學習與教育
商務郵件實戰道場：30天把寫作、潤稿、累積範本練成固定流程
入門｜白板 1 頁·任務看板 5 欄（5 個父任務、13 個子任務）
入門：不使用專業術語，只要依照白板上的提問與填寫範例逐一回答，就能成形。
商務郵件實戰道場範本，是為每寫一封信就要花30分鐘的職場第一年新鮮人準備的，把請託、安排時間、致歉、對內請託這4個情境的商務郵件寫法——主旨、開頭與結尾話術一次備齊。白板上排著用5W1H（What・Why・Who・When・Where・How）釐清需求的圖、從動筆到傳送的4個步驟、分情境的主旨與開頭用語表、傳送前對收件者和附件的逐項確認，以及累積下來的常用句型和被指正的地方。任務板是草稿→套用框架→潤稿與檢查→已寄出→建成常用句型這5欄，盤點、立框架、傳送前檢查、催覆、句型建檔這5個主題作為父任務以未著手狀態排好。持續30天之後，你不會再從空白頁開始寫，原本一封要30分鐘的信，貼上累積好的句型再改一改，5分鐘就能寄出。
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商務郵件實戰道場
使用方式: 1. 用5W1H釐清需求 → 2. 貼上情境框架 → 3. 唸出聲來修 → 4. 確認收件者與附件
① 動筆之前先釐清需求（5W1H）
- 今天要寄的這一封
- What 希望對方把報價單做成PDF回覆過來
- Why 要當作9月1日公司內部申請的附件
- Who 永豐貿易 業務部 陳雅婷經理（主管放副本）
- When 8月28日（五）17點之前
- Where 直接回覆這封信即可
- How 收成1個PDF檔。不用電話詢問
② 從動筆到傳送的4步（貼→寫→修→寄）
- 1. 貼上情境框架 從③的表裡複製符合情境的主旨和開頭，直接貼過來。不要從空白頁開始寫。
- 2. 用3行寫清楚 把①定下的5W1H寫成 背景 → 想請對方做的事 → 期限 這3行。一封信只講一件事。
- 3. 唸出聲來修改 一句話不超過40字，一個句子最多3個逗號。刪掉再看看、盡快之類的口語。
- 4. 確認後再寄出 由上往下確認④的收件者和⑥的附件，然後寄出。好用的句子往⑦裡加1句。
③ 分情境的主旨與開頭（可直接複製使用）
| 主旨 | 開頭 | 內文與結尾 | |
|---|---|---|---|
| 請託（對外） | 【請託】報價單惠賜事宜（8/28前） 光看主旨就能知道要辦的事和期限 | 永豐貿易 業務部 陳雅婷經理 您好： 我是□□公司的（姓名）。 ※第一次聯絡時先報公司名再報自己 | 在②的3行上，只加1行數量與用途 結尾：百忙之中打擾，若能於8月28日（五）17點前回覆，將不勝感激。 |
| 安排時間 | 【會議安排】討論會議時間（9/1〜9/4） 把候選範圍寫進主旨，不打開也能判斷 | 日前承蒙撥冗，十分感謝。 關於此事，煩請確認以下候選時段。 | 候選給3個，寫到星期和時段。所需時間與地點也先寫明 結尾：能否從中選定1個，並於8月26日（三）前告知？ |
| 致歉與更正 | 【致歉與更正】8/20所寄資料數值更正 讓主旨一眼就看得出這是更正 | 此次所寄資料有誤，非常抱歉。 把道歉放在第一行，先於任何解釋 | 順序：錯在哪裡 → 正確內容 → 原因 → 防止再犯 附上修正版，並務必加一行請對方銷毀舊版 |
| 對內請託 | 【請託】請協助核對9/1申請的數值（8/28前） 對內把【請託】等事項類型放在最前面 | 辛苦了。我是（部門名）的（姓名）。 對內省去客套，直接進入正題 | 對內省略背景，從想請對方做的事寫起 結尾：請於8月28日（五）17點前完成確認。 |
④ 收件者的確認（傳送前的30秒）
- 收件者只放要請託的那1位，其他人一律放到副本
- 收件者彼此不認識時，改用密件副本
- 稱謂統一為姓加職稱或先生小姐，各位後面不再加敬稱
⑤ 用詞地雷（只記這3條）
- 敬語別疊加（您貴公司的寶貴意見 → 貴公司的意見）
- 煩請、麻煩您一封信裡最多用兩次，多了反而客套
- 對外不寫知道了，改成已收到或好的，我來跟進
⑥ 附件與檔名
- 先夾帶附件再寫內文。內文也寫一行已附上檔案
- 檔名統一為 20260828_報價單_公司名 的形式
- 超過3MB就改用雲端共享連結，不再走附件
⑦ 常用句型庫與指正記錄（30天變成自己的框架）
- 30天後達到的狀態 請託、道謝、安排時間、致歉這4個情境， 貼上再改一改，5分鐘就能寄出。
- 進入句型庫的條件 1. 寄出後對方回覆過的句型 2. 被前輩改過之後的句型 3. 估計能重複用3次以上的句型
- 還沒有框架的情境（接下來做） ·道謝（拜訪之後、對方幫忙之後） ·婉拒／告知這次不採用 ·第二次以後的催覆
- 記錄（不要刪，持續累積） ·8月第1週10封、每封30分鐘 → 第3週12分鐘 ·請確認 → 能否麻煩您確認一下 ·對方回覆比以前早了半天（第3週實測）
任務看板內容
草稿 18 項
盤點自己的信件
不知道自己在哪裡卡住，就做不出框架。先數一數自己一週的信件。
統計一週寄出量
打開寄件備份，數出一週的封數和每封所花的時間，寫到白板的⑦裡。
列出3個卡住的情境
把開頭、婉拒、催覆等真正讓自己停下來的情境寫出3個。
抄寫3封前輩的信
挑3封讀起來舒服的信，依主旨、開頭、結尾分開抄寫一遍。
定下主旨與內文
別每次都從零開始想。先按情境做好雛形，之後只把要辦的事填進去。
做4個情境的主旨
依請託、道謝、安排時間、致歉這4個情境，照著③的主旨欄做出自己的雛形。
固定開頭與結尾
對外初次、對外持續、對內這3種情況各固定一套開頭與結尾，省掉猶豫的時間。
每次都跑傳送前檢查
出包大多出在收件者和附件上。傳送前的30秒每次都照同樣的順序走一遍。
逐一確認收件者
包含回覆時收件者變多的情況，由上往下逐一確認收件者、副本、密件副本和稱謂。
檢查附件與檔名
為了避免寫了附件卻忘記夾帶，檢查有無、內容、檔名這3點。
婉拒信隔一晚再寄
婉拒、反駁、催覆都等隔天早上重讀一遍再寄（只有道歉在發現當天就寄）。
做好回覆與催覆框架
寄出去不等於結束。遲遲沒回覆時怎麼說、道歉時怎麼說，都先定下來。
寫明回覆的期限
為了不被排到後面，把希望何時回覆寫成具體的日期和時間。
定好催覆的說法
準備一句先寫若有訊息交錯還請見諒的催覆文，等滿3個工作天再寄。
備好致歉的框架
依③的致歉與更正那一列的順序，做一個慌亂時也不會先講藉口的雛形。
把常用句型建檔
好用的句子累積得越多，一封信花的時間就越短。每寄一封加一句，30天養成。
累積5句好用的話
只收對方回覆過的句型（只寫過而沒寄出的不算）。
記錄被指正的地方
為了不被指正第二次，把改之前和改之後的說法成對留下來。
