Formation & éducation
Dojo de l'e-mail pro : rédiger, relire et archiver ses formules en 30 jours
Débutant | 1 page de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (5 tâches parentes, 13 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Le modèle Dojo de l'e-mail pro montre à un jeune actif comment rédiger un e-mail professionnel en cinq minutes, avec objets, formules d'appel et formules de politesse prêts pour quatre situations. Le tableau blanc aligne un schéma 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) pour cadrer la demande, quatre étapes du brouillon à l'envoi, un tableau d'objets et de formules d'appel par situation, un contrôle des destinataires et des pièces jointes avant l'envoi et une réserve de formules qui grandit. Le tableau de tâches compte cinq colonnes, de Brouillon à Banque de formules en passant par Appliquer un format, Relire et vérifier et Envoyé, et démarre avec cinq tâches parentes non commencées, faire le point, bâtir des formats, contrôler avant d'envoyer, relancer et archiver ce qui a marché. Au bout de trente jours, vous ne partez plus de la page blanche et l'e-mail qui prenait trente minutes part en cinq minutes, coller une formule archivée, ajuster, envoyer.
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Aperçu du tableau blanc
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Dojo de l'e-mail pro
Mode d'emploi : 1. Cadrer le 5W1H → 2. Coller le format de la situation → 3. Relire à voix haute → 4. Pointer noms et pièces jointes
1. Cadrer la demande avant d'écrire (5W1H)
- L'e-mail à envoyer aujourd'hui
- What Le devis en PDF, renvoyé en réponse
- Why Pour le joindre au dossier interne du 1er septembre
- Who Camille Laurent, commerciale chez Meridian (manager en Cc)
- When Avant le vendredi 28 août, 17 h
- Where En réponse dans ce même fil de discussion
- How Un seul fichier PDF. Ne pas demander par téléphone
2. Quatre étapes du brouillon à l'envoi (coller, écrire, couper, envoyer)
- 1. Coller le format Copiez l'objet et la formule d'appel qui collent à la situation dans le tableau du panneau 3. Jamais de page blanche.
- 2. Écrire en 3 lignes Transformez le 5W1H du panneau 1 en trois lignes, le contexte, la demande, le délai. Un seul sujet par e-mail.
- 3. Relire à voix haute Des phrases de moins de 20 mots et deux virgules au maximum. Coupez les du coup, vite fait et dès que possible.
- 4. Pointer et envoyer Pointez les destinataires du panneau 4 et la pièce jointe du panneau 6, puis envoyez. Ajoutez une formule au panneau 7.
3. Objets et formules d'appel par situation (à copier tels quels)
| Objet | Formule d'appel | Corps et formule de fin | |
|---|---|---|---|
| Demande (externe) | Demande - devis pour le projet Atlas (avant le 28/08) L'objet seul doit dire la demande et le délai | Madame, Je me permets de vous écrire au sujet de (objet). Je suis (nom), de (société). Note - au premier contact, donnez aussi le nom de votre société | Ajoutez aux trois lignes du panneau 2 une ligne sur la quantité et l'usage Formule de fin : Pourriez-vous me le renvoyer avant le vendredi 28 août, 17 h ? Merci d'avance. |
| Prise de rendez-vous | Rendez-vous - réunion de lancement, du 1er au 4 septembre Mettez la plage de dates dans l'objet pour décider sans ouvrir | Bonjour Madame, Merci du temps que vous nous avez accordé la semaine dernière. Voici les options. | Proposez trois créneaux avec le jour et la plage horaire. Annoncez la durée et le lieu Formule de fin : Pouvez-vous en choisir un et me le confirmer avant le mercredi 26 août ? |
| Excuses et rectificatif | Excuses et rectificatif - chiffres du document du 20 août L'objet doit dire d'emblée qu'il s'agit d'une correction | Je vous prie de m'excuser pour l'erreur dans le document envoyé le 20 août. Placez les excuses en première ligne, avant toute explication | Ordre - ce qui était faux, ce qui est juste, pourquoi, ce qui l'évitera Joignez la version corrigée et demandez toujours en une ligne de détruire l'ancienne |
| Demande interne | Demande - vérifier les chiffres du dossier du 1/09 (avant le 28/08) En interne, commencez l'objet par le type de demande | Bonjour Camille, (nom), de l'équipe (service). En interne, sautez les préambules et allez droit à la demande | En interne, coupez le contexte et commencez par ce dont vous avez besoin Formule de fin : Merci de me confirmer avant le vendredi 28 août, 17 h. |
4. Vérifier les destinataires (les 30 secondes avant l'envoi)
- Dans À, la seule personne à qui vous demandez quelque chose. Les autres en Cc
- Utilisez Cci quand les destinataires ne se connaissent pas entre eux
- Adaptez la formule d'appel, Madame ou Monsieur au premier contact, Bonjour ensuite
5. Pièges de formulation (trois à retenir)
- Les précautions s'empilent. Coupez je me permets de vous solliciter afin de savoir si
- Cordialement suffit au quotidien, Je vous prie d'agréer reste pour les courriers formels
- Dès que possible n'est pas un délai. Donnez une date et une heure
6. Pièces jointes et noms de fichier
- Joignez d'abord, écrivez ensuite. Annoncez la pièce jointe dans le corps
- Nommez les fichiers 20260828_devis_societe pour les trier et les retrouver
- Au-delà de 3 Mo, remplacez la pièce jointe par un lien de partage
7. Votre banque de formules et journal des retours (la faire vôtre en 30 jours)
- Où vous en êtes au 30e jour Demande, remerciement, rendez-vous et excuses partent en cinq minutes, coller, ajuster, envoyer.
