式 超過3MB就改用雲端共享連結,不再走附件 30天後達到的狀態請託、道謝、安排時間、致歉這4個情境,貼上再改一改,5分鐘就能寄出。 進入句型庫的條件1. 寄出後對方回覆過的句型2. 被前輩改過之後的句型3. 估計能重複用3次以上的句型 還沒有框架的情境(接下來做)·道謝(拜訪之後、對方幫忙之後)·婉拒/告知這次不採用·第二次以後的催覆 記錄(不要刪,持續累積)·8月第1週10封、每封30分鐘 → 第3週12分鐘·請確認 → 能否麻煩您確認一下·對方回覆比以前早了半天(第3週實測)
100%

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タスクボードの内容

草稿 18件

盤點自己的信件
定下主旨與內文
每次都跑傳送前檢查
做好回覆與催覆框架
把常用句型建檔
統計一週寄出量
列出3個卡住的情境
抄寫3封前輩的信
做4個情境的主旨
固定開頭與結尾
逐一確認收件者
檢查附件與檔名
婉拒信隔一晚再寄
寫明回覆的期限
定好催覆的說法
備好致歉的框架
累積5句好用的話
記錄被指正的地方

套用框架 0件

潤稿與檢查 0件

已寄出 0件

建成常用句型 0件