- Ce qui mérite une place dans la banque 1. Une formule qui a obtenu une réponse 2. Une formule corrigée par un collègue plus ancien 3. Une formule réutilisable au moins trois fois
- Situations encore sans format (à créer ensuite) · Remercier (après une visite, après un service) · Dire non ou écarter une proposition · La deuxième et la troisième relance
- Journal (à garder, jamais à effacer) · Semaine 1 d'août, 10 e-mails à 30 min. Semaine 3, 12 min · Merci de confirmer, réécrit en Pouvez-vous me confirmer · Les réponses arrivent une demi-journée plus tôt (mesuré en semaine 3)
Contenu du tableau des tâches
Brouillon 18 éléments
Faire le point
Sans savoir où vous bloquez, aucun format ne tient. Commencez par compter une semaine de vos propres e-mails.
Compter une semaine
Ouvrez le dossier des messages envoyés, comptez ceux d'une semaine et les minutes passées sur chacun, puis notez-le au panneau 7.
Noter 3 blocages
Écrivez trois moments où vous avez vraiment cessé de taper, l'attaque, un refus, une relance.
Copier 3 bons mails
Choisissez trois e-mails faciles à lire et recopiez-les en séparant objet, formule d'appel et formule de fin.
Fixer objet et corps
Arrêtez de tout repenser à chaque fois. Construisez d'abord la coquille de chaque situation, puis glissez-y la demande.
Créer 4 objets
Couvrez la demande, le remerciement, la prise de rendez-vous et les excuses. Reprenez la colonne Objet du panneau 3.
Fixer début et fin
Figez une formule d'appel et une formule de fin pour un premier contact, un contact suivi et l'interne.
Vérifier avant envoi
Presque tous les accidents viennent de la ligne des destinataires et de la pièce jointe. Refaites les mêmes 30 secondes.
Pointer les noms
Lisez À, Cc et Cci du haut vers le bas avec le doigt, formules d'appel comprises, surtout après un répondre à tous.
Voir la pièce jointe
Pour ne pas écrire ci-joint sans rien joindre, vérifiez trois choses, la présence, le contenu et le nom du fichier.
Laisser dormir
Envoyez refus, objections et relances le lendemain matin après relecture (les excuses partent le jour même).
Cadrer la relance
Envoyer n'est pas la fin. Décidez à l'avance comment vous redemandez et comment vous présentez vos excuses.
Indiquer le délai
Pour ne pas finir au fond de la pile, écrivez la date et l'heure dont vous avez besoin, jamais dès que possible.
Rédiger la relance
Écrivez une relance qui commence par s'excuser d'un possible croisement de messages, et attendez trois jours ouvrés.
Préparer les excuses
Suivez l'ordre de la ligne Excuses du panneau 3, pour qu'aucune justification n'arrive avant les excuses.
Enrichir la banque
Plus vous archivez de formules, plus chaque e-mail raccourcit. Ajoutez-en une à chaque envoi, pendant 30 jours.
Garder 5 formules
Ne gardez que les formules qui ont obtenu une réponse (les brouillons jamais envoyés ne comptent pas).
Noter les retours
Pour ne pas recevoir deux fois la même remarque, gardez chaque correction par paire, l'avant et l'après.